ก่อนเสนอรายงานขอซื้อขอจ้างเข้าแฟ้มผู้อำนวยการ ในทุกหน่วยงานโดยเฉพาะหน่วยงานราชการ มักจะมีฝ่ายบริหาร หรือบางที่อาจเรียกว่าฝ่ายธุรการ จะมีบทบาทหน้าที่ในภารกิจสนับสนุนการให้บริการของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาในหลายๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็น การจัดซื้อจัดจ้างพัสดุการจัดทำและบริหารงบประมาณ การเงิน งานบุคคล การจัดประชุม งานประสานงานต่างๆ เป็นต้น หนึ่งในภารกิจที่สำคัญและให้น้ำหนักมากในอันดับแรกๆของการปฏิบัติงานก็คือกระบวนการขอจัดซื้อจัดจ้างนั่นเอง ซึ่งในขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างจะมีกระบวนปลีกย่อยมากมายซึ่งจะไม่ขอกล่าวถึงในที่นี้ แต่จะขอกล่าวถึงเฉพาะขั้นตอนหนึ่งที่ผู้เขียนมองว่าหากไม่ปรับปรุงกระบวนการจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการตัดสินใจอนุมัติหรือไม่อนุมัติการจัดซื้อนั่นก็คือ การเพิ่มขั้นตอนตรวจสอบงบประมาณก่อนเสนอรายงานขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งก่อนหน้าที่จะมีการตรวจสอบงบประมาณนั้น ปัญหาที่มักจะพบบ่อยก็คือ ผู้บริหารไม่ทราบว่างบประมาณในกิจกรรมนั้นมีเหลืออยู่เท่าไหร่ หรืออาจจะทราบแต่ไม่ทราบตัวเลขที่แน่นอน ทำให้ต้องส่งเรื่องกลับมาที่งานงบประมาณเพื่อตรวจสอบงบฯ คงเหลืออยู่บ่อยครั้งทำให้เสียเวลาไปโดยไม่จำเป็นหรืออาจจะทำให้ล่าช้าเกินไปหรือในบางครั้งถ้าไม่ส่งเรื่องกลับมาก็อาจจะอนุมัติทันทีโดยไม่ทราบว่างบประมาณมีเพียงพอหรือไม่ หากเป็นช่วงต้นปีงบประมาณปัญหานี้จะไม่เกิดขึ้น แต่หากเป็นช่วงกลางถึงปลายปีงบประมาณ ตั้งแต่เดือนมิถุนายนเป็นต้นไป ก็มักจะต้องเกิดกรณีที่อนุมัติแล้วแต่งบฯ มีไม่เพียงพอ หรือเกิดปัญหาการขอจัดซื้อจัดจ้างไม่ตรงกับกิจกรรมที่ตั้งไว้เนื่องจากไม่ได้วางแผนกิจกรรมไว้ล่วงหน้า เป็นต้น ดังนั้น ฝ่ายบริหารทั่วไปและธุรการจึงได้ปรับปรุงกระบวนการทำงานโดยใช้กระบวนการของ PDCA (Plan-Do-Check-Act) มาช่วยในการวิเคราะห์ เปรียบเทียบระหว่างกระบวนการเสนอรายงานขอซื้อขอจ้างแบบเดิม กับกระบวนการที่ปรับปรุงใหม่โดยให้มาผ่านการวิเคราะห์-ตรวจสอบงบประมาณคงเหลือ และบันทึกความเห็นก่อนเสนอเข้าแฟ้มผู้บริหาร ว่าช่วยให้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้ ดังตารางเปรียบเทียบ ต่อไปนี้ วัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง กระบวนการเดิม กระบวนการที่ปรับปรุงใหม่ ระยะเวลา ผู้ขอซื้อส่งแบบรายงานขอซื้อขอจ้าง ผ่านหัวหน้าฝ่ายไปถึงผู้อำนวยการ ผู้ขอซื้อส่งแบบรายงานขอซื้อขอจ้างผ่านหัวหน้าฝ่ายàและผ่านงานงบประมาณเพื่อตรวจสอบว่ามีงบ ประมาณหรือไม่,Read More →

การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์จะทำให้สำเร็จได้อย่างไร? มีเป้าหมายที่ชัดเจน มีความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้า มีวินัย เคร่งครัด ทำงานอย่างหนัก มีแผนปฎิบัติการ (action plan) ที่สอดคล้องกับเป้าหมาย ลองมาขยายความแต่ละข้อให้เข้าใจมากขึ้นกันนะคะ มีเป้าหมายชัดเจน หมายความว่า จะต้องมีวัตถุประสงค์ รวมถึงต้องมีวิธีการบรรลุวัตถุประสงค์ที่เป็นรูปธรรม มีทรัพยากรที่เหมาะสม มีปฏิทินการปฏิบัติงานที่ชัดเจน และจะต้องมีการกำหนดผู้รับผิดชอบปฏิบัติงาน การมีปฏิทินการปฏิบัติงานที่ชัดเจน จะต้องสามารถระบุได้ว่า งานที่รับผิดชอบทั้งปีมีอะไรบ้าง ระบุชัดเจนว่าเมื่อไหร่ต้องทำอะไร ตรวจสอบปฏิทินเป็นประจำว่าไม่มีส่วนใดตกหล่นหรือไม่เรียบร้อย เตรียมพร้อมสำหรับการทำงานตามปฏิทินโดยเฉพาะจะต้องเตรียมทรัพยากรที่ใช้ หากพบปัญหาอุปสรรค ต้องเร่งรัดแก้ไขโดยด่วน บันทึกผลการปฏิบัติงานเป็นหลักฐานทุกวัน การบริหารงานของภาครัฐในอดีตจะเน้นที่การบริหารปัจจัยนำเข้า  (Inputs)  ซึ่งได้แก่  ทรัพยากรต่าง ๆ  ที่รัฐจะนำมาใช้ในการปฏิบัติงาน  คือ  เงิน  คน  วัสดุ  ครุภัณฑ์ต่าง ๆ  โดยเน้นการทำงานตามกฏ  ระเบียบ  และความถูกต้องตามกฎหมาย  และมาตรฐาน  แต่การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์จะเน้นที่ผลลัพธ์  (Outcomes)  ของงาน  โดยจะให้ความสำคัญที่การกำหนดพันธกิจและวัตถุประสงค์ของโครงการ / งาน  เป้าหมายที่ชัดเจน Read More →

