Microsoft Excel : ไมโครซอฟท์ เอ็กซ์เซลล์ (โปรแกรมการคำนวณ)

เพื่อทำงานเอกสารได้ง่าย สะดวก รวดเร็วขึ้น การเรียนรายวิชา MICROSOFT003 ใน ThaiMOOC จึงจำเป็น

Microsoft Excel เด่นด้านการคำนวณ  ทำตารางคำนวณ ทำกราฟ วิเคราะห์ข้อมูล รองรับการเขียนสูตรคำนวณที่ซับซ้อน และทำ Pivot Table ได้ (Pivot Table คือ สรุปผลข้อมูลจากตารางที่มีข้อมูลมากมาย ดูยาก นำมาสรุปตามความคิดของเรา ตามเงื่อนไขที่เราเลือก ให้ดูง่ายขึ้นโดยพลิกแพลงมุมมองเพื่อให้เห็นข้อมูลในมุมมองที่น่าสนใจ เข้าใจง่าย และเอาไปสร้างเป็นกราฟได้ด้วย)

Microsoft Excel ต่างจากโปรแกรม Office อื่นอย่างไร?

• การวิเคราะห์ คำนวณ ทำได้ง่าย โดยสูตรคำสั่ง
• การจัดการข้อมูลในรูปแบบตารางที่เรียกว่า Spreadsheet
• การนำข้อมูลดิบในตารางมาแสดงผลในรูปแบบที่ทำให้เราเข้าใจง่ายขึ้น เช่น สร้างกราฟ หรือ Pivot Table

คุณสมบัติที่สำคัญในโปรแกรม Excel

1. คำนวณ บวก ลบ คูณ หาร รวมทั้งสูตรคำนวณอื่น ๆ และจุดเด่นคือผลลัพธ์ของการคำนวณจะเปลี่ยนแปลงตามข้อมูลที่ใส่ลงไป
2. ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับการเงินหรือการตัดสินใจ สามารถป้อนฟังก์เกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่
3. นำข้อมูลที่ป้อนในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที รูปแบบกราฟมีให้เลือกใช้งานหลายรูปแบบตามความเหมาะสม เช่น กราฟแท่ง กราฟวงกลม
4. ตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟข้อมูลด้วยภาพสีและรูปแบบตัวอักษรต่าง ให้สวยงามและแยกข้อมูลง่ายขึ้น
5. การจัดเรียงลำดับ เลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้
6. พิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ง่ายต่อการสร้างรายงาน
7. การแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจเพื่อนำมาแสดงในโฮมเพจ

Keyboard Shortcut คีย์ลัดช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้น

• กด Alt แล้วตามด้วยอักษรที่ขึ้นมา เพื่อเรียกใช้งาน Ribbon และ Quick Access Toolbar
• Ctrl + ลูกศร = วิ่งไปสุดทาง
• Ctrl + Shift + ลูกศร = เลือกพื้นที่ไปสุดทาง
• Ctrl+c = copy
• Ctrl+x = cut
• Ctrl + v = paste
• Ctrl+z = undo
• Ctrl+Shift+L = Filter on/off
• Ctrl+1 = Format Cell / Format ส่วนประกอบของกราฟ
• นอกจากนี้ยังมี Set เอาไว้เปลี่ยน Number Format ซึ่งมีวิธีการจำที่น่าสนใจมาก 
  • Ctrl+% เพื่อแปลงเป็นหน่วย % (กด Ctrl+Shift+5 เพราะ Shift +5 คือตัว % แต่ถ้าต้องจำว่า Ctrl+Shift+5 จะจำไม่ได้)
  • Ctrl+^ เพื่อแปลงเป็นเลข Scientific E ยกกำลัง (เพราะ ^ เป็นเครื่องหมายยกกำลัง)
  • Ctrl+$ เพื่อแปลงเป็นรูปแบบสกุลเงิน
  • Ctrl+# เพื่อแปลงเป็นวันที่ (เพราะในโปรแกรม Access ใส่วันที่ในเครื่องหมาย #)
  • Ctrl+@ เพื่อแปลงเป็นเวลา เพราะ เครื่องหมาย@ ระบุว่า ณ กี่โมง
  • Ctrl+: Stamp เวลาปัจจุบัน เครื่องหมายคั่น ชม:นาที (ส่วน Ctrl+; = stamp ค่าวันที่ปัจจุบัน)
  • Ctrl+* เลือกข้อมูลใน Range ทั้งหมด * แทนความหมายว่าทั้งหมดในภาษาฐานข้อมูล
• F2 = Edit สูตร
• F3 = Paste ชื่อที่ตั้งไว้
• F4 = ใส่ $ ใน Cell Reference (เมื่อกำลัง edit สูตร) / Repeat Action ล่าสุด

