ระเบียงบรรณปันสาระ
การนำเสนอ คือ กระบวนการถ่ายทอดข้อมูล ข้อเท็จจริง ความรู้ ความคิดเห็น และความต้องการของผู้นำเสนอต่อผู้ฟัง ซึ่งมีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการนำเสนอ เพื่อความเข้าใจและจูงใจให้ผู้ฟังเชื่อ และเกิดความเข้าใจในระยะเวลาจำกัด โดยอาศัยเทคนิค สื่อ หรืออุปกรณ์ต่างๆ ประกอบการนำเสนอ อันจะทำให้การนำเสนอนั้นประสบผลสำเร็จได้ตามเป้าหมาย
วัตถุประสงค์การนำเสนอ
1.การนำเสนอเพื่อแจ้งให้ทราบ เป็นรูปแบบการนำที่ชี้แจงข้อมูล ข้อเท็จจริง รายงานความคืบหน้า รายงานผลสรุปการดำเนินงาน ต้องให้ความสำคัญต่อความชัดเจนของข้อมูล ปัญหาและอุปสรรคจนถึงผลลัพธ์ที่สำเร็จ
2.การนำเสนอเพื่อแสดงความคิดเห็น เป็นการนำเสนอที่แจ้งให้ผู้ฟังทราบถึงแนวคิด ความคิดเห็นที่สนับสนุนหรือคัดค้านแนวคิด วิธีการแบบเดิม รวมถึงความคิดเห็นใหม่ของผู้นำเสนอ
3.การนำเสนอเพื่อโน้มน้าวใจ เป็นการนำเสนอที่มีวัตถุประสงค์ในการใช้ความพยายาม เพื่อเปลี่ยนทัศนคติ ความเชื่อ ค่านิยม หรือพฤติกรรมของบุคคลอื่น โดยอาศัยเทคนิคทั้งวัจนภาษาหรือภาษาพูดและอวัจนภาษา หรือภาษากายที่มีอิทธิพล กระตุ้นบุคคลให้เกิดการยอมรับและยอมเปลี่ยนแปลงตามเป้าหมาย
4.การนำเสนอเพื่อขอความเห็นชอบ เป็นการนำเสนอในการบอกเล่าเรื่องที่ได้ ดำเนินการไปแล้วให้รับทราบ พร้อมเสนอข้อคิดเห็น ข้อสังเกต และคำแนะนำ เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงหรือพัฒนางาน
5. การนำเสนอเพื่อตัดสินใจหรืออนุมัติ เป็นการนำเสนอที่ต้องมีการเตรียมข้อมูล ข้อเท็จจริงอย่างรอบด้านและครบถ้วนกระบวนการดำเนินที่เป็นขั้นตอน เช่น การวิเคราะห์ SWOT ถึงจุดแข็ง-จุดอ่อน
รูปแบบการนำเสนอมี 6 รูปแบบ
รูปแบบที่ 1 จำนวนผู้นำเสนอ
1.1 แบบเดี่ยวหรือการนำเสนอด้วยบุคคลเดียว เป็นรูปแบบที่นิยมใช้มากที่สุด
1.2 แบบผู้นำเสนอจำนวน 2 คน เป็นการตกลงเพื่อแบ่งเนื้อหาการนำเสนอ
1.3 แบบผู้นำเสนอมากกว่า 2 คนขึ้นไป
รูปแบบที่ 2 จำนวนผู้ฟัง จำนวนผู้ฟังมีผลต่อการวางแผนการนำเสนอเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
รูปแบบที่ 3 ระดับความเป็นทางการ
3.1 ทางการ เป็นการนำเสนอที่มีรูปแบบที่ชัดเจน วางโครงสร้างการนำเสนออย่างรอบคอบและปิดท้ายการนำเสนอด้วยการถามตอบคำถาม
3.2 ไม่เป็นทางการ เป็นการนำเสนอเหมือนกับการพูดคุยกันระหว่างผู้ฟังและผู้นำเสนอ
รูปแบบที่ 4 ระดับความถี่ เป็นการนำเสนอเพียงครั้งเดียวมักจะมีความเป็นทางการและนำเสนอที่จัดขึ้นเป็นประจำมักมีความไม่เป็นทางการและผู้ฟังมักจะเป็นคนในหน่วยงานเดียวกัน
รูปแบบที่ 5 ระดับความสัมพันธ์
5.1 บุคคลในองค์การเดียวกัน ผู้ฟังและนำเสนอมีความคุ้นเคยกันนำเสนอจึงมีความเป็นทางการน้อยลง
5.2 บุคคลต่างองค์การกัน ผู้ฟังที่ผู้นำเสนอไม่เคยรู้จัก จุดประสงค์ของการนำเสนอเพื่อขาย หรือแบ่งปันข้อมูลกันในงานประชุมหรือสัมมนา
รูปแบบที่ 6 จากต่างสถานที่
6.1 การประชุมทางโทรศัพท์ มักไม่เป็นทางการ เน้นความสะดวกและจำนวนผู้เข้าร่วมที่ไม่มากนัก
6.2 การประชุมทางวิดีโอ มักมีจำนวนคนเข้าร่วมตั้งแต่ 15 คนขึ้นไป ต้องใช้ระบบทางเทคโนโลยีที่มีคุณภาพและความต่อเนื่องในการนำเสนอมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การเตรียมพร้อมก่อนนำเสนอ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน
