ระเบียงบรรณปันสาระ
ซึ่งจากการที่ได้เรียนรู้ในรายวิชาดังกล่าวนี้ จึงขอแนะนำความรู้ในบางส่วนที่คิดว่าจะมีประโยชน์กับผู้ที่ทำงานในหน่วยงานราชการและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ในเรื่องของ การเขียนหนังสือราชการ ให้ถูกต้องตามหลักการเพื่อใช้ติดต่อกันทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานค่ะ
มาเรียนรู้หลักการเบื้องต้นของ “การเขียนหนังสือราชการ” กันค่ะ
เพื่อจะได้นำความรู้ไปใช้ในการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้องตรงตามหลักวิชาการ เป็นระบบ และมีความน่าเชื่อถือ
มาเรียนรู้กันเลยค่ะ
หนังสือราชการ หมายถึง หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หรือหนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น ซี่งไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ โดยเป็นเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน หรือจัดทำขึ้นตามกฎหมายระเบียบข้อบังคับ
ชนิดของหนังสือราชการ แบ่งออกเป็น 6 ชนิด คือ
ส่วนประกอบของหนังสือภายนอก แบ่งเป็น 3 ส่วน ได้แก่
2. การเขียนส่วนเนื้อหา คือ ส่วนที่เป็นเนื้อความหรือสาระสำคัญของหนังสือ โดยบอกเหตุ จุดมุ่งหมาย และอาจมีสรุปความ
ย่อหน้าที่ 1 คือ ภาคเหตุ จะบอกที่มาหรือปัญหาของเรื่องใหม่ มักใช้คำว่า “ด้วย” “เนื่องจาก” หรือ การเท้าความจากเรื่องเดิม มักใช้คำว่า “ตาม” “ตามที่” “อนุสนธิ”
ย่อหน้าที่ 2 คือ ภาคประสงค์ จะบอกจุดมุ่งหมายของผู้ส่ง มักใช้คำว่า “จึง” หรือบอกให้ผู้รับกระทำหรือปฏิบัติ มักใช้คำว่า “เพื่อ”
หลักที่ดีในการเขียนส่วนเนื้อหานั้นควรคำนึงถึงสาระสำคัญ โดยการตั้งคำถาม 5W 1H (What/Who/When/Where/Why/How) และควรใช้ภาษาราชการ ใช้ภาษาสุภาพ ให้เกียรติผู้รับหนังสือ
3. ส่วนท้ายของหนังสือ คือ ส่วนรายละเอียดของผู้เป็นเจ้าของเรื่อง หรือผู้เป็นเจ้าของหนังสือราชการฉบับนั้น ประกอบด้วย
3.1 คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามสถานภาพของผู้รับหนังสือ ซึ่งมีกำหนดไว้ในระเบียบงานสารบรรณ
3.2 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อ (ลายเซ็น) ของเจ้าของหนังสือ
3.3 ชื่อเต็ม ลงชื่อเต็มและคำนำหน้าชื่อไว้ใต้ลายเซ็น โดยให้อยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ
3.4 ตำแหน่ง ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ เช่น คณบดี ผู้อำนวยการ หัวหน้าฝ่าย ฯลฯ
3.5 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ใส่ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
3.6 โทร. ลงหมายเลขโทรศัพท์ โทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ไม่ควรใช้คำย่อ เช่น โทรศัพท์ 075-673300 โทรสาร 075-673708
3.7 สำเนาส่ง (ถ้ามี) กรณีที่ผู้ส่งหนังสือต้องการส่งไปให้ส่วนราขการอื่นๆ หรือบุคคลอื่นรับทราบพร้อมกัน โดยให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่ต้องการส่งสำเนาไปด้วย แต่ถ้าไม่มีก็ไม่ลงรายละเอียดในส่วนนี้
การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้อง ตรงตามหลักวิชาการนั้น หากท่านได้ศึกษารายละเอียดแล้ว จะเห็นได้ว่าไม่ได้มีความยุ่งยากซับซ้อนมากนัก หากมีการปฏิบัติตามหลักการที่ถูกต้องอยู่โดยตลอดแล้วจะทำให้การเขียนหนังสือราชการทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ไม่เสียเวลาในการทำงาน เกิดประสิทธิภาพ อันนำไปสู่การทำงานที่มุ่งผลสัมฤทธิ์ต่อไปค่ะ
เนื้อหาจากรายวิชา ของ WU : WU014 ภาษาไทยเพื่อการสื่อสารร่วมสมัย | Thai for Contemporary Communication
เจ้าของผลงาน จริยา รัตนพันธุ์
Visits: 111
