- ความเป็นมาและความสำคัญ
เนื่องด้วยการการตรวจนับพัสดุประจำปีนับว่าเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารจัดการพัสดุ ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้าง และการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ 2560 ข้อ 213 และ 214 นั้น อาศัยอำนาจตามมาตรา 24 แห่งพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ พ.ศ 2535 จึงกำหนดแนวปฎิบัติการตรวจนับพัสดุประจำปี ซึ่งกำหนดให้เริ่มปฎิบัติงานภายในเดือนสิงหาคมของทุกปี เพื่อทำหน้าที่ตรวจนับพัสดุประจำปีของหน่วยงานให้ถูกต้อง ครบถ้วนและเป็นปัจจุบันหากพบว่ามีพัสดุชำรุด เสื่อมสภาพ หรือสูญหายไป หรือพัสดุใดไม่มีความจำเป็นต้องใช้ในหน่วยงานต่อไปแล้ว ให้รายงานผลการตรวจไปยังส่วนพัสดุ เพื่อเสนออธิการบดีพิจารณาสั่งการให้ดำเนินการตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง
เนื่องจากที่ผ่านมาพบว่าการตรวจสอบพัสดุประจำปี มีปัญหาดังนี้
1.พัสดุที่ได้จำหน่ายออกไปแล้วแต่ยังพบว่ามีรายการอยู่ในทะเบียน
2.ทรัพย์สินที่มีการโอนย้ายมีสถานะที่ตั้งไม่ถูกต้อง ไม่ตรงตามครุภัณฑ์ที่มีอยู่จริง
3.แต่ละฝ่ายไม่มีข้อมูลการจำหน่ายออกครุภัณฑ์ในแต่ละปี
ทั้งนี้แบบปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพระบบงานโอนย้ายพัสดุจึงเป็นเครื่องมือสนับสนุนการบริหารจัดการพัสดุภายในศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บข้อมูลพัสดุที่จำหน่ายออก หรือโอนย้ายที่ตั้งของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ให้มีความถูกต้องสามารถให้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการตรวจสอบพัสดุประจำปีได้
วัตถุประสงค์
1. เพื่อให้การตรวจสอบพัสดุประจำปี ของหน่วยงานศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ถูกต้อง ครบถ้วนมีสถานะตรงตามทะเบียนทรัพย์สินที่ครอบครองจริงทุกรายการ
2. เพื่อตรวจสอบพัสดุในความครอบครองหรือดูแล ว่ามีพัสดุอยู่ตรงกับทะเบียนทรัพย์สินของหน่วยงานหรือไม่
3. เพื่อตรวจสอบว่ามีพัสดุใดชำรุด เสื่อมสภาพ หรือสูญหายไปเพราะเหตุใดหรือพัสดุใดไม่จำเป็นต้องใช้ในมหาวิทยาลัยต่อไปแล้ว
4. เพื่อให้ผู้ปฎิบัตงานใช้เป็นแนวทางในการปฎิบัติงานในทิศทางเดียวกัน
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1. ทรัพย์สินที่มีการโอนย้ายมีสถานะที่ตั้งถูกต้อง ตรงตามรายการครุภัณฑ์ที่มีอยู่จริง
2. รายการครุภัณฑ์ที่ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาถือครองถูกต้องครบถ้วนตามรายการทะเบียนที่ส่วนพัสดุดูแล
3. มีความสะดวก รวดเร็ว ลดเวลาในการตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี
ขอบเขตของผลงาน
กระบวนการปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพรายการทรัพย์สินกรณีที่มีการโอนย้ายที่ตั้งครอบคลุมเฉพาะพัสดุที่โอนย้ายที่ตั้งของทุกฝ่าย ตลอดจนพัสดุในความรับผิดชอบของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เท่านั้น
คำนิยาม
- การโอนย้ายพัสดุ หมายถึง การเคลื่อนย้าย หรือเปลี่ยนแปลงเจ้าของหรือความรับผิดชอบพัสดุจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง
