1. ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหา
เนื่องจากการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุภายในศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา จะต้องมีการจัดทำเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุวงเงินจัดซื้อจัดจ้างครั้งหนึ่งต่อรายการไม่เกิน 100,000 บาท (กรณีเกินอำนาจหัวหน้าหน่วยงาน(ตามคำสั่งการมอบอำนาจฯ)) และ เอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุวงเงินจัดซื้อจัดจ้างครั้งหนึ่งต่อรายการไม่เกิน 100,000 บาท (ไม่เกินอำนาจหัวหน้าหน่วยงาน) ไม่เป็นไปตามระเบียบพัสดุ เนื่องจากผู้ขอซื้อขอจ้างใส่ข้อมูลรายละเอียดไม่ครบถ้วนถูกต้อง ดังนั้นเพื่อให้เกิดความถูกต้องตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ในการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง จะต้องกำหนดให้รายงานการขอซื้อขอจ้าง ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นตามรายการดังต่อไปนี้
การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้าง ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อ
จัดจ้างฯ มาตรา 100 วรรคสาม ในกรณีที่การจัดซื้อจัดจ้างมีวงเงินเล็กน้อยตามที่กำหนดในกฎกระทรวง
(ไม่เกิน 100,000 บาท) จะแต่งตั้งบุคคลหนึ่งบุคคลใดเป็นผู้ตรวจรับพัสดุนั้น โดยให้ปฏิบัติหน้าที่เช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุก็ได้
คำว่า “คนหนึ่งคนใด” หมายถึง คนหนึ่งหรือหลายคนก็ได้
คำว่า “คนใดคนหนึ่ง” หมายถึง คนหนึ่งคนเดียว
ดังนั้นในการแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ กรณีที่แต่งตั้งในรูปของคณะกรรมการ จะต้องดำเนินการตามระเบียบฯ ข้อ 26 ประกอบด้วย ประธานกรรมการ 1 คน และกรรมการอย่างน้อย 2 คน สรุปการจัดซื้อจัดจ้างวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท สามารถแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุได้ 3 กรณี ดังนี้
1) แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ 1 คน โดยระบุชื่อในช่อง “กรรมการ”
2) แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ 2 คน โดยระบุชื่อในช่อง “กรรมการ”
3) แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ โดยระบุชื่อในช่อง “ประธานกรรมการ” 1 คนและระบุชื่อในช่อง “กรรมการ” อย่างน้อย 2 คน
วัตถุประสงค์
- เพื่อให้ผู้จัดทำเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง สามารถบันทึกข้อมูลได้อย่างถูกต้องครบถ้วน เป็นไปตามระเบียบพัสดุฯ
- เพื่อลดความผิดพลาด ในการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง
3. เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน มีความถูกต้องตามระเบียบพัสดุฯ และมีประสิทธิภาพ
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1.รายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ มีความถูกต้องตามระเบียบพัสดุ เป็นไปในทิศทางเดียวกันทั้งหน่วยงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพในการอนุมัติรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ เพราะผ่านการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่จัดซื้อประจำหน่วยงาน
- ผู้ขอซื้อ/ขอจ้าง สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตามแบบควบคุมความถูกต้อง (Check List)
- กระบวนการทำงานที่ชัดเจน สามารถตรวจสอบได้จากระบบ DOMS
ขอบเขตของงาน
การควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุครอบคลุมเฉพาะการจัดซื้อ/จัดจ้าง
พัสดุทุกรายการ ภายในศูนย์บรรรณสารและสื่อการศึกษา เท่านั้น
คำนิยาม
1) แบบควบคุม (Check List) คือ แบบฟอร์มที่ใช้ในการตรวจสอบครบถ้วนของเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560
2) รายงานขอซื้อ/ขอจ้าง คือ แบบฟอร์มมาตรฐานที่ส่วนพัสดุได้จัดทำขึ้นในระบบ DOMS เพื่อให้ผู้ขอซื้อ/ขอจ้างบันทึกขอมูลการซื้อให้ครบถ้วน ถูกต้อง
2. การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)
2.1 การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง
