ระเบียงบรรณปันสาระ
การปฏิบัติงานภายในสำนักงานไม่ว่าจะเป็นภาครัฐบาลหรือภาคเอกชนจำเป็นต้องมีการประชุมอยู่เสมอและตลอดเวลา เป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานจึงควรมีความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงานประชุม และจัดเตรียมความพร้อมของการประชุม การวางแผนก่อนการประชุมการจัดการประชุมมีลักษณะเช่นเดียวกันกับการดำเนินการอื่นๆ ที่ต้องมีการวางแผนก่อนการประชุมโดยทั่วไปการวางแผนก่อนการประชุมมีแนวทาง ดังนี้ การวางแผนก่อนการประชุม การพิจารณาทบทวนถึงปัญหาและตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายของการประชุม ทั้งนี้เนื่องจากประธานการประชุมจะต้องเป็นผู้ที่เข้าใจและรู้ดีที่สุดถึงเป้าหมายและปัญหาที่จะหยิบยกเข้ามาในที่ประชุม ประธานจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าใครควรจะเป็นคณะกรรมการหรือผู้เข้าประชุม บางกรณีประธานอาจเชิญผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเข้าร่วมประชุม ประธานจะทำหน้าที่ตัดสินใจกำหนดวัน เวลา และสถานที่ในการประชุม ประธานทำหน้าที่กำหนดวาระประชุม มีการแจ้งหรือประกาศเกี่ยวกับการประชุมให้สมาชิกหรือคณะกรรมการรับทราบถึงการประชุมอย่างเป็นทางการ มีการตรวจสอบถึงความพร้อมทางกายภาพ เช่น สถานที่ เอกสารประกอบการประชุม อุปกรณ์เครื่องเสียงต่าง ๆ การกำหนดระเบียบวาระการประชุม ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดระเบียบวาระการประชุมในประเด็นสำคัญที่ต้องศึกษา ได้แก่ ความหมายของระเบียบวาระการประชุมระเบียบวาระ หมายความว่า ลำดับรายการที่กำหนดไว้เสนอที่ประชุม คำนี้จึงใช้สำหรับการประชุมโดยเฉพาะ บางหน่วยงานใช้คำว่า วาระ ซึ่งอาจเพราะเห็นว่าเป็นคำสั้นๆ แต่คำนี้ควรใช้เฉพาะในภาษาพูด ไม่ควรใช้ในรายงานการประชุม รูปแบบของระเบียบวาระการประชุมในการประชุมแต่ละครั้งประธานจะเป็นผู้กำหนดว่าจะใช้รูปแบบของระเบียบวาระการประชุมแบบใด ในกรณีที่ประธานไม่ได้กำหนดมา ผู้เป็นเลขานุการควรสอบถามประธานให้ชัดเจนเสียก่อน นอกจากหน่วยงานนั้น ๆยึดรูปแบบใดแบบหนึ่งโดยเฉพาะอยู่แล้ว อาจไม่ต้องสอบถาม2.1 รูปแบบที่เป็นทางการ ในการประชุมใหญ่ หรือการประชุมที่จัดสม่ำเสมอ มักใช้รูปแบบที่มีระเบียบวาระเหมือนกัน2.2 อยู่แบบที่ไม่เป็นทางการ ที่ประชุมอาจกำหนดรูปแบบง่ายๆ ไม่ต้องมีระเบียบวาระครบถ้วน มักใช้กับการประชุมที่ไม่เป็นทางการหรือที่ประชุมกลุ่มย่อย ๆ หัวข้อประชุมเพียงแต่เรียงลำดับ 1-2-3 เท่านั้น2.3 รูปแบบที่หน่วยงานกำหนด […]