- ระบบบริหารจัดการพัสดุ หมายถึง ระบบที่สามารถเข้าใช้งานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ Smart phone ที่สามารถเข้าหน้าโปรแกรมได้ที่URL:https://asset.wu.ac.th เพื่อให้ทราบข้อมูลการดำเนินงานของส่วนพัสดุ
3. แบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สิน หมายถึง รายงานพัสดุที่ขอโอนย้ายซึ่งได้กรอกข้อมูลรายการโอนย้ายพัสดุเรียบร้อยแล้ว
2. การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)
2.1 การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง
ตารางคัดเลือกกระบวนการเพื่อเพิมประสิทธิภาพรายการทรัพย์สินที่มีการโอนย้ายที่ตั้ง
| ชื่อกระบวนการ | เกณฑ์การคัดเลือกและน้ำหนัก | ||||
| นโยบายของผู้บริหาร (20%) | ผู้รับบริการไม่พึงพอใจ (20%) | มีข้อร้องเรียนบ่อย (30%) | มีหลายขั้นตอน (10%) | มีความสูญเสียมาก (20%) | |
| การปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพรายการทรัพย์สินกรณีที่มีการโอนย้ายที่ตั้ง | ให้กระบวน การตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำ ปีเป็นไปตามกำหนดตามระยะเวลาของส่วนพัสดุกำหนดและถูกต้องครบถ้วนตรงตามการถือครอง | ทำให้คณะ กรรมการตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปีต้องทำการตรวจสอบครุภัณฑ์หลายครั้ง | ครุภัณฑ์ที่มีไม่ตรงกับสถานะที่ตั้งและผู้ดูแล ตลอดจนชำรุดและสูญหายโดยไม่มีการตัดรายการออกจากทะเบียนทรัพย์สิน | มีการส่งข้อมูลมาจากส่วนพัสดุให้ตรวจสอบปีละหลายครั้ง | เสียเวลาในการตรวจสอบครุภัณฑ์หลายครั้งและอาจมีการตั้งคณะกรรมการสอบสวนข้อเท็จจริงกรณีพัสดุสูญหาย |
2.2 การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย SIPOC Model
กระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพรายการทรัพย์สินกรณีที่มีการโอนย้ายที่ตั้ง นำมาเป็นตารางการวิเคราะห์ SIPOC ดังนี้
| Supplier | Input | Process | Output | Customer |
| -บุคลากรศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาที่จัดทำใบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สิน -เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปที่รับผิดชอบจัดทำแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สิน -เจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาที่ส่งเอกสารผ่านระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล (DOMS) -เจ้าหน้าที่ส่วนพัสดุรับดำเนินการต่อ | -ใบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สิน -แบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สิน -เจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาที่ส่งเอกสารผ่านระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล (DOMS) | รายละเอียดเขียนเป็น Flow Chart ในข้อ 3.3.2 | – รายงาน/ทะเบียนการโอนย้าย และจำหน่ายออกพัสดุ ประจำปี ของศูนย์บรรณสารฯที่มีความถูกต้อง ครบถ้วน สามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้ | -เจ้าหน้าที่ส่วนพัสดุที่ดูแลฐานข้อมูลพัสดุของมหาวิทยาลัยได้ข้อมูลถูกต้องครบถ้วน -คณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปีของศูนย์บรรณสารฯ |