จากการตรวจสอบความถูกต้องรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ จะเห็นได้ว่ามีความผิดพลาดบ่อย เนื่องจากผู้จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ใส่รายละเอียดการขอซื้อ/ขอจ้าง ไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 ทำให้เกิดความล่าช้าในขั้นตอนการปฏิบัติงาน จากการปรับปรุงกระบวนการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ทำให้มีความผิดพลาดน้อยลง ปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน มีมาตรฐานการทำงานที่ถูกต้อง มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ตารางคัดเลือกกระบวนการการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ
| ชื่อกระบวนการ | เกณฑ์การคัดเลือกและน้ำหนัก | ||||
| นโยบายของผู้บริหาร ( 20 % ) | มีความสูญเสียมาก ( 50 % ) | มีข้อร้องเรียนบ่อย ( 20 % ) | มีหลายขั้นตอน ( 20 % ) | ผู้รับบริการไม่ พึงพอใจ ( 10 % ) | |
| กระบวนการการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ | ผู้บริหารต้องการให้เอกสารมีความถูกต้องครบถ้วนไม่มีความผิดพลาด | เสียเวลาในการต้องดึงเอกสารกลับมาแก้ไข | ต้องตอบคำถามบ่อยครั้ง | มีขั้นตอนในการกรอกข้อมูล หลายขั้นตอน | ระเบียบพัสดุเปลี่ยนแปลงบ่อย ทำให้เกิดความสับสน |
2.2 การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย SIPOC Model
กระบวนการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ นำมาเป็นตารางการวิเคราะห์ SIPOC ดังนี้
| Supplier | Input | Process | Output | Customer |
| 1. เจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารฯที่รับผิดชอบการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ตามความต้องการการใช้งาน 2. หัวหน้าฝ่าย 3. ผู้อำนวยการ | 1. รายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ 2. ใบเสนอราคา 3 บริษัท 3. ใบราคากลาง (ราคาต่ำสุด) 4. รายชื่อคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ 5. แหล่งงบประมาณที่จะซื้อ/จ้าง 6. กำหนดระยะเวลาการจัดซื้อ | (รายละเอียดเขียนเป็น Flowchart ตามข้อ 3.3.2) | รายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ที่มีความถูกต้องครบถ้วน พร้อมส่งให้หัวหน้าฝ่ายที่รับผิดชอบอนุมัติ | 1. เจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารฯที่รับผิดชอบการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ 2. หัวหน้าฝ่ายที่รับผิดชอบการอนุมัติจัดซื้อ |
| ระยะเวลาในการตรวจสอบเอกสารลดลง ร้อยละ 50 |
2.3 การวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข
2.3.1 การวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรค
จากการตรวจสอบความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ปรากฏว่ามีความผิดพลาดบ่อย ใส่ข้อมูลรายละเอียดไม่ครบถ้วน เนื่องจากไม่มีความรู้ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 เพราะไม่ได้มีการอบรมผู้จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ จะเห็นได้ว่าเกิดความผิดพลาดบ่อย ซึ่งมาจากหลายสาเหตุ ดังนี้
1. ผู้จัดทำรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ มีหลายคนในศูนย์บรรณสารฯ ทำให้ยากต่อการสื่อสารทำความเข้าใจ ให้จัดทำตามแบบที่ถูกต้องครบถ้วนตามระเบียบพัสดุ
2. ไม่ได้สร้างเส้นทางในระบบDOMSให้ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องจากเจ้าหน้าที่พัสดุประจำหน่วยงาน
3. ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 มีเงื่อนไขการระบุการแต่งตั้งกรรมการตรวจรับที่สื่อสารให้ผู้จัดทำไม่เข้าใจ จึงแต่งตั้งกรรมการตรวจรับไม่ถูกต้อง
4. การทำรายงานขอซื้อขอจ้างไม่เป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ คือระบุรายละเอียดไม่ครบ ทั้ง 7 ข้อ
2.3.2 แนวทางแก้ไขปัญหาและอุปสรรค
| ลำดับที่ | ปัญหา อุปสรรค | แนวทางแก้ไข |
| 1 | ผู้จัดทำรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ไม่มีความเข้าใจระเบียบพัสดุ การจัดซื้อจัดจ้าง | เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงาน นัดประชุมเพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 |
