ซึ่งจากการที่ได้เรียนรู้ในรายวิชาดังกล่าวนี้ จึงขอแนะนำความรู้ในบางส่วนที่คิดว่าจะมีประโยชน์กับผู้ที่ทำงานในหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน ในเรื่องของการจัดการประชุมให้มีความคล่องตัว สำเร็จเรียบร้อยทั้งผู้จัดการประชุมและผู้เข้าร่วมการประชุมค่ะ
มาเรียนรู้หลักการ “การบริหารจัดการก่อนประชุม ขณะประชุม และหลังประชุม” กันค่ะ
เพื่อจะได้นำความรู้ไปประกอบเป็นแนวทางในการจัดการประชุมของผู้จัดการประชุมให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย
มาเรียนรู้กันเลยค่ะ
การบริหารจัดการก่อนประชุม ขณะประชุม และ หลังประชุม
- การบริหารจัดการก่อนประชุม ประกอบไปด้วย
- การวางแผนก่อนประชุม ต้องมีแนวทาง ดังนี้ คือ การพิจารณาทบทวนถึงปัญหาและตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายของการประชุม ประธานต้องเข้าใจถึงเป้าหมายและเข้าใจรู้เรื่องทุกอย่างดีที่สุด, ประธานต้องเป็นผู้ตัดสินใจว่าใครควรเป็นกรรรมการหรือผู้เข้าประชุม, ประธานจะต้องทำหน้าที่ตัดสินใจกำหนดวัน เวลา และสถานที่ประชุม, ประธานต้องกำหนดวาระการประชุม , มีการแจ้งเกี่ยวกับการประชุมให้สมาชิกรับทราบอย่างเป็นทางการ และต้องมีการตรวจสอบถึงความพร้อมทางกายภาพ เช่น สถานที่ เป็นต้น
- การกำหนดระเบียบวาระการประชุม ซึ่งระเบียบวาระการประชุม หมายถึง ลำดับรายการที่กำหนดไว้เสนอที่ประชุม สำหรับรูปแบบของวาระการประชุมนั้น เลขานุการจะต้องสอบถามจากประธานให้ชัดเจน ว่าเป็น แบบทางการ หรือไม่เป็นทางการ หรือเป็นรูปแบบที่หน่วยงานกำหนดเองโดยเฉพาะ
- สาระสำคัญของระเบียบวาระการประชุม มีดังนี้ คือ
• ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
• ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม เป็นการพิจารณารับรองการประชุมครั้งที่ผ่านมา ว่ามีการแก้ไขหรือไม่มีการแก้ไข
• ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง คือ สืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว ลักษณะของการรายงานผลปฏิบัติงานที่ผ่านมา
• ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอที่ประชุมพิจารณา เป็นหัวใจของการประชุม จะลงท้ายมติที่ประชุม เช่น “ที่ประชุมมีมติอนุมัติตามเสนอ” หรือ ที่ประชุมพิจารณาแล้วมีมติ….” ซึ่งจะต้องกระชับและชัดเจน
• ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) อาจเป็นเรื่องเร่งด่วนมิได้แจ้งล่วงหน้า
- การออกหนังสือเชิญประชุมและการนัดหมายการประชุม – รูปแบบของหนังสือเชิญประชุม มีดังนี้ คือ
– หนังสือเชิญประชุมภายนอก – ไม่แยกระเบียบวาระ
– หนังสือเชิญประชุมภายใน – ไม่แยกระเบียบวาระเช่นเดียวกัน
– หนังสือเชิญประชุมแบบแยกระเบียบวาระ – ใช้กับการประชุมที่มีระเบียบวาระหลายระเบียบ ไม่สามารถบรรจุในหนังสือเชิญประชุมได้ จึงแยกออกมาเป็น 1 ชุด