| ตัวชี้วัดนำ จำนวน 17ชุด/ 195 รายการ | ตัวชี้วัดนำ ข้อมูลถูกต้องและครบถ้วนตามที่กำหนด | ตัวชี้วัดนำ ระยะเวลาการดำเนินงาน 3 วันทำการ | ตัวชี้วัดตาม ระยะเวลา1รอบต่อปีงบประมาณ ร้อยละของการตรวจสอบ ไม่น้อยกว่า 80 เปอร์เซ็น | ตัวชี้วัดตาม ร้อยละ100 เปอร์เซ็น |
2.3 การวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข
2.3.1 การวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรค
2.3.1.1 เมื่อมีการเคลื่อนย้ายครุภัณฑ์หรือเปลี่ยนที่ตั้งหรือหน่วยงานใหม่ครอบครอง ไม่มีการ
จัดทำแบบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สิน เพื่อแจ้งให้ส่วนพัสดุแก้ไขข้อมูลในระบบ
2.3.1.2 เมื่อครุภัณฑ์ชำรุดนำไปส่งซ่อมแซมโดยไม่ประสานผู้รับผิดชอบหลักของหน่วยงาน
2.3.1.3 กรณีบาร์โค้ดหลุดต้องแจ้งผู้รับผิดชอบหลักของหน่วยงงานเพื่อประสานส่วนพัสดุออก
บาร์โค้ดใหม่มาติดทดแทน
2.3..1.4 ครุภัณฑ์บางรายการหน่วยงานอื่นใช้งานอยู่ประจำ เมื่อเปลี่ยนที่ตั้งหรือสูญหายไม่มี
การแจ้งผู้รับผิดชอบดูแล
2.3.2 แนวทางแก้ไขปัญหาและอุปสรรค
| ลำดับที่ | ปัญหา อุปสรรค | แนวทางแก้ไข |
| 1 | ข้อมูลทรัพย์สินไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน ใส่รายละเอียดไม่ครบถ้วนตรงตามรายการครุภัณฑ์ | ควรใส่รายละเอียดให้ครบถ้วนโดยใส่บาร์โค้ดในระบบเพิ่มรายการโอนย้ายพัสดุซึ่งจะได้ข้อมูลรายละเอียดของครุภัณฑ์ครบถ้วนที่สุด |
| 2 | ทรัพย์สินที่มีการโอนย้ายมีสถานะที่ตั้งถูกต้อง ตรงตามรายการครุภัณฑ์ที่มีอยู่จริง | ถ้าจะมีการโอนย้ายครุภัณฑ์ทุกประเภทต้องจัดทำใบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สินทุกรายการ |
| 3 | รายการครุภัณฑ์ที่ศูนย์บรรรสารและสื่อการศึกษาถือครองถูกต้องครบถ้วนตามรายการทะเบียนที่ส่วนพัสดุดูแล | จัดทำแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สินทุกครั้งส่งให้ส่วนพัสดุปรับข้อมูลในฐานระบบการถือครองครุภัณฑ์ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาให้เป็นปัจจุบัน |
2.4 การจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan)
แผนปฏิบัติการปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพรายการทรัพย์สินกรณีที่มีการโอนย้าย
| ลำดับที่ | กิจกรรม | ผู้รับผิดชอบ | ปี 2566 | ||||||
| มี.ค. | เม.ย. | พ.ค. | มิ.ย. | ก.ค. | ส.ค. | ก.ย. | |||
| 1 | แต่งตั้งคณะทำงาน/ที่ปรึกษา | อมราพร ศรีสุวรรณ | / | ||||||
| 2 | กำหนดวัตถุประสงค์ของกระบวนการ | อมราพร ศรีสุวรรณ | / | ||||||
| 3 | กำหนดผลลัพธ์/ตัวชี้วัดของกระบวนการ | อมราพร ศรีสุวรรณ/ส่วนพัสดุ/คณะกรรมการ | / | / | |||||
| 4 | ออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ | อมราพร ศรีสุวรรณ | / | ||||||
| 5 | ประชุมผู้เกี่ยวข้องเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น | พนักงานผู้จัดทำใบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สิน | / | / | / | ||||
| 6 | นำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติ | อมราพร ศรีสุวรรณ/ผู้จัดแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สิน | / | / | / | / | / | ||
3. การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการและลงมือปฏิบัติ (Do – D)
3.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ของกระบวนการ
