ซึ่งจากการที่ได้เรียนรู้ในรายวิชาดังกล่าวนี้ จึงขอแนะนำความรู้ในบางส่วนที่คิดว่าจะมีประโยชน์กับผู้ที่ทำงานในหน่วยงานราชการและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ในเรื่องของ การเขียนหนังสือราชการ ให้ถูกต้องตามหลักการเพื่อใช้ติดต่อกันทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานค่ะ

มาเรียนรู้หลักการเบื้องต้นของ “การเขียนหนังสือราชการ” กันค่ะ

เพื่อจะได้นำความรู้ไปใช้ในการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้องตรงตามหลักวิชาการ เป็นระบบ และมีความน่าเชื่อถือ

มาเรียนรู้กันเลยค่ะ

หนังสือราชการ หมายถึง หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หรือหนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น ซี่งไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ โดยเป็นเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน หรือจัดทำขึ้นตามกฎหมายระเบียบข้อบังคับ

ชนิดของหนังสือราชการ แบ่งออกเป็น 6 ชนิด คือ

  1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือหรือจดหมายที่ส่วนราชการใช้ติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการด้วยกันหรือหน่วยงานราชการเขียนติดต่อหน่วยงานเอกชน หรือมีไปถึงบุคคลภายนอก โดยหนังสือภายนอกจะใช้กระดาษตราครุฑ หรือ กระดาษที่มีตราของหน่วยงานนั้น ๆ
  2. หนังสือภายใน คือ หนังสือหรือจดหมายที่ใช้ติดต่อภายในระหว่างหน่วยงานในสังกัดเดียวกัน หนังสือภายในใช้กระดาษบันทึกข้อความที่มีตราครุฑหรือตราของหน่วยงานนั้น
  3. หนังสือสั่งการ คือ หนังสือที่ส่วนราชการจัดทำขึ้นเพื่อให้ปฏิบัติ โดยหนังสือสั่งการแบ่งออกเป็น 3 ชนิด คือ คำสั่ง ระเบียบ และ ข้อบังคับ
  4. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือหรือจดหมายที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อ ซี่งผู้ที่ใช้หนังสือประทับตราได้นั้นต้องมีตำแหน่งเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป
  5. หนังสือประชาสัมพันธ์ คือ หนังสือที่ราชการหรือหน่วยงานทำขึ้นเพื่อชี้แจงหรือแนะนำให้ปฏิบัติหรือแจ้งข่าวสารต่าง ๆ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
  6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน มี 4 ชนิด ได้แก่ หนังสือรับรอง, บันทึก, รายงานการประชุม, และหนังสือที่เกิดจากการปฏิบัติหน้าที่ของราชการ เช่น ภาพถ่าย ฟิล์มโฉนดที่ดิน เป็นต้น

ส่วนประกอบของหนังสือภายนอก แบ่งเป็น 3 ส่วน ได้แก

  1. การเขียนส่วนหัว มีรายละเอียดดังนี้
    1. ชั้นความเร็ว ระบุ (ด่วน/ด่วนมาก/ด่วนที่สุด) ด้วยตัวอักษรสีแดง ประทับตราสีแดงไว้มุมซ้ายบนหน้าแรกและหน้าซอง
    2. ชั้นความลับ ระบุ (ลับ/ลับมาก/ลับที่สุด) ด้วยตัวอักษรสีแดง ประทับตราสีแดงไว้กลางหน้ากระดาษ ทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้ารวมทั้งหน้าซอง
    3. ที่ ลงรหัสตัวพยัญชนะ (ตัวย่อของส่วนราชการโดยไม่ใส่จุด) เลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับด้วยเลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่น ศธ 57 02.02 / 02 02 02
    4. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ลงชื่อ-ที่อยู่ ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ เช่น มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ 222 ตำบลไทยบุรี อำเภอท่าศาลา จังหวัดนครศรีธรรมราช 80160
    5. วัน เดือน ปี ลงเลขวัน ชื่อเดือน และเลขปี พ.ศ. เช่น 28 สิงหาคม 2560
    6. เรื่อง ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น โดยเขียนเป็น นาม กริยา หรือ ประโยคที่ได้ใจความกระชับ ชัดเจน
    7. เรียน เป็นส่วนของ คำขึ้นต้น ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือที่กำหนดไว้ในระเบียบงานสารบรรณ
    8. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกันมาแล้ว โดยลงชื่อส่วนเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วัน เดือน ปี ของหนังสือนั้น เช่น อ้างถึง หนังสือกรมสรรพากรที่ กค 0103/10 ลงวันที่ 5 กรกฎาคม 2560
    9. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมหนังสือนั้น เช่น สิ่งที่ส่งมาด้วย แผ่นพับโฆษณาจำนวน 10 ชุด