| 2 | ไม่มีการตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนนำเสนอผู้อำนวยการ | ให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงาน ตรวจสอบทุกครั้ง ผ่านระบบ DOMS ก่อนนำเสนอผู้อำนวยการ |
| 3 | แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุไม่ถูกต้อง | ในการแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ กรณีที่แต่งตั้งในรูปของคณะกรรมการ ดำเนินการตามระเบียบฯ ข้อ 26 ประกอบด้วย ประธานกรรมการ 1 คน และกรรมการอย่างน้อย 2 คน สรุปการจัดซื้อจัดจ้างวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท สามารถแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุได้ 3 กรณี ดังนี้ 1) แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ 1 คน โดยระบุชื่อในช่อง “กรรมการ” 2) แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ 2 คน โดยระบุชื่อในช่อง “กรรมการ” 3) แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ โดยระบุชื่อในช่อง “ประธานกรรมการ” 1 คนและระบุชื่อในช่อง “กรรมการ” อย่างน้อย 2 คน |
| 4 | กำหนดรายละเอียดตามฟอร์มรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ไม่ครบตามระเบียบพัสดุ ทั้ง 7 ข้อ | จัดทำแบบควบคุมความถูกต้องของเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ Check List ส่งให้กับผู้จัดทำแต่ละฝ่าย |
2.4 การจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan)
แผนปฏิบัติการปรับปรุงกระบวนการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ
| ลำดับที่ | กิจกรรม | ผู้รับผิดชอบ | ปี 2566 | ||||||
| มี.ค. | เม.ย | พ.ค. | มิ.ย. | ก.ค. | ส.ค. | ก.ย | |||
| 1 | กำหนดเรื่องและวัตถุประสงค์ของกระบวนการ | ธันฐภัทร์ | / | / | / | ||||
| 2 | กำหนดผลลัพธ์/ตัวชี้วัดของกระบวนการ | ธันฐภัทร์ | / | ||||||
| 3 | ออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ | ธันฐภัทร์ | / | ||||||
| 4 | จัดทำแบบควบคุมความถูกต้องของเอกสารรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ | ธันฐภัทร์ | / | ||||||
| 5 | เผยแพร่แนวปฏิบัติในการบันทึกข้อมูลให้ครบถ้วนตามระเบียบพัสดุ | ธันฐภัทร์ | / | / | |||||
| 6 | ทำแบบประเมิน | ธันฐภัทร์ | / | ||||||
| 7 | สรุปผลการประเมิน | ธันฐภัทร์ | / | ||||||
3. การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการและลงมือปฏิบัติ (Do – D)
3.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ของกระบวนการ
- เพื่อลดการผิดพลาดการปฏิบัติงาน ทำให้มีความคล่องตัวมากขึ้น
- เพื่อการทำงานที่ดีกว่า ใช้เวลาน้อยกว่า แต่ได้ผลงานมากกว่า
- เป็นการปรับปรุงแก้ไขวิธีปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับระเบียบพัสดุฯ
- สร้างความพึงพอใจให้ผู้ปฏิบัติงาน เมื่อมีการตรวจสอบความถูกต้อง
3.2 การกำหนดผลลัพธ์/ตัวชี้วัดของกระบวนการ
- ได้แนวทางปฏิบัติงานที่ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหน่วยงาน
- รายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ มีความผิดพลาดน้อยลง
3.3 การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ
วิธีการออกแบบหรือปรับปรุงกระบวนการ อาจจะทำได้ดังนี้
- เพื่อให้ถูกต้องตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ในการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างรายการพัสดุ
- มีรายละเอียดครบทุกขั้นตอน
- มีผู้รับผิดชอบในการจัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างของแต่ละฝ่าย
- มีแบบควบคุมความถูกต้องของเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ
- มีแบบฟอร์มมาตรฐานที่สามารถบันทึกข้อมูลการซื้อได้อย่างถูกต้อง
- เมื่อมีการปฏิบัติตามกระบวนการที่ได้ออกแบบไว้ ทำให้มีความถูกต้องมากขึ้น
- มีการตรวจสอบ ปรับปรุง แก้ไขกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เป็นแบบเอกสารมาตรฐานที่ผู้จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง สามารถปฏิบัติตามได้
3.3.1 เครื่องมือในวิเคราะห์ พัฒนาหรือปรับปรุงกระบวนการ
การควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ เพื่อให้ผู้ทำหน้าที่ขอซื้อขอจ้างของแต่ละฝ่าย สามารถปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และช่วยลดเวลาในการให้ได้มาซึ่งพัสดุที่ได้ทำการจัดซื้อ และตอบสนองความต้องการของทุกคนในหน่วยงาน
3.3.2 กระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงใหม่
3.3.3 เปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนงานใหม่
| กระบวนการเดิม | กระบวนการใหม่ |
| 1. จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างโดยใส่ข้อมูลไม่ครบถ้วน | 1. มีแบบ Check List สามารถใส่ข้อมูลรายละเอียดได้ครบถ้วนตามระเบียบพัสดุ |
| 2. ระบุกรรมการตรวจรับไม่ถูกต้อง | 2. ระบุกรรมการตรวจรับถูกต้องตามระเบียบพัสดุ |
| 3. ไม่มีเจ้าหน้าที่จัดซื้อตรวจสอบความถูกต้อง | 3. มีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของรายงาน ขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ |
| 4. มีความล่าช้าในการดำเนินการจัดซื้อแต่ละครั้ง | 4. มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น และรายละเอียดถูกต้อง ครบถ้วน |
3.4 การนำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติ
จากการควบคุมความถูกต้องรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ทำให้เป็นแนวปฏิบัติสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุของแต่ละฝ่าย ได้อย่างถูกต้องเป็นมาตรฐานเดียวกัน มีความผิดพลาดน้อยลง มีความรวดเร็วในการให้ได้มาซึ่งพัสดุ ที่ได้ทำการจัดซื้อทันต่อการใช้งาน
4. การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check – C)
มาตรฐานในการปฏิบัติงานควบคุมความถูกต้องรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ
- เหตุผลและความจำเป็นที่ขอซื้อขอจ้าง
- ขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุหรือแบบรูปรายการงานก่อสร้างที่จะซื้อหรือจ้างแล้วแต่กรณี
- ราคากลาง
- วงเงินที่จะซื้อหรือจ้าง โดยให้ระบุวงเงินงบประมาณ ถ้าไม่มีวงเงินดังกล่าวให้ระบุวงเงินที่ประมาณว่าจะซื้อหรือจ้างในการครั้งนั้น
- กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นหรือให้งานนั้นแล้วเสร็จ
- วิธีที่จะซื้อหรือจ้างและเหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้างโดยวิธีนั้น
- การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้างตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างฯ มาตรา 100 วรรคสาม ในกรณีที่การจัดซื้อจัดจ้างมีวงเงินเล็กน้อยตามที่กำหนดในกฎกระทรวง (ไม่เกิน 100,000 บาท) จะแต่งตั้งบุคคลหนึ่งบุคคลใดเป็นผู้ตรวจรับพัสดุนั้น โดยให้ปฏิบัติหน้าที่เช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุก็ได้
- เอกสารขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ฉบับจริง ครบถ้วน สมบูรณ์ ถูกต้อง
เงื่อนไขการคัดเลือกเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง
- ใช้วิธีสุ่มเลือกจากเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ประจำปี 2566
วิธีการประเมินตามเกณฑ์
- ประเมินเอกสารตามเกณฑ์ทั้ง 8 ข้อ
- สรุปผลการประเมินเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง
สรุปผลการประเมินเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง
มักจะพบข้อผิดพลาดจากการใส่ข้อมูลรายละเอียดไม่ครบดังนี้
1. เหตุผลและความจำเป็น (ไม่ระบุ)
2. ราคากลางในการจัดซื้อจัดจ้าง
3. วงเงินในการจัดซื้อจัดจ้าง
4. กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นให้แล้วเสร็จไม่ทันตามกำหนดระยะเวลา
5. ระบุคณะกรรมการตรวจรับพัสดุไม่ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ
6. เอกสารแนบไม่ครบถ้วน
ปัญหาที่พบในขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- เอกสารไม่ครบถ้วนตามข้อกำหนดใน Check List
- เอกสารครบ แต่ระบุชื่อกรรมการตรวจรับไม่ถูกต้อง เช่น กรณีที่มีประธานตรวจรับพัสดุ จะต้องมีกรรมการ 2 คน ถ้าไม่มีประธานตรวจรับ กรรมการจะต้องมีอย่างน้อย 1 คน
เมื่อจบกระบวนการประเมินเอกสาร ได้กำหนดมาตราฐานการควบคุมรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง ดังนี้
มาตรฐานในการปฏิบัติงานควบคุมความถูกต้องรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ
- เหตุผลและความจำเป็นที่ขอซื้อขอจ้าง
- ขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุหรือแบบรูปรายการงานก่อสร้างที่จะ
ซื้อหรือจ้างแล้วแต่กรณี
- ราคากลาง
- วงเงินที่จะซื้อหรือจ้าง โดยให้ระบุวงเงินงบประมาณ ถ้าไม่มีวงเงินดังกล่าวให้ระบุวงเงินที่ประมาณ
ว่าจะซื้อหรือจ้างในการครั้งนั้น
- กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นหรือให้งานนั้นแล้วเสร็จ
- วิธีที่จะซื้อหรือจ้างและเหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้างโดยวิธีนั้น
- การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้าง ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างฯ มาตรา 100 วรรคสาม ในกรณีที่การจัดซื้อจัดจ้างมีวงเงินเล็กน้อยตามที่กำหนดในกฎกระทรวง (ไม่เกิน 100,000 บาท) จะแต่งตั้งบุคคลหนึ่งบุคคลใดเป็นผู้ตรวจรับพัสดุนั้น โดยให้ปฏิบัติหน้าที่เช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุก็ได้
- เอกสารขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ฉบับจริง ครบถ้วน สมบูรณ์ ถูกต้อง
5. การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)
การปรับปรุงแก้ไข เป็นกิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหลังจากได้ทำการควบคุมความถูกต้องของรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดซ้ำอีก ในการบันทึกข้อมูลให้ครบถ้วนตามรายละเอียดของการขอซื้อ/ขอจ้าง ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ข้อ 22
ขั้นตอนนี้เป็นการพิจารณานำผลที่ได้จากการตรวจสอบหรือผลการประเมินมาวิเคราะห์ว่ามีขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควรปรับปรุง หรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีก และสังเคราะห์รูปแบบการดำเนินการใหม่ที่เหมาะสม สำหรับการดำเนินการ ในปีต่อไป
5.2 การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน
การจัดทำมาตรฐานกระบวนการทำงานเพื่อป้องกันความผิดพลาด เรื่องการควบคุมความถูกต้องของรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ เพื่อเป็นแนวทางที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหน่วยงานในการปฏิบัติงานเพื่อให้มีการปฏิบัติงานมีความสมบูรณ์ และมีคุณภาพ และการทำงานอย่างเป็นระบบในการบันทึกข้อมูลให้ครบถ้วนตามรายละเอียดของการขอซื้อ/ขอจ้าง ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ข้อ 22
6. สรุปและข้อเสนอแนะ
- สรุปผลการดำเนินงาน
จากการออกแบบกระบวนการ เรื่องการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวปฏิบัติในการจัดซื้อจัดจ้างรายการพัสดุของหน่วยงานให้มีความถูกต้อง เป็นมาตรฐานเดียวกัน ตามรายละเอียดของการขอซื้อ/ขอจ้าง ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ข้อ 22 เมื่อได้นำไปทดลองการปฏิบัติงาน จะเห็นได้ว่าผู้ขอซื้อขอจ้างแต่ละฝ่ายมีความเข้าใจในกระบวนการทำงานมากขึ้น และระบุรายละเอียดการขอซื้อขอจ้างได้ครบถ้วน ถูกต้อง ทำให้ไม่เกิดความล่าช้าในการจัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายมีความพึงพอใจ
| ลำดับ | กระบวนการ | ก่อนการปรับปรุงกระบวนการ | หลังการปรับปรุงกระบวนการ |
| 1 | เวลา | 1 ชม./ชุด | 30 นาที |
| 2 | ขั้นตอน | มีกระบวนการทำงานหลายขั้นตอน เนื่องจากต้องตีกลับเอกสารไปแก้ไขให้ถูกต้อง รวม 5 ขั้นตอน | ขั้นตอนทำงานลดลง เหลือ 3 ขั้นตอน เพราะได้มีการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่พัสดุ |
| 3 | ประสิทธิภาพ | มีความผิดพลาด มีความล่าช้า ทำให้ไม่มีประสิทธิภาพ | มีความถูกต้องรวดเร็ว มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น |
6.2 ข้อเสนอแนะ
เนื่องจากผู้ทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง บันทึกข้อมูลรายละเอียดของการขอซื้อ/ขอจ้าง ไม่ ถูกต้อง ครบถ้วน ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ข้อ 22 จึงมีการจัดทำแบบควบคุมความถูกต้องของเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ เพื่อเป็นข้อเสนอแนะ ในการปฏิบัติได้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหน่วยงาน
Views: 159