- การจัดเตรียมเอกสารการประชุมนั้น นอกจากจดหมายเชิญแล้ว อาจต้องจัดเตรียมเอกสารอื่น ๆ ส่งไปด้วย เช่น รายการประชุมครั้งที่แล้ว รายชื่อคณะกรรมการ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับวาระที่จะพิจารณาในที่ประชุม หรืออาจต้องมีเอกสารอ้างอิงประกอบเรื่องดังกล่าวด้วย เอกสารดังกล่าวควรเป็นสำเนาเอกสาร
- นอกจากนี้ควรจัดเตรียมด้านกายภาพ เช่น การจัดเตรียมสถานที่ห้องประชุม การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ และการจัดเตรียมที่นั่งประชุม เป็นต้น
2. การบริหารจัดการขณะประชุม ประกอบไปด้วย
- องค์ประกอบของการประชุม คือ ประธาน ผู้นำการประชุม เป็นผู้รับฟังความคิดเห็นของผู้เข้าประชุม ให้โอกาสผู้อื่นแสดงความคิดเห็น แต่ไม่ใช่สั่งการ และ องค์ประชุม คือ ผู้มีหน้าที่เข้าประชุมทุกคน หน้าที่ของผู้เข้าประชุมมีดังนี้ คือ ไม่ควรผูกขาดการพูดคนเดียว ไม่ควรพูดออกนอกเรื่อง ควรจะอภิปรายญัตติที่อยู่ในขอบเขตของวาระการประชุม ต้องเข้าใจจุดมุ่งหมายของการประชุม เลขานุการควรมีศิลปะในการดำเนินการประชุมให้ดูเป็นกันเองไม่ตึงเครียด ประธาน ต้องนำพาการประชุมไปสู่จุดหมายและปิดการประชุมได้โดยตลอดด้วยความเรียบร้อย
- มารยาทในการประชุมเบื้องต้นของผู้เข้าประชุม คือ ตรงต่อเวลา ยกมือขออนุญาตก่อนพูด คำถามควรสั้นรัดกุม ใช้คำสุภาพ การลุกจากที่นั่งควรเคารพประธานก่อน ตั้งใจฟังเรื่องที่ประชุม ศึกษารายงานก่อนเข้าประชุม และ ประธานจะเป็นผู้พิจารณาประเด็นการประชุม ประกาศผลการประชุม และ เป็นผู้ออกคำสั่งอนุญาตหรือหยุดการอภิปราย
- การดำเนินการประชุม – เมื่อครบองค์ประชุมแล้ว ประธานกล่าวเปิดการประชุม แล้วดำเนินการตามระเบียบวาระการประชุม ถ้าเป็นเรื่องต่อเนื่องจากครั้งก่อนให้มีการรับรองรายงานการประชุมก่อน แล้วจึงประชุมเรื่องใหม่ นอกจากนี้ประธานเสนอให้ผู้เข้าประชุมทราบ พิจารณา และลงมติในแต่ละวาระตามลำดับ โดยต้องควบคุมให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ เมื่อเสร็จสิ้นการประชุมประธานต้องกล่าวขอบคุณและปิดการประชุม
3. การบริหารจัดการหลังประชุม – หลังการประชุมเสร็จสิ้นแล้ว เลขานุการผู้จดบันทึกการประชุมต้องมีการจัดทำรายงานการประชุม ซึ่งการบันทึกการประชุมให้ดีนั้น ผู้บันทึกการประชุมต้องมีความสามารถและชำนาญในการบันทึก ดังนี้คือ มีเนื้อหาถูกต้อง มีความเที่ยงตรงเป็นกลาง ชัดเจนและเข้าใจง่าย ใช้ภาษาราชการที่สั้น กระชับตรงประเด็นสุภาพ และมีหัวข้อย่อยทุกเรื่อง
จะเห็นได้ว่าการจัดการประชุมไม่ได้ยุ่งยากเลย หากผู้จัดการประชุมได้จัดเตรียมทุกอย่างไว้อย่างครบถ้วน ทั้งในเรื่องของระเบียบวาระการประชุม การแจ้งผู้เข้าประชุมให้รับทราบอย่างเป็นทางการ รวมทั้งในเรื่องของสถานที่ วัสดุอุปกรณ์ เอกสารอ้างอิง และอื่น ๆ ให้พร้อมสำหรับการประชุม การประชุมก็จะเป็นไปด้วยความราบรื่น บรรลุตามวัตถุประสงค์ค่ะ
ที่มา https://lms.thaimooc.org/courses/course-v1:SRU+SRU002+2019/course/
เนื้อหาจากรายวิชา ของ SRU: SRU002การจัดการสารสนเทศสำนักงาน | Office Information Management
เจ้าของผลงาน จริยา รัตนพันธุ์
Visits: 4
Post Views: 233
Comments
comments