10 เทคนิคการใช้ Excel ที่จะให้ชีวิตดูง่ายขึ้นอีกเท่าตัว

• Ctrl + PgDn และ Ctrl + PgUp = ข้ามจากแผ่นงานหนึ่งไปยังอีกแผ่นงานหนึ่ง
• Ctrl + ลูกศร = ข้ามจากข้อมูลในแถวท้ายสุด ไปยังข้อมูลแถวถัดไป
•  Ctrl + Shift +ลูกศร = คลุมดำข้อความที่ต้องการ
• ปุ่มลัดในการแปลงค่า
  • Ctrl + Shift + ! = เปลี่ยนให้เป็นจุดทศนิยมสองตัว
  • Ctrl + Shift + $ = แปลงสกุลเงินเป็นดอลลาร์
  • Ctrl + Shift + % = เปลี่ยนเป็นเปอร์เซ็นต์
• F4 = ล็อคเซลล์
• CountIF และ SumIF = รวมผลลัพธ์
• ดับเบิลคลิก = คัดลอก ดับเบิลคลิกที่กล่องเล็ก ๆ มุมขวาล่างของเซลล์ก็จะทำการคัดลอกข้อมูล
• & = ใช้กรณีที่ต้องการรวมข้อความ เช่น ให้กด =[คอลัมม์ชื่อ]&” “&[คอลัมม์นามสกุล] กด space bar
• LEFT, RIGHT และ LEN = ลบข้อมูล
  • LEFT (ข้อความต้นฉบับ,จำนวนอักขระ)
  • LEN (นับจำนวนตัวอักษร)
  • RIGHT (ข้อความต้นฉบับ,จำนวนอักขระ)
• RAND = สร้างค่าสุ่ม สูตรคือ RAND() ใช้สร้างค่าสุ่มระหว่างค่า 0-1 วงเล็บให้ปล่อยว่างไว้

มารู้จัก Function กันเถอะ

Function คืออะไร? คือ สูตรสำเร็จรูป ที่มีหน้าที่ทำสิ่งต่าง ๆ ที่กำหนดให้ง่ายขึ้น ตามแต่ฟังก์ชั่นนั้น ๆ เช่น ถ้าเราอยากหาค่าเฉลี่ยของข้อมูลในช่อง A1 ถึง A5

• ไม่ใช้ Function ต้องเขียนสูตร = (A1+A2+A3+A4+A5)/5
• ใช้ Function เขียน =AVERAGE(A1:A5) ได้คำตอบเดียวกัน แต่ง่ายกว่า