เนื่องจากในแต่ละปีงบประมาณในช่วงปลายไตรมาสที่ 4 ทางส่วนพัสดุจะส่งรายการครุภัณฑ์มาให้หน่วยงานตรวจสอบสถานะเป็นประจำทุกปี โดยให้ตรวจสอบครุภัณฑ์ที่หน่วยงานถือครอง ทั้งหมด 100 เปอร์เซ็น ที่ครอบครอง ซึ่งทุกๆปีจะเกิดปัญหาหาครุภัณฑ์ไม่พบตามบาร์โค้ดที่ส่งมา บางรายการเคยให้สถานะว่าโดนจำหน่ายไปแล้วยังปรากฎรายการซ้ำๆหรือครุภัณฑ์บางรายการผู้ดูแลไม่เคยรู้จักครุภัณฑ์รายการนั้นมาก่อน ทำให้เกิดปัญหารายการครุภัณฑ์คงเหลือที่ไม่ได้รับการตรวจสอบหลายร้อยรายการค้างในระบบ ต้องมีการส่งข้อมูลกลับมาให้ตรวจสอบอีกหลายครั้ง ทำให้เสียเวลาเพราะต้องตรวจเต็มพื้นที่ทุกครั้งหรือตรวจหาของในพื้นที่ที่ให้สถานะว่าอยู่แหล่งที่ตั้งใดแต่ก็ยังหาไม่เจอ หรือตรวจแล้วสถานะผู้ดูแลเป็นคนละคนกัน
ทั้งนี้เมื่อมีการปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพรายการทรัพย์สินกรณีที่มีการโอนย้ายที่ตั้ง เพื่อใช้แบบแจ้งการโอนย้ายทรัพฑ์สินไปให้ส่วนพัสดุลงข้อมูลในระบบ จึงทำให้ลดปัญหาในเรื่องของข้อมูลครุภัณฑ์มีอยู่จริง มีแหล่งที่ตั้งตรงตามการใช้งาน มีผู้ดูแลถูกต้อง และครุภัณฑ์มีสภาพพร้อมใช้งาน ส่งผลให้เมื่อมีการตรวจสอบข้อมูลครั้งใดก็จะตรวจพบและมีครุภัณฑ์อยู่จริงและตรงกับทะเบียน(บาร์โค้ด)ที่ติดไว้ ทำให้ลดขั้นตอนในการตรวจสอบประจำปี เมื่อตรวจแล้วไม่ต้องเสียเวลาเปลี่ยนสถานะหลายหัวเรื่อง ลดเวลาในการทำงาน ไม่มีการส่งข้อมูลครุภัณฑ์คงค้างในระบบกลับมาให้ตรวจสอบหลายครั้ง คณะกรรมการทุกคนพร้อมเพียงกันในการตรวจสอบและลงตรวจในพื้นที่จริงทั้ง 100 เปอร์เซ็น ทำให้การตรวจครุภัณฑ์ประจำปีมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดการตั้งคณะกรรมการตรวจสอบหรือการชี้แจงเหตุผลประกอบการตรวจสอบเหมือนครั้งก่อนๆที่ผ่านมา
3.2 การกำหนดผลลัพธ์/ตัวชี้วัดของกระบวนการ
Output :
- เพื่อให้การตรวจนับพัสดุประจำปีรวดเร็ว มีความถูกต้อง ครบถ้วน ครุภัณฑ์มีครบตรงตาม รายการทรัพย์สินที่หน่วยงานถือครอง
- การตรวจสอบพัสดุประจำปี สามารถดำเนินการได้ตามระยะเวลาที่กำหนด
Outcome :
- ช่วยให้การปฎิบัติงานของผู้ตรวจนับพัสดุประจำปีเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
- ช่วยให้หน่วยงานนำข้อมูลจากการตรวจนับครุภัณฑ์ที่ได้ไปประกอบการวางแผนการดำเนินงานในอนาคตได้
3.3 การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ
แนวทางการออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ ควรพิจารณาในเรื่องต่าง ๆ เหล่านี้ เช่น
- เพื่อให้ฐานข้อมูลทรัพย์สินของมหาวิทยาลัย ซึ่งประกอบด้วยรายการพัสดุ ชื่อผู้ดูแล และสถานที่ตั้งพัสดุ มีความถูกต้อง ครบถ้วน ตรงกับความเป็นจริง และเพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบพัสดุประจำปี 2566
- ส่วนพัสดุขอความร่วมมือจากพนักงานให้ตรวจสอบรายการพัสดุที่ตนเองเป็นผู้ดูแลพัสดุ หากพบว่ามีรายการพัสดุไม่ถูกต้อง ขอให้แจ้งโอนย้ายพัสดุ ได้ในเดือนสิงหาคม 2566 นี้
- ใช้ระบบบริหารจัดการพัสดุ (Asset Management)
- พนักงานผู้ดูแลพัสดุทุกคนต้องจัดส่งเอกสารใบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สินให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบดำเนินการให้หรือดำเนินการเองก็ได้ตามระบบโดยใช้ระบบบริหารจัดการพัสดุ (Asset Management)