2. การเขียนส่วนเนื้อหา  คือ ส่วนที่เป็นเนื้อความหรือสาระสำคัญของหนังสือ โดยบอกเหตุ จุดมุ่งหมาย และอาจมีสรุปความ

ย่อหน้าที่ 1 คือ ภาคเหตุ จะบอกที่มาหรือปัญหาของเรื่องใหม่ มักใช้คำว่า “ด้วย” “เนื่องจาก” หรือ การเท้าความจากเรื่องเดิม มักใช้คำว่า “ตาม” “ตามที่” “อนุสนธิ”

ย่อหน้าที่ 2 คือ ภาคประสงค์ จะบอกจุดมุ่งหมายของผู้ส่ง มักใช้คำว่า “จึง” หรือบอกให้ผู้รับกระทำหรือปฏิบัติ มักใช้คำว่า “เพื่อ”

หลักที่ดีในการเขียนส่วนเนื้อหานั้นควรคำนึงถึงสาระสำคัญ โดยการตั้งคำถาม 5W 1H (What/Who/When/Where/Why/How) และควรใช้ภาษาราชการ ใช้ภาษาสุภาพ ให้เกียรติผู้รับหนังสือ

3. ส่วนท้ายของหนังสือ คือ ส่วนรายละเอียดของผู้เป็นเจ้าของเรื่อง หรือผู้เป็นเจ้าของหนังสือราชการฉบับนั้น ประกอบด้วย

3.1 คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามสถานภาพของผู้รับหนังสือ ซึ่งมีกำหนดไว้ในระเบียบงานสารบรรณ

3.2 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อ (ลายเซ็น) ของเจ้าของหนังสือ

3.3 ชื่อเต็ม ลงชื่อเต็มและคำนำหน้าชื่อไว้ใต้ลายเซ็น โดยให้อยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ

3.4 ตำแหน่ง ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ เช่น คณบดี ผู้อำนวยการ หัวหน้าฝ่าย ฯลฯ

3.5 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ใส่ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ

3.6 โทร. ลงหมายเลขโทรศัพท์ โทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ไม่ควรใช้คำย่อ เช่น โทรศัพท์ 075-673300 โทรสาร 075-673708

3.7 สำเนาส่ง (ถ้ามี) กรณีที่ผู้ส่งหนังสือต้องการส่งไปให้ส่วนราขการอื่นๆ หรือบุคคลอื่นรับทราบพร้อมกัน โดยให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่ต้องการส่งสำเนาไปด้วย แต่ถ้าไม่มีก็ไม่ลงรายละเอียดในส่วนนี้

การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้อง ตรงตามหลักวิชาการนั้น หากท่านได้ศึกษารายละเอียดแล้ว จะเห็นได้ว่าไม่ได้มีความยุ่งยากซับซ้อนมากนัก หากมีการปฏิบัติตามหลักการที่ถูกต้องอยู่โดยตลอดแล้วจะทำให้การเขียนหนังสือราชการทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ไม่เสียเวลาในการทำงาน เกิดประสิทธิภาพ อันนำไปสู่การทำงานที่มุ่งผลสัมฤทธิ์ต่อไปค่ะ

ที่มา https://lms.thaimooc.org/courses/course-v1:WU+WU014+2020/course/#block-v1:WU+WU014+2020+type@sequential+block@38bbd56ada314af78970f1fc3b878145

เนื้อหาจากรายวิชา ของ WU : WU014 ภาษาไทยเพื่อการสื่อสารร่วมสมัย | Thai for Contemporary Communication

เจ้าของผลงาน จริยา รัตนพันธุ์

Visits: 109

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.