Function ที่ควรทำความรู้จัก

• กลุ่มคำนวณ
  • SUM = หาผลรวมของข้อมูลที่เป็นตัวเลข
  • COUNT = นับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวเลข
  • COUNTA = นับจำนวนข้อมูลที่ไม่ใช่ช่องว่าง
  • MAX/MIN = หาค่ามากสุด/น้อยสุด
  • LARGE/SMALL = หาค่ามากสุด/น้อยสุด ลำดับที่ xx
  • AGGREGATE = สรุปผลข้อมูล มีหลาย option เช่น ไม่สนใจช่องที่ซ่อนอยู่ ไม่สนใจค่า error เป็นต้น
  • INT = ตัดทศนิยมทิ้ง เหลือแต่จำนวนเต็ม
  • MOD = หาเศษจากการหาร
  • ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN = ปัดทศนิยม
  • SUMPRODUCT = จับคู่คูณ หาผลรวม
  • SUMIFS = หาผลรวมตามเงื่อนไข
• กลุ่มตรรกะ
  • AND/OR/NOT = เชื่อมตรรกะ TRUE/FALSE
  • IF = ตรวจสอบเงื่อนไข ถ้าจริงใช้สูตร 1 ถ้าไม่จริงใช้สูตร 2
  • ISERROR = เช็คว่าค่า Error หรือไม่
  • ISNUMBER = เช็คว่าค่าเป็นตัวเลขหรือไม่
  • CHOOSE = เลือกว่าจะใช้สูตรไหนคำนวณ
• กลุ่ม Lookup & Reference
  • VLOOKUP (Exact และ Approximate Match) = Map ข้อมูลคำค้นหาดึงจากตารางอ้างอิง
  • MATCH = หาว่าคำค้นอยู่ลำดับที่เท่าไหร่
  • INDEX = ให้ Cell Reference กลับมาเมื่อรู้พิกัดแถว/คอลัมน์ (ใช้คู่กับ)
  • ADDRESS = แปลงลำดับแถว/คอลัมน์ เป็น Text ที่เป็น Cell Reference
  • INDIRECT = แปลง Text ที่เป็น Cell Reference ให้เป็น Cell Reference จริง ๆ
  • OFFSET = เลื่อน/ปรับขนาด Cell Reference
  • ROW/COLUMN = หาว่าอยู่แถว/คอลัมน์ที่เท่าไหร่
• กลุ่ม Text LEN = นับจำนวนอักขระ
  • TRIM = ตัดช่องว่างส่วนเกิน
  • LEFT/MID/RIGHT = ตัดคำจากทิศทางต่าง ๆ
  • FIND/SEARCH = ค้นหาคำที่ต้องการว่าอยู่อักขระที่เท่าไหร่
  • SUBSTITUTE = แทนที่คำเมื่อรู้คำที่ต้องการแทนที่
  • REPLACE = แทนที่คำเมื่อรู้ตำแหน่งที่ต้องการแทนที่
  • TEXT = แปลงตัวเลข ให้กลายเป็น Text ตาม Custom Number Format ที่กำหนด
• กลุ่มวันที่และเวลา
  • TODAY = ให้ค่าวันที่ปัจจุบัน
  • DAY = ดึงค่าวัน จาก วันที่
  • MONTH = ดึงค่าเดือน จาก วันที่
  • YEAR = ดึงค่าปี จาก วันที่
  • DATE = สร้างวันที่ จาก วัน เดือน ปี
  • NETWORKDAYS = หาระยะเวลาวันทำงาน ไม่นับวันหยุด (นับวันเริ่ม)
  • WORKDAYS = หาวันสิ้นสุดงาน  เมื่อรู้ระยะเวลาวันทำงาน ไม่นับวันหยุด (ไม่นับวันเริ่ม)
  • NOW = ให้ค่าเวลาปัจจุบัน
  • HOUR = ดึงค่า ชั่วโมง จากเวลา
  • MINUTE = ดึงค่า นาที จากเวลา

เรียนจบคอร์สแล้วได้อะไรบ้าง

• ใช้ Excel ได้ง่ายขึ้น สะดวก และรวดเร็วขึ้น
• รู้จักคีย์ลัด นำไปใช้ง่านได้จริง ทำงานได้เร็ว
• มีความสุขกับการพิมพ์งานด้วย Excel
• รูปแบบงานที่ออกมาสวยงาม ดูง่าย

นี่คือเทคนิคที่ได้จากการเรียนรู้ และสามารถนำไปใช้ทำงานได้ คำสั่งไหนใช้บ่อยหน่อยก็จะทำให้จำได้ แต่ที่จดไว้ก็เป็นคำสั่งที่มีประโยชน์ ช่วยให้การพิมพ์เอกสารสะดวก รวดเร็ว สวยงามขึ้น น่าจะเป็นประโยชน์บ้างสำหรับผู้ที่จะนำไปใช้งานนะคะ

Reference: https://lms.thaimooc.org/courses/course-v1:MICROSOFT+MICROSOFT003+2021/about

Comments

comments