ระเบียงบรรณปันสาระ
บัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ถือเป็นหลักฐานทางราชการที่มีรูปแบบที่กำหนดไว้ชัดเจนในพระราชบัญญัติบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ พ.ศ. 2542 และมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์มีข้อบังคับว่าด้วยเครื่องแบบของพนักงานมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ พ.ศ. 2558 ซึ่งรวมถึงรายละเอียดการแต่งกายเครื่องแบบชุดปกติขาวสำหรับถ่ายรูปทำบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ด้วย
ซึ่งรายละเอียดการแต่งกายเครื่องแบบชุดปกติขาวสำหรับถ่ายรูปทำบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐนี้เป็นประเด็นที่ต้องการจะปรับปรุงประสิทธิภาพ เนื่องจากความต่างทางเพศ ศาสนา และเครื่องราชอิสริยาภรณ์ที่ได้รับล้วนเป็นส่งผลต่อการแต่งกาย เช่น เครื่องแบบพนักงานหญิง และชายจะต่างกัน พนักงานหญิงจะสวมเสื้อเชิ้ตสีขาวผูกเนคไทดำ หากเป็นหญิงมุสลิมต้องคลุมฮิหญาบสีดำสุภาพ เป็นต้น กอปรกับข้อจำกัดที่งานผลิตสื่อการศึกษามีชุดปกติขาวไม่ครอบคลุมทุกความต้องการ และด้วยภารกิจการให้บริการของงานผลิตสื่อการศึกษาเพื่อการเรียนการสอนที่มีหลายด้าน ทำให้ไม่สามารถให้บริการถ่ายภาพได้ในทุกเวลาตามที่ผู้ขอรับบริการต้องการ เมื่อผู้ที่ต้องการถ่ายภาพมาขอรับบริการโดยไม่ได้นัดหมายล่วงหน้าจึงส่งผลกระทบด้านคุณภาพการให้บริการและความพึงพอใจ
ดังนั้น จึงต้องการที่วิเคราะห์และพัฒนา ปรับปรุงกระบวนการการให้บริการถ่ายภาพบุคคลเพื่อทำบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ โดยเฉพาะการเตรียมตัวก่อนให้บริการถ่ายภาพ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ส่งผลกระทบต่อผู้ใช้โดยตรง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริการ ลดปัญหาการเสียเวลามาติดต่อถ่ายภาพ ผู้ขอรับบริการมีความเข้าใจและรับทราบถึงขั้นตอนการให้บริการจะช่วยให้การขอรับบริการและการให้บริการมีประสิทธิภาพและเกิดความพึงพอใจมากขึ้น ด้วย SIPOC Model ผ่านกระบวนการ PDCA
วิเคราะห์กระบวนการด้วย SIPOC Model
การวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคใช้เทคนิคการตั้งคำถามมาใช้ เริ่มจากตั้งประเด็นปัญหา และวิเคราะห์หาคำตอบใน 2 โจทย์ปัญหา คือ
จากนั้นนำมาสู่การหาแนวทางการแก้ไขปัญหาและอุปสรรค
จัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ
กำหนดผลลัพธ์/ตัวชี้วัดของกระบวนการ: ผู้ขอรับบริการมีข้อมูลการเตรียมตัว เข้าใจ และทราบวิธีการนัดหมายถ่ายรูปเพื่อทำบัตรฯ ผู้เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะส่วนทรัพยากรมนุษย์และองค์กรมีความเข้าใจ สามารถแนะนำการให้บริการถ่ายรูปบุคคลเพื่อทำบัตรฯ ได้
