ระเบียงบรรณปันสาระ
บทนำ
การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลัษณ์ โดยผู้รับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคจากผู้ส่งข้อสอบแต่ละสำนักวิชาต่าง ๆ ที่มาส่งในแต่ละวันตามตารางกำหนดวันผลิตและส่งข้อสอบ และข้อสอบนอกตารางที่อาจารย์จัดสอบเอง ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจะดำเนินการจัดทำตารางรับข้อสอบในแต่ละภาคการศึกษาที่มีการสอบในตารางและสอบนอกตาราง เพื่อควบคุมการส่งข้อสอบในแต่ละวันซึ่งมีผลต่อการผลิตสำเนาให้เสร็จตามกำหนด
โดยในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ แต่ละรายวิชาที่มีการสอบทั้งในตารางและนอกตารางนั้น ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจะจัดทำตารางรับข้อสอบในตารางและตารางรับข้อสอบนอกตารางในแต่ละภาคการศึกษา โดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel
ดังนั้นผู้รับต้นฉบับข้อสอบ จึงต้องหาแนวปฏิบัติในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อสามารถตรวจสอบรายวิชาได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยค้นหาในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ อาจารย์เจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ทำให้การทำงานในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง
วัตถุประสงค์
1. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค โดยเจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
2. เพื่อลดเวลาในการค้นหารายวิชาที่มีการส่งต้นฉบับมายังงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ในแต่ละวัน
3. เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลรายวิชาที่มีการสอบ
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ
3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น
ขอบเขตของผลงาน
การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบในแต่ละภาคการศึกษาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
คำนิยาม
1. ระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
2. ต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค
3. ตารางรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค
การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)
การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง
1. เพิ่มประสิทธิภาพในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคแต่ละภาคการศึกษาที่มีการสอบในตารางนอกตาราง
2. ผู้รับข้อสอบลงรับต้นฉบับข้อสอบในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
3. สามารถลดเวลาในการค้นหารายวิชาที่อาจารย์ผู้สอนมีปัญหากับต้นฉบับข้อสอบ
4. การนำระบบผลิตเอกสารและข้อสอบมาใช้ได้สะดวกมากขึ้น
การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย SIPOC Model
การับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ผู้รับต้นฉบับข้อสอบและอาจารย์เจ้าของรายวิชา สามารถตรวจสอบรายวิชาที่มีการสอบในตารางสอบและนอกตารางได้ว่าส่งมายังงานอกกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์แล้วหรือไม่
ดังนั้น ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจึงต้องหาแนวปฏิบัติในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อสามารถตรวจสอบรายวิชาได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยค้นหาในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ อาจารย์เจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ทำให้การทำงานในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง
SIPOC ประกอบด้วย
S – Supplier อาจารย์เจ้าของต้นฉบับรายวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
I – Input ต้นฉบับข้อสอบที่สมบูรณ์พร้อมผลิตสำเนาและเลขที่รับข้อสอบ
P – Process Folder ระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
O – Output ตารางรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค
C – Customer อาจารย์เจ้าของต้นฉบับรายวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
ตารางการวิเคราะห์ SIPOC ดังนี้
| Supplier | Input | Process | Output | Customer |
| อาจารย์เจ้าของต้นฉบับรายวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ | ต้นฉบับข้อสอบที่สมบูรณ์พร้อมผลิตสำเนาและเลขที่รับข้อสอบ | ระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ | ตารางรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค | อาจารย์เจ้าของต้นฉบับรายวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ |
แผนปฏิบัติการปรับปรุงกระบวนการ
การเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค
การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ (DO – D)
การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลัษณ์ โดยผู้รับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคจากผู้ส่งข้อสอบแต่ละสำนักวิชาต่าง ๆ ที่มาส่งในแต่ละวันตามตารางกำหนดวันผลิตและส่งข้อสอบ และข้อสอบนอกตารางที่อาจารย์จัดสอบเอง ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจะดำเนินการจัดทำตารางรับข้อสอบในแต่ละภาคการศึกษาที่มีการสอบในตารางและสอบนอกตาราง เพื่อควบคุมการส่งข้อสอบในแต่ละวันซึ่งมีผลต่อการผลิตสำเนาให้เสร็จตามกำหนด
ดังนั้นผู้รับต้นฉบับข้อสอบ จึงต้องหาแนวปฏิบัติในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อสามารถตรวจสอบรายวิชาได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยค้นหาในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ อาจารย์เจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ทำให้การทำงานในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง
การกำหนดวัตถุประสงค์/เป้าหมายของกระบวนการ
1. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค โดยเจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
2. เพื่อลดเวลาในการค้นหารายวิชาที่มีการส่งต้นฉบับมายังงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ในแต่ละวัน
3. เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลรายวิชาที่มีการสอบ
การกำหนดผลลัพธ์และตัวชี้วัดของกระบวนการ
1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ
3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น
การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ
ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจึงต้องหาแนวปฏิบัติในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อสามารถตรวจสอบรายวิชาได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยค้นหาในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ อาจารย์เจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ทำให้การทำงานในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง
เครื่องมือในการวิเคราะห์ พัฒนาหรือปรับปรุงกระบวนการ
เครื่องมือที่ใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค คือ การลงรับในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ และจัดทำตารางรับต้นฉบับข้อสอบในตารางและสอบนอกตารางโปรแกรม Microsoft Excel
กระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงใหม่
การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค คือ การลงรับในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ และจัดทำตารางรับต้นฉบับข้อสอบในตารางและสอบนอกตารางโปรแกรม Microsoft Excel ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสามารถค้นหาต้นฉบับข้อสอบจากเลขที่ลงรับในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบหรือค้นหาในแฟ้มตารางรับต้นฉบับข้อสอบ ซึ่งต้นฉบับข้อสอบจะมีชื่อผู้รับผิดชอบรายวิชาทุกซอง
Flowchart การเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค
เปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนการใหม่
การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค (แบบเดิม)
กระบวนการใหม่ของการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีข้อดีกว่ากระบวนการเดิม คือ
1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ
3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น
การนำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติ
การเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค จะนำไปใช้กับกระบวนการผลิตสำเนาข้อสอบในแต่ละภาคการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ โดยส่วนของต้นฉบับข้อสอบที่มีการสอบในตารางและสอบนอกตาราง อาจารย์เจ้าของรายวิชาจะต้องส่งต้นฉบับข้อสอบมายังงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check –C)
1. การตรวจสอบผลการปรับปรุงกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดทำตารางกำหนดวันผลิตข้อสอบและส่งข้อสอบ สรุปได้ดังนี้
| ลำดับที่ | กิจกรรม | ผลการปรับปรุงกระบวนการ | |
| ก่อน | หลัง | ||
| 1 | การกรอกรายละเอียดแบบสำรวจข้อสอบ | เจ้าของรายวิชากรอกด้วยลายมือตัวเอง ทำให้ใช้เวลามากในการกรอกรายละเอียด | เจ้าของรายวิชากรอกในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ เมื่อได้เลขที่รับข้อสอบ สามารถปริ้นแบบสำรวจได้เลย |
| 2 | การรับต้นฉบับข้อสอบ | ใช้เวลาในการรับต้นฉบับข้อสอบในการติดเลขที่รับและเขียนเลขที่รับในแบบสำรวจ ประมาณ 3 นาที / 1 รายวิชา | ใช้เวลาในการรับต้นฉบับข้อสอบในระบบและลงลายมือในแบบสำรวจเจ้าหน้าที่มาส่ง ประมาณ 1 นาที / 3 รายวิชา |
| 3 | การค้นหารายวิชาที่ส่งต้นฉบับข้อสอบมาแล้ว | ใช้เวลาในการค้นหารายวิชา 5 นาที / 1 รายวิชา | ใช้เวลาในการค้นหารายวิชา 1 นาที / 2 รายวิชา |
ผู้จัดทำได้ทำ Google Forms แบบประเมินความพึงพอใจกระบวนการเพิ่มประสิทธิการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค เพื่อให้ผู้รับต้นฉบับข้อสอบ/อาจารย์ผู้สอนประเมินความพึงพอใจและใช้เป็นแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคต่อไป
การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action-A)
5.1 การปรับปรุงแก้ไข
จากผลปรับปรุงแก้ไขแนวทางปฏิบัติในการับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค แต่ละภาคการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ทำให้การทำงานในขั้นตอนการจัดทำมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง โดยได้ทำการวิเคราะห์ผลการประเมินความพึงพอใจของผู้รับข้อสอบและอาจารย์ผู้สอนทำในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบนั้น ผลปรากฎว่ากระบวนการใหม่ของการรับต้นฉบับข้อสอบมีข้อดีกว่ากระบวนการเดิมคือ
1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ
3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น
ดังนั้นกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคที่ปรับปรุงใหม่มีความเหมาะสมสำหรับการดำเนินการในปีต่อไป
การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน
การจัดทำมาตรฐานกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค (Flowchart ในข้อ 3.3.2) เป็นการนำแนวทางใหม่ที่ดีกว่าเดิมมาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อให้บริการการรับต้นฉบับข้อสอบมีการทำงานอย่างเป็นระบบ มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาในการจัดทำน้อยลง
สรุปและข้อเสนอแนะ
สรุปผลการดำเนินงาน
สรุปผลการการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค โดยการนำไปทดลองปฏิบัติในการจัดการรับข้อสอบในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ แต่ละภาคการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค ได้ดังนี้
1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ
2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ
3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น
ข้อเสนอแนะ
1. ในการจัดสอบแต่ละภาคการศึกษาอาจารย์ผู้สอนต้องกรอกรายละเอียดในแบบสำรวจข้อสอบให้ชัดเจน
2. การรับต้นฉบับข้อสอบต้องดูเลขที่รับข้อสอบให้ถูกต้อง
3. การกรอกในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบเพื่อลดความยุ่งยากขั้นตอนลดเวลาแก้ไขในการผลิตข้อสอบรายวิชานั้น ๆ
Visits: 16