1. ศึกษาวัตถุประสงค์ คือ การเตรียมเนื้อหาให้ตรงกับวัตถุประสงค์ นำเสนอกระชับ ตรงประเด็น น่าสนใจ
2. วิเคราะห์และเข้าใจผู้ฟัง คือ วิเคราะห์กลุ่มผู้ฟัง/แนวความคิด/ความคาดหวัง/ความรู้/ทัศนคติ/ภูมิหลัง
3. การวางแผนนำเสนอ คือ สิ่งแรกต้องเตรียมเนื้อหาให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายตามวัตถุประสงค์ และกำหนดขอบเขตเนื้อหาที่เข้าใจง่ายโดยการเรียงลำดับเนื้อหาโดยภาพรวมแบ่งเป็น เปิดการนำเสนอ บทนำ เนื้อหาและบทสรุป
4. การฝึกซ้อมเพื่อสร้างความมั่นใจ คือ การฝึกฝนให้เกิดความคล่องแคล่ว ความราบรื่นในการนำเสนอ
หลักการเลือกใช้สื่อและอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ คือ ผู้นำเสนอควรคำนึงถึงจำนวนของกลุ่มผู้ฟัง ความเหมาะสมของสถานที่ ประเภทของสื่อ ตลอดจน ความสามารถของผู้นำเสนอในการใช้สื่อและอุปกรณ์แต่ละประเภท เช่น สไลด์ powerpoint กับเครื่อง LCD Projector,เครื่องฉายภาพ 3 มิติ,กระดานขาว White Board หรือกระดานดำ เป็นต้น
ทักษะของผู้นำเสนอ
ทักษะในการคิด ผู้นำเสนอต้องใช้ความคิดพิจารณาเลือกใช้ข้อมูลและลำดับความคิดอย่างเป็นระบบ
ทักษะในการฟัง ผู้นำเสนอต้องใส่ใจในการเรียนรู้ผ่านการฟัง จะส่งผลให้ผู้นำเสนอสามารถสะสมองค์ความรู้ได้มากขึ้น
ทักษะการพูด ความชำนาญในการสื่อสารด้วยการพูดจะทำให้ลดข้อผิดพลาดและเสริมสร้างให้การถ่ายทอดข้อมูล
ทักษะการอ่าน ผู้นำเสนอจำเป็นต้องฝึกฝนตนเองให้เป็นผู้อ่านที่มีความเชี่ยวชาญ
ทักษะการเขียน การเขียนเป็นการแสดงความคิด ทัศนคติของผู้เขียนให้ผู้อ่านได้ทราบต้องระมัดระวังในการใช้ถ้อยคำ
บุคลิกภาพของผู้นำเสนอ
การควบคุมการใช้ทั้งภาษาพูด ภาษากายอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ตลอดจนสร้างความประทับใจและสนใจติดตามการฟังให้แก่ผู้ฟัง โดยไม่รู้สึกเบื่อหน่ายต่อการนำเสนอ เช่น การใช้ภาษา ,การใช้เสียง ,การใช้สายตา,การใช้ภาษาทางกาย และการแต่งกาย เป็นต้น
เทคนิคการตอบคำถาม
การตอบคำถามเป็นช่วงการนำเสนอหนึ่งที่ผู้นำเสนอควรให้ความใส่ใจ เพราะเป็นช่วงเวลาที่เปิดโอกาสให้เกิดการสื่อสารแบบสองทางอย่างสมบรูณ์ ขณะเดียวกันก็เป็นช่วงเวลาที่ผู้นำเสนอไม่สามารถซักซ้อมและในบางครั้งก็มักจะเผชิญกับข้อคำถามที่อาจจะไม่คาดคิด
ข้อพึงระวังในการนำเสนอ
การจัดการเวลานำเสนอ เป็นสิ่งที่สำคัญที่ผู้นำเสนอจำเป็นต้องทราบก่อนที่จะวางแผนการนำเสนอ เพื่อให้เกิดความมั่นใจในการบริหารเวลาให้ครบตามระยะเวลาที่ต้องนำเสนอ และต้องคิดแผนสำรองไว้หากเวลาการนำเสนอถูกลดลง โดยควรนำเสนอประเด็นที่สำคัญเพื่อให้ยังคงวัตถุประสงค์และเป้าหมายเดิมที่คาดหวังไว้
การรับมือกับผู้ฟัง ผู้นำเสนอต้องเรียนรู้ผู้ฟังเพื่อแสวงหาเทคนิคและวิธีการให้ผู้ฟังสนใจการนำเสนอตลอดเวลา
ที่มา https://lms.thaimooc.org/courses/course-v1:CMU+CMU017+2017/course/
เนื้อหาจากรายวิชาของ CMU: CMU017
เทคนิคการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ | Effective Presentation Technique
เจ้าของผลงาน ชื่นณัสฐา เสนาะโสตร์
Visits: 5329