- จัดทำบันทึกข้อความ เรื่องขอความร่วมมือตรวจสอบรายการพัสดุที่ระบุชื่อพนักงานเป็นผู้ดูแล แจ้งเวียนผ่านระบบบริหารจัดการ DOMS
- แบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สินหัวหน้าหน่วยงานเป็นผู้อนุมัติ เช็คได้ว่าทำตามกำหนดระยะเวลาหรือไม่
- ใช้แบบใบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สินและแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สิน
- พนักงานเข้าไปจัดทำตามขั้นตอนปฎิบัติในคู่มือการตรวจสอบรายการพัสดุ และคู่มือการโอนย้ายรายการพัสดุ ที่ส่วนพัสดุแนบส่งมาด้วย
- ส่วนพัสดุนำข้อมูลที่ส่งไปปรับปรุงข้อมูลพัสดุในฐานข้อมูลทรัพย์สินของมหาวิทยาลัย (ระบบ SAP) ต่อไป
- จัดทําเป็นเอกสาร Workflow ที่มาตรฐานไว้ พร้อมทั้งมีระบบบริหารจัดการพัสดุไว้ในระบบสารสนเทศเรียบร้อยแล้ว
วิธีการออกแบบหรือปรับปรุงกระบวนการในข้อนี้ อาจจะทำได้ดังนี้
3.3.1 เครื่องมือในวิเคราะห์ พัฒนาหรือปรับปรุงกระบวนจัดทำ workflow ไว้ให้ผู้ปฎิบัติเรียบร้อย
3.3.2 กระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงใหม่
3.3.3 เปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนงานใหม่
| กระบวนการเดิม | กระบวนการใหม่ |
| -บางฝ่ายไม่จัดทำใบขอโอนย้ายทรัพย์สินหรือแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สิน | -มีการจัดทำใบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สินจากฝ่ายต่างๆหรือแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สิน |
| -เมื่อมีการโยกย้ายครุภัณฑ์จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงรายการการโอนย้ายและจัดทำเอกสารอะไรเลย | -มีการส่งเรื่องผ่านระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล DOMS เพื่อเสนอผู้อำนวยการพิจารณาอนุมัติ |
| -ข้อมูลการโอนย้ายก็ไม่ได้ส่งให้ส่วนพัสดุดำเนินการเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูลทะเบียนทรัพย์สินของมหาวิทยาลัยและไม่เป็นปัจจุบัน | -ต้นฉบับจริงส่งส่วนพัสดุดำเนินการแก้ระบบข้อมูลลงในฐานระบบทะเบียนทรัพย์สินของมหาวิทยาลัย และเป็นปัจจุบัน |
| มีทะเบียนทรัพย์สินของแต่ละฝ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน ควรเอาเข้า google sheet เพื่อให้ทุกฝ่ายสามารถตรวจสอบได้ อาจจะเริ่มทำจากรายการที่โอนย้ายก่อน |
3.4 การนำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฎิบัติ
กระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพรายการทรัพย์สิน กรณีที่มีการโอนย้ายที่ตั้ง ได้นำไปใช้กับพนักงานผู้ดูแลพัสดุของหน่วยงาน หากประสงค์จะขอโอนย้ายรายการทรัพย์สินทุกครั้ง ผู้ปฎิบัติงานสามารถกรอกข้อมูลได้สะดวก รวดเร็วและง่ายขึ้นซึ่งทำให้พนักงานและหน่วยงาน สามารถเข้าดูฐานข้อมูลผ่านระบบบริหารจัดการพัสดุ (Asset Management) ได้ตลอดเวลา ซึ่งในฐานข้อมูลจะระบุทรัพย์สินของมหาวิทยาลัย ที่ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาถือครอง ซึ่งประกอบด้วยรายการพัสดุ ชื่อผู้ดูแลพัสดุ และสถานที่ตั้งพัสดุ มีความถูกต้อง ครบถ้วน ตรงกับความเป็นจริงและเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวตสอบพัสดุประจำปี 2566 ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4. การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check – C)
ในการตรวจสอบผลการปรับปรุงอาจดำเนินการ ดังนี้
- จัดเก็บแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สินที่มีเลขที่เอกสารอว.กำกับ ของหน่วยงานศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาไว้ในแฟ้มเอกสารเพื่อไว้ตรวจสอบอ้างอิงในระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล DOMS เพื่อยืนยันกับระบบบริหารพัสดุได้ตรงกัน
- ผลการดำเนินการตรวจสอบครุภัณฑ์ในปีงบประมาณถัดไป ลดปัญหาการส่งข้อมูลให้หน่วยงานตรวจสอบสถานะรายการตรวจนับไม่พบหลายรอบและข้อมูลที่ตรวจไปแล้วต้องมีสถานะครบถ้วนตรงตามรายการที่หน่วยงานถือครองอยู่จริง
- เมื่อมีกระบวนการจะทำให้ลดเวลาในการตรวจสอบทรัพย์สินประจำปีขึ้นจากตรวจสามรอบเหลือสองรอบหรือข้อมูลที่ตรวจสอบรายการครุภัณฑ์อาจใส่สถานะได้ถูกต้อง ครบถ้วน
- จัดทำแบบฟรอม์ให้แต่ละฝ่ายบอกเหตุผลการโอนย้ายหรือจำหน่ายออกให้ชัดเจน
ทั้งนี้ อาจทำแผ่นตรวจสอบ (Check Sheet) เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ
สรุปแบบประเมินผลความพึงพอใจ การปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทิภาพรายการทรัพย์สินกรณีที่มีการโอนย้ายที่ตั้ง
5. การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)
ควรมีผู้รับผิดชอบหลักของทุกฝ่าย 1 คนที่รับผิดชอบหลักในการจัดทำใบขอโอนย้ายรายการทรัพย์สิน เพื่อไม่ให้เกิดการคลาดเคลื่อนของข้อมูลทรัพย์สินที่ทุกฝ่ายถือครองและข้อมูลในระบบไม่ถูกต้อง ตรงตามครุภัณฑ์ที่มีอยู่จริง
5.2 การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน
มีการจัดทำแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สิน หน่วยงานศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาส่งไปส่วน
พัสดุทุกครั้งที่มีการขอโอนย้ายรายการทรัพย์สิน เพื่อการตรวจสอบพัสดุในความครอบครองหรือดูแล ว่ามีตัวอยู่ตรงกับทะเบียนทรัพย์สินของหน่วยงาน
6. สรุปและข้อเสนอแนะ
6.1 สรุปผลการดำเนินงาน
- คู่มือการปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพรายการทรัพย์สินกรณีที่มีการโอนย้ายที่ตั้ง เมื่อนำมาใช้จริงจะทำให้การตรวจนับพัสดุประจำปี ดำเนินการได้รวดเร็วขึ้นมีความถูกต้องของข้อมูล ที่เป็นปัจจุบัน และสามารถควบคุมสินทรัพย์ในความรับผิดชอบของหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
6.2 ข้อเสนอแนะ
เนื่องจากสภาพปัจุบันมีทะเบียนครุภัณพ์ที่ชำรุดเสื่อมสภาพตามการใช้งาน โดยจำหน่ายไปแล้วยังปรากฎในระบบและมีชื่อผู้ดูแลปรากฎอยู่ทำให้เกิดการตรวจสอบซ้ำซ้อนหลายรอบทั้งที่หาครุภัณฑ์ตัวนั้นไม่พบ ถ้าหากมีการจัดการแจ้งการขอโอนย้ายรายการทรัพย์สินและจัดทำแบบแจ้งการโอนย้ายทรัพย์สินทุกครั้งกรณีการมีการเปลี่ยนผู้ดูแลและหน่วยงานที่ครอบครองจะช่วยลดปัญหาการตรวจครุภัณฑ์ประจำปีได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
คณะกรรมการตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปีสามารถเข้าทำระบบบริหารจัดการพัสดุได้ทุกเวลา ในช่วงที่มีการเปิดระบบให้มีการตรวจสอบข้อมูลประจำปี ในช่วงเดือนสิงหาคม ของทุกปีงบประมาณ
Views: 63