หลังจากได้ข้อมูลจากการวิเคราะห์กระบวนการด้วย SIPOC Model และนำเทคนิคการตั้งคำถามมาใช้ในการวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรค และแนวทางแก้ไขแล้ว ได้นำข้อมูลทั้งหมดมารวบรวม สังเคราะห์เป็นข้อมูล-ประเด็นสำคัญมาออกแบบสื่อสำหรับสื่อสารกับผู้ขอรับบริการ โดยกำหนดให้มีเนื้อหาครบถ้วนในแผ่นเดียว เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และได้ข้อมูลครบถ้วน ไม่ตกหล่น เป็นทั้งแนวปฏิบัติและเช็กลิสต์ก่อนถ่ายภาพในตัว ดังภาพ
สำหรับการทำสื่อเผยแพร่ หรือการประสานงานกับส่วนที่เกี่ยวข้องเพื่อทำความเข้าใจ อาจไม่ได้อยู่ในกระบวนการการให้บริการถ่ายภาพบุคคลเพื่อทำบัตรฯ โดยตรง แต่เป็นการประสานงานเบื้องหลังหรือก่อนหน้าเพื่อให้การให้บริการเป็นไปโดยสะดวก ราบรื่นขึ้น ซึ่งกระบวนการทำงานใหม่จะมีรูปแบบตาม flow chart โดยแยกการทำประชาสัมพันธ์แนวปฏิบัติแยกออกมา ดังนี้
หากมองเปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนการใหม่ตามภาพด้านล่าง จะพบว่ากระบวนการใหม่จะช่วยลดระยะเวลาในการสื่อสารเรื่องการเตรียมตัวชุดปกติขาว แต่จะเพิ่มขั้นตอนก่อนให้บริการถ่ายภาพแทน ซึ่งเป็นส่วนที่เจ้าหน้าที่/ผู้ให้บริการต้องดำเนินการ
1. การตรวจสอบการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ได้ข้อสรุป ดังนี้
2. แบบสอบถามประเมินความพึงพอใจ ออกแบบสอบถามเพื่อประเมินความพึงพอใจสื่อแนะนำ “แนวปฏิบัติการติดต่อนัดหมายและการเตรียมตัวถ่ายรูปบุคคล เพื่อทำบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์” จากบุคลากรหน่วยงานต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัย ผลการประเมิน ดังนี้
ข้อเสนอแนะเพิ่มเติม
การปรับปรุงแก้ไข
จากการออกแบบกระบวนการนำไปสู่การทดลองออกแบบสื่อแนะนำแนวปฏิบัติการติดต่อนัดหมายและการเตรียมตัวถ่ายรูปเพื่อทำบัตรเจ้าหน้าที่ของรัฐของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ที่งานผลิตสื่อการศึกษาเพื่อการเรียนการสอน ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาให้บริการ เพื่อปรับปรุงการให้บริการที่ดีขึ้น เพื่อเป็นข้อมูลให้กับผู้ขอรับบริการ เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้ขอรับบริการและผู้ให้บริการ ตลอดจนส่วนที่เกี่ยวข้องสามารถสรุปได้ว่า
ซึ่งนำไปสู่ข้อสรุปได้ว่า การเผยแพร่สื่อแนะนำแนวการปฏิบัติการติดต่อนัดหมาย และการเตรียมตัวถ่ายรูปเพื่อทำบัตรเจ้าหน้าที่ของรัฐของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ฯ ที่ออกแบบนั้นช่วยลดความสับสน สร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้ขอรับบริการและผู้ให้บริการ ตลอดจนหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ผู้ขอรับบริการสามารถใช้เป็นข้อมูลในการเตรียมความพร้อม และเข้าใจวิธีการติดต่อถ่ายรูปเพื่อทำบัตรฯ ซึ่งจะช่วยลดจำนวนผู้มาติดต่อขอรับบริการถ่ายรูปโดยไม่ได้นัดหมายล่วงหน้า ส่งผลต่อภาพรวมการให้บริการ และช่วยเสริมสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี มีความเข้าใจ และให้บริการภายใต้มาตรฐานเดียวกัน ช่วยให้การบริการดี มีประสิทธิภาพขึ้นได้
Visits: 61