Design = การออกแบบ , Thinking = การคิด / ความคิด   ดังนั้น Design Thinking จึงอาจแปลให้เข้าใจได้ง่ายๆ ก็คือ กระบวนการออกแบบเชิงความคิดนั่นเอง ในเชิงธุรกิจมักใช้การผสานการคิดสร้างสรรค์ (Creative thinking) กับการคิดเชิงธุรกิจ (Business thinking) เข้าด้วยกันเพื่อพัฒนานวัตกรรม        แล้วทำไมองค์กรต้องเรียนรู้เรื่อง Design หรือ “การออกแบบ” ทั้งๆ ที่องค์กรไม่ได้ทำธุรกิจเกี่ยวกับความสร้างสรรค์, ศิลปะ, ผลิตผลิตภัณฑ์ หรือแม้แต่ด้านสถาปัตยกรรมเลยแม้แต่น้อย ความคิดเหล่านั้นเป็นความคิดดั้งเดิมแบบยุคเก่าที่ต้องทำความเข้าใจกับเรื่องของ “การออกแบบ” ใหม่ เพราะในยุคนี้การออกแบบหรือ Design นั้นเป็นได้มากกว่าแค่การคิดค้นสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ให้ออกมาเป็นวัตถุจับต้องได้ แต่การออกแบบจริงๆ แล้วสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกองค์กรธุรกิจและอุตสาหกรรมเลยทีเดียว             การออกแบบที่กำลังถูกนำมาใช้อย่างกว้างขวางกับองค์กรต่างๆ นั้นก็คือ Design Thinking หรือ “กระบวนการคิดในเชิงออกแบบ” นั่นเอง กระบวนการคิดนี้ถูกนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารองค์กรตลอดจนปลูกฝังระบบวิธีคิดรูปแบบนี้ให้กับบุคลากรในองค์กรที่จะนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานของตนเองได้ด้วย ซึ่งกระบวนการคิดในรูปแบบนี้มีลักษณะและกระบวนการที่สร้างสรรค์ขึ้นมาซึ่งถือว่าเป็นหลักการที่ช่วยทำให้องค์กรประสบความสำเร็จได้อย่างดีทีเดียวRead More →

แผนพัฒนารายบุคคล

การจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (Individual Development Plan) หมายถึง การวางแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคลจะช่วยให้เกิดการพัฒนาทั้งในปัจจุบันและอนาคต สามารถบรรลุเป้าหมายง่ายขึ้นและสนับสนุนการพัฒนาบุคลากรอย่างเหมาะสมและตรงตามความต้องการอยางมีประสิทธิภาพสูงสุด การจัดทำแผนพัฒนารายบุคคลสามารถใช้เป็นกรอบหรือแนวทางที่จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานบรรลุถึงเป้าหมายของตนที่เชื่อมโยงหรือตอบสนองต่อความต้องการ หรือเป้าหมายในระดับหน่วยงานและองค์การ วัตถุประสงค์ของการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล หรือ IDP ปรับปรุงผลงานที่ได้รับมอบหมายในปัจจุบัน เพื่อเตรียมความพร้อมในงานอื่นๆ ที่แตกต่างไปจากเดิม เพื่อพัฒนาศักยภาพของตนในการทำงานที่สูงขึ้น ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดทำ IDP ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้บังคับบัญชา ผู้ปฏิบัติงาน กระบวนการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล ประกอบด้วย 5 ขั้นตอนหลัก หรือเรียกว่า 5A คือ Assess ประเมินมาตรฐานสมรรถนะอาชีพ Acquire ค้นหา เลือกวิธีการพัฒนาที่เหมาะสม Approach กำหนดแผนและแนวปฏิบัติอย่างเป็นระบบ Apply นำไปปฏิบัติจริง Align ทวนสอบความสอดคล้อง ขั้นตอนที่ 1  Assess หรือ การประเมินมาตรฐานสมรรถนะอาชีพ ประกอบด้วยการประเมินมาตรฐานสมรรถนะร่วมกัน 2 ส่วน คือ หัวหน้างานประเมิน ซึ่งจะประเมินความรู้Read More →

เป็นการนำข้อมูลดิบ มาแปลงเป็นรูปภาพเพื่อทำให้คนอ่านเข้าใจง่าย เห็นภาพรวมของข้อมูลดิบนั้นได้รวดเร็วภายในระยะเวลาที่จำกัด  Visits: 24Ketsamaporn TonbunyakijRead More →