กระบวนการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ดำเนินการจากงานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ และส่งเรื่องผ่านฝ่ายบริหารงานทั่วไปและธุรการ เพื่อดำเนินการต่อทางด้านพัสดุ และตัดงบประมาณการจัดซื้อ กระบวนการจากงานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ ที่มีการตกลงจะจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศแล้ว ได้บันทึกงบประมาณการจัดซื้อแต่ละรายการ ส่วนฝ่ายบริหารฯ มีการบันทึกงบประมาณอีกครั้งหลังจากร้านค้าส่งทรัพยากรสารสนเทศครบตามจำนวนที่กำหนด งานจัดหาฯ ทำรายงานผลการจัดซื้อ ฝ่ายบริหารฯ ดำเนินการเอกสารตามระเบียบพัสดุ และส่วนการเงินและบัญชีของมหาวิทยาลัย จ่ายเงินให้ร้านค้า ซึ่งระยะเวลาในการจัดหาฯ แล้วเสร็จแต่ละรายการ อาจใช้เวลามากกว่า 3 เดือน กว่าฝ่ายบริหารฯ จะบันทึกงบประมาณ ทำให้เกิดความล่าช้าในการใข้งบประมาณ และเกิดความคลาดเคลื่อนในการสรุปการใช้งบประมาณในแต่ละเดือน

กระบวนการที่นำมาพัฒนา คือหลังจากงานจัดหาฯ ได้ดำเนินการจัดซื้อตามระเบียบพัสดุแล้ว ผู้บังคับบัญชาอนุมัติเรียบร้อยแล้ว บันทึกงบประมาณใน Google Sheets และให้ฝ่ายบริหารฯ มองเห็นงบประมาณที่งานจัดซื้อฯ ได้บันทึกไว้  

หลังจากงานจัดหาฯ ได้นำ Google Sheets มาบันทึกการใช้งบประมาณ และให้ฝ่ายบริหารฯ สามารถมองเห็นงบประมาณที่งานจัดหาฯ ได้บันทึกไว้ ทำให้เกิดความเข้าใจตรงกันในการใช้งบประมาณ มีการตรวจสอบตัวเลขงบประมาณ และแก้ไขงบประมาณให้ถูกต้องหากมีความคลาดเคลื่อน เช่น หากร้านค้าส่งทรัพยากรไม่ครบตามขอบเขตงานที่ตั้งไว้ งบประมาณที่งานจัดหาฯ บันทึกไว้ในครั้งแรก จะถูกปรับลดลง หรือการจัดซื้อด้วยค่าเงินดอลล่าร์ วันที่บันทึกงบประมาณ กับวันที่จ่ายเงินจริง ค่าเงินมีการเปลี่ยนแปลง ทำให้ยอดเงินลดลงหรือสูงขึ้นจากที่บันทึกไว้ การนำ Google Sheets มาใช้ในการบันทึกงบประมาณ เป็นการช่วยกันตรวจสอบการใช้งบประมาณร่วมกัน ทำให้การบันทึกงบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศมีความถูกต้องมากที่สุด

วัตถุประสงค์

  • เพื่อเพิ่มช่องทางการรับรู้การใช้งบประมาณของงานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ ให้ฝ่ายบริหารฯ เข้าใจตรงกันในการใช้งบประมาณ
  • เพื่อความถูกต้องของการใช้งบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศทั้งจากต้นทางและปลายทาง

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

  • เพื่อให้ฝ่ายบริหารฯ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถเข้าดูงบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศได้ตลอดเวลา สะดวก และรวดเร็ว 
  • ข้อมูลงบประมาณที่มีการบันทึกถูกต้องและตรงตามจำนวนเงินที่จ่ายจริงให้กับร้านค้า

ขอบเขตของผลงาน

  • ด้านเนื้อหา งบประมาณที่งานจัดซื้อฯ บันทึกใน Google Sheets ฝ่ายบริหารฯ สามารถมองเห็นการบันทึกงบประมาณของงานจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ
  • ด้านเวลา ลดระยะเวลาในการบันทึกงบประมาณของฝ่ายบริหารฯ ซึ่งสามารถมองเห็นการตัดงบประมาณได้ทันทีทันใด

การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)

การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง

ชื่อกระบวนการ เกณฑ์การคัดเลือกและน้ำหนัก
ผู้รับบริการไม่พึงพอใจ (30%)มีหลายขั้นตอน (30%)มีความสูญเสียมาก (40%)
การบริหารจัดการข้อมูลงบประมาณจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศด้วย Google Sheetsเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อนปฏิบัติงานซ้ำซ้อนและไม่มีขั้นตอนงานที่เป็นระบบงบประมาณมีความผิดพลาดบ่อย ตัวเลขการใช้งบประมาณไม่ตรงกