- ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหา
เนื่องด้วยงานติดตามและประเมินผลงานบริหาร ส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ ได้แจ้งให้หน่วยงานในมหาวิทยาลัย รวมทั้งศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เข้าไปบันทึกผลการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการเชิงยุทธศาสตร์ ประจำไตรมาสผ่านระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยใน 1 ปีงบประมาณจะต้องรายงานผลการดำเนินงานจำนวน 4 ครั้ง หรือ 4 ไตรมาส
จากการเข้าไปรายงานผลการดำเนินงานผ่านระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ทำให้ผู้รับผิดชอบที่จะบันทึกข้อมูลไม่สามารถจดจำขั้นตอนการเข้าใช้ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ได้เนื่องจากมีความซับซ้อนและไม่ได้ใช้งานบ่อย ทำให้เสียเวลา และต้องตอบคำถามทุกครั้ง
ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานจึงได้นำสื่อ Infographic มาเป็นเครื่องมือในการอธิบายขั้นตอนการเข้าใช้งานระบบ WU E-Report ทำให้สามารถเข้าใช้ระบบได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ลดเวลาในการตอบคำถามหรือต้องอธิบายขั้นตอนซ้ำๆ
ทั้งนี้ การที่ได้จัดทำขั้นตอนการใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานในระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report เพื่อช่วยเพิ่มความพึงพอใจ อำนวยความสะดวก ลดเวลาในการตอบคำถามแก่ผู้เข้าใช้บริการ (Customer)
วัตถุประสงค์
เพื่อช่วยแก้ปัญหาการเข้าใช้งานและลดขั้นตอนการตอบคำถาม หรือแนะนำการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Reportเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานระบบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วได้ด้วยตนเองเพื่อเพิ่มความพึงพอใจแก่ผู้ใช้งานระบบให้สามารถกรอกข้อมูลรายงานผลการดำเนินการได้ง่ายขึ้น
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
- ผู้ใช้งานสามารถเข้าระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ได้ด้วยตนเองอย่างรวดเร็ว (เชิงคุณภาพ)
ขอบเขตของผลงาน
1. ศึกษาขั้นตอนวิธีการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report เริ่มตั้งแต่การเข้าใช้ระบบและออกจากระบบ
2. จัดทำขั้นตอนการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยการใช้สื่อ Infographic ให้กับหัวหน้าฝ่ายและผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รายงานผลการดำเนินงาน ต้องดำเนินการในแต่ละไตรมาส ซึ่งในหนึ่งปีงบประมาณแบ่งเป็น 4 ไตรมาส โดยไตรมาสที่ 1 เริ่มตั้งแต่เดือนตุลาคม – เดือนธันวาคม ไตรมาสที่ 2 เริ่มตั้งแต่เดือนมกราคม – เดือนมีนาคม ไตรมาสที่ 3 เริ่มตั้งแต่เดือนเมษายน – เดือนมิถุนายน และไตรมาสที่ 4 เริ่มตั้งแต่เดือนกรกฎาคม –เดือนกันยายน
คำนิยาม
- Infographic หมายถึง การนำข้อมูลความรู้หรือสรุปให้เป็น “สารสนเทศในลักษณะของข้อมูล” สัญลักษณ์ กราฟ แผนภูมิ ไดอะแกรม แผนที่เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายและรวดเร็ว
2. ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report หมายถึง ระบบการเข้าไปดำเนินการรายงานผลการปฏิบัติงาน ของหน่วยงาน เพื่อส่งให้กับแผนงานและยุทธศาสตร์
2. การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)
2.1 การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง
เนื่องด้วยงานติดตามและประเมินผลงานบริหาร ส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ ได้แจ้งให้หน่วยงานในมหาวิทยาลัย รวมทั้งศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เข้าไปบันทึกผลการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการเชิงยุทธศาสตร์ ประจำไตรมาสผ่านระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยใน 1 ปีงบประมาณจะต้องกรอกข้อมูล 4 ครั้ง หรือ 4 ไตรมาส ซึ่งทำให้ผู้รับผิดชอบที่จะบันทึกข้อมูลไม่สามารถจดจำขั้นตอนการเข้าใช้ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ได้เนื่องจากไม่ได้ใช้งานบ่อยและกระบวนการเข้าระบบมีความซับซ้อน ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือใช้ระบบต้องสอบถามวิธีการเข้าใช้งานในการรายงานผลการดำเนินงานทุกครั้ง ซึ่งทำให้เสียเวลาในการตอบคำถาม และไม่สะดวกกับการเข้าใช้ระบบ
ตารางคัดเลือกกระบวนการ การใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report
| ชื่อกระบวนการ | เกณฑ์การคัดเลือกและน้ำหนัก | ||||
| นโยบายของผู้บริหาร (20%) | ผู้รับบริการไม่พึงพอใจ (30%) | มีข้อร้องเรียนบ่อย (20%) | มีหลายขั้นตอน (20%) | มีความสูญเสียมาก (10%) | |
| การใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report | ส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ งานติดตามและเมินผลงานบริหาร ส่งบันทึกข้อความเรื่องขอให้บันทึกผลการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการเชิงยุทธศาสตร์ ประจำปีงบประมาณ ตามรอบไตรมาส จำนวน 4 ครั้ง หรือ 4 ไตรมาส ต้องเข้าระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report เพื่อรายงานผลการดำเนินงานประจำไตรมาส | ผู้ใช้งานจดจำขั้นตอนการเข้าใช้ระบบรายงานผลการปฏิบัติงานไม่ได้ เนื่องจากไม่ได้ใช้งานบ่อย | ต้องตอบคำถามในการเข้าใช้ระบบทุกครั้งที่มีการเข้าใช้งาน | ขั้นตอนการเข้าใช้งานมีความซับซ้อน มีหลายขั้นตอน | -ทำให้เสียเวลาในการเข้าใช้ระบบรายงานผลการปฏิบัติงาน WU E-Report และต้องตอบคำถามทุกครั้งเมื่อมีการเข้าใช้ระบบ -ผู้ใช้งานเข้าไปกรอกข้อมูลช้าเนื่องจากเข้าใช้ระบบยุ่งยาก ทำให้เสียเวลาติดตาม ทวงถาม |
2.2 การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย SIPOC Model
กระบวนการ การใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report นำมาเป็นตารางการวิเคราะห์ SIPOC ดังนี้
| Supplier | Input | Process | Output | Customer |
| 1.ส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ 2.หัวหน้าฝ่ายบริหาร 3.หัวหน้าฝ่ายและผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รายงานผลการดำเนินงาน | 1.ขั้นตอนการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report 2.กำหนดช่วงเวลาในการรายงานผลการดำเนินงานให้แล้วเสร็จตามกำหนด ตามรายไตรมาส | 1.เข้าระบบ OSS.wu.ac.th 2.Login ใส่ Username Password ของระบบมหาวิทยาลัย 3.เลือกระบบรายงานผลตามแผนปฏิบัตการ 4.เลือกผู้รับผิดชอบหลักกิจกรรมโครงการ 5.เลือกบันทึกความคืบหน้า กิจกรรม/โครงการและตัวชี้วัด 6.บันทึกความก้าวหน้าตามที่ปรากฎอยู่หน้าจอ 7.ออกจากระบบ | สื่อ Infographic ที่บอกขั้นตอนการใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report | หัวหน้าฝ่าย และผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รายงานผลการดำเนินงาน |
| จำนวน 4 ไตรมาส | ช่วยลดเวลาในการตอบคำถาม จำนวน 4 ไตรมาส |
2.3 การวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข
2.3.1 การวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรค
เนื่องจากงานติดตามและประเมินผลงานบริหาร ส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ ได้แจ้งให้หน่วยงานในมหาวิทยาลัย รวมทั้งศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เข้าไปบันทึกผลการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการเชิงยุทธศาสตร์ ประจำไตรมาสผ่านระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยใน 1 ปีงบประมาณจะต้องกรอกข้อมูล 4 ครั้ง หรือ 4 ไตรมาส ทำให้ผู้ที่ต้องดำเนินการบันทึกการผลการดำเนินงานแต่ละครั้ง มีปัญหาเรื่องขั้นตอนการเข้าใช้งาน ดังนี้
1.ผู้รับผิดชอบที่ต้องรายงานผลการดำเนินงาน ไม่สามารถจดจำขั้นตอนการเข้าระบบได้ เนื่องจากไม่ได้เข้าใช้งานบ่อย
2.ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report มีความซับซ้อนในการใช้งานยาก
3.เสียเวลาในการต้องตอบคำถามให้กับผู้ใช้ทุกครั้งที่เข้าระบบ
2.3.2 แนวทางแก้ไขปัญหาและอุปสรรค
| ลำดับที่ | ปัญหา อุปสรรค | แนวทางแก้ไข |
| ผู้รับผิดชอบที่ต้องรายงานผลการดำเนินงาน ไม่สามารถจดจำขั้นตอนการเข้าระบบได้ เนื่องจากไม่ได้เข้าใช้งานบ่อย ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report มีความซับซ้อนในการใช้งานยาก และเสียเวลาในการต้องตอบคำถามให้กับผู้ใช้ทุกครั้งที่เข้าระบบ | จัดทำสื่อ Infographic เพื่อเผยแพร่ในเว็บไซส์ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาเพื่อช่วยลดเวลาในการเข้าใช้ระบบ ให้ความสะดวก รวดเร็ว ลดปัญหาในการตอบคำถามและสร้างความพึงพอใจให้กับผู้ใช้ |
3. การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการและลงมือปฏิบัติ (Do – D)
3.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ของกระบวนการ เช่น
- เพื่อช่วยแก้ปัญหาการเข้าใช้งานและลดขั้นตอนการตอบคำถาม หรือแนะนำการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report
- เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานระบบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วได้ด้วยตนเอง
- เพื่อเพิ่มความพึงพอใจแก่ผู้ใช้งานระบบให้สามารถกรอกข้อมูลได้ง่ายขึ้น
3.2 การกำหนดผลลัพธ์/ตัวชี้วัดของกระบวนการ
- ผู้ใช้งานสามารถเข้าระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ได้ด้วยตนเองอย่างรวดเร็ว (เชิงคุณภาพ)
- ลดเวลาในการตอบคำถามเดิมซ้ำๆ ในทุกรอบไตรมาสที่ต้องเข้าระบบรายงานผลการดำเนินงานให้กับส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ (เชิงเวลา)
3.3 การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ
วิธีการออกแบบหรือปรับปรุงกระบวนการในข้อนี้ อาจจะทำได้ดังนี้
เมื่องานติดตามและประเมินผลงานบริหาร ส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ ได้แจ้งให้หน่วยงาน เข้าไปบันทึกผลการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการเชิงยุทธศาสตร์ ประจำไตรมาสผ่านระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ซึ่งทำให้ผู้รับผิดชอบได้แก่ หัวหน้าฝ่ายและผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รายงานผลการดำเนินงาน ไม่สามารถจดจำขั้นตอนการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ได้ จึงได้ออกแบบขั้นตอนการเข้าใช้งานโดยการจัดทำ สื่อ Infographic เพื่อช่วยแก้ปัญหาให้กับผู้เข้าใช้ระบบ โดยได้อธิบายขั้นตอนไว้อย่างชัดเจนและเข้าใจง่ายขึ้น เพื่อเป็นมาตรฐาน ให้ความสะดวกและรวดเร็วกับผู้เข้าใช้ระบบ และช่วยลดปัญหาในการตอบคำถาม
3.3.1 เครื่องมือในวิเคราะห์ พัฒนาหรือปรับปรุงกระบวนการ
กระบวนการออกแบบและปรับปรุงการทำงาน เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ได้ด้วยตนเองอย่างถูกต้อง รวดเร็ว และช่วยลดเวลาในการตอบคำถามในทุกรอบไตรมาสที่ต้องเข้าใช้ระบบรายงานผลการดำเนินงานให้กับส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ โดยการจัดทำขั้นตอนการเข้าใช้งาน โดยการใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยไปวางไว้ที่เว็บไซต์ library.wu.ac.th
3.3.2 เปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนงานใหม่
| กระบวนการเดิม | กระบวนการใหม่ |
| เมื่อถึงรอบรายงานผลการดำเนินงาน หัวหน้าฝ่ายและผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รายงานผลการดำเนินงาน ไม่สามารถจดจำขั้นตอนการเข้าระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ได้เนื่องจากไม่ได้ทำบ่อย ทำให้ต้องตอบคำถามเดิมซ้ำๆ ในทุกรอบไตรมาส และเสียเวลาในการเข้าใช้งาน | ได้จัดทำขั้นตอนการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยการจัดทำสื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report เพื่อเป็นมาตรฐานและง่ายต่อการเข้าใช้ระบบ โดยไปวางไว้ที่เว็บไซต์ library.wu.ac.th เพื่อช่วยลดเวลาในการเข้าใช้ระบบ และลดเวลาในการตอบคำถามเดิมซ้ำๆ |
3.4 การนำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติ
จากการที่ได้ปรับปรุงกระบวนการ การใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยได้จัดทำขั้นตอนการเข้าใช้งานและทดลองให้หัวหน้าฝ่ายและผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รายงานผลการดำเนินงานเข้าใช้ระบบรายงานผลการดำเนินงานเพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกันช่วยอำนวยความสะดวก และรวดเร็ว ในการเข้าใช้ระบบ ดังนี้
1.ช่วยให้ผู้ใช้งานมีความสะดวกและลดเวลาในการเข้าใช้งาน เพราะมีสื่อ Infographic ในการแนะนำขั้นตอนการใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยลดการตอบคำถามในแต่ละไตรมาสได้
2.ผู้ที่ไม่เคยใช้ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E–Report มาก่อน สามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็วเมื่อได้จัดทำสื่อ Infographic ในการแนะนำขั้นตอนการเข้าใช้งาน
4. การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check – C)
สรุปแบบประเมินผลความพึงพอใจ การใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ทั้งหมดจำนวน 5 คน ดังนี้
ตอนที่ 1 ข้อมูลทั่วไปของผู้ตอบแบบสอบถาม จำนวน 5 คน
1.เพศหญิง 80%
เพศชาย 20%
2.ตำแหน่งบรรณารักษ์ 40%
ตำแหน่งนักเทคโนโลยีการศึกษา จำนวน 40%
ตำแหน่งพนักงานธุรการ 20%
3.สังกัดฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา 40%
สังกัดฝ่ายบริหารทั่วไปและธุรการ 20%
สังกัดฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ 20%
สังกัดฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้และให้บริการการศึกษา 20%
ตอนที่ 2 แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการใช้ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report จำนวน 5 คน
4.ความพึงพอใจต่อการเข้าใช้ระบบ
-ขั้นตอนการเข้าใช้งานง่ายและไม่ซ้ำซ้อน ผลการประเมินระดับดีมาก จำนวน 4 คน ระดับดี จำนวน 1 คน
-ความรวดเร็วในการเข้าระบบ ผลการประเมินระดับดีมาก จำนวน 4 คน ระดับดี จำนวน 1 คน
5.ข้อเสนอแนะ สวยงาม เข้าใจง่ายดี
5. การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)
การปรับปรุงแก้ไข
การปรับปรุงแก้ไข เป็นกิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหลังจากได้ทำการตรวจสอบแล้ว จากการที่ได้ทำสื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report และได้นำไปให้หัวหน้าฝ่ายและผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รายงานผลการดำเนินงาน ทดลองการเข้าใช้ระบบแล้วทำให้เกิดความพึงพอใจ และง่ายต่อการเข้าใช้ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report และไม่ทำให้เกิดปัญหาซ้ำรอยเดิม
6. สรุปและข้อเสนอแนะ
สรุปผลการดำเนินงาน
จากการออกแบบกระบวนการ เรื่อง การใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติง WU E-Report ทำให้ผู้ใช้งานได้แก่หัวหน้าฝ่ายและผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รายงานผลการดำเนินงานจะต้องเข้าระบบเพื่อบันทึกผลการดำเนินงาน ซึ่งจดจำขั้นตอนการเข้าใช้งานไม่ได้เนื่องจากไม่ได้เข้าใช้งานบ่อย และเมื่อมีการใช้งานต้องสอบถามทุกครั้ง โดยจะเข้าใช้ระบบปีละ 4 ครั้ง หรือ 4 ไตรมาส เพื่อรายงานผลการดำเนินงาน
ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการออกแบบกระบวนการนี้ เพื่อให้ผู้เข้าใช้งานสามารถเข้าระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report โดยจัดทำขั้นตอน การใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report ให้ผู้ใช้ได้เข้าระบบด้วยตนเองอย่างรวดเร็ว และช่วยลดเวลาในการตอบคำถามเดิมซ้ำๆ และเพิ่มความพึงพอใจให้กับผู้ใช้งาน ในทุกรอบไตรมาสที่ต้องเข้าใช้งานระบบติดตามผงการปฏิบัติงาน WU E-Report
สรุปผลแบบประเมินความพึงพอใจ เรื่องการใช้สื่อ Infographic เพื่อส่งเสริมการเข้าใช้งานระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report จากจำนวนผู้เข้าใช้งาน จำนวน 5 ท่าน ดังนี้
1.ออกแบบกระบวนการได้สวยงาม เข้าใจง่ายดี
2.ความพึงพอใจต่อขั้นตอนการเข้าใช้งานง่ายและไม่ซ้ำซ้อน ผลการประเมินระดับดีมาก จำนวน 4 คน ระดับดี จำนวน 1 คน
3.ความพึงพอใจด้านความรวดเร็วในการเข้าระบบ ผลการประเมินระดับดีมาก จำนวน 4 คน ระดับดี จำนวน 1 คน
4.ความพึงพอใจโดยภาพรวม ผลการประเมินระดับดีมาก จำนวน 4 คน ระดับดี จำนวน 1 คน
ข้อเสนอแนะ
1.ควรให้ผู้กรอกรายงานผลการดำเนินงาน ดำเนินการให้เสร็จสิ้นตามเวลาที่กำหนด
2.ผู้ใช้งานควรเรียนรู้ขั้นตอนการเข้าใช้ระบบรายงานผลการดำเนินงานเพื่อให้เข้าใช้งานด้วยตนเองได้อย่างรวดเร็ว
3.อยากให้ผู้เข้าใช้งานระบบเกิดความพึงพอใจต่อการเข้าใช้ระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน WU E-Report
Visits: 18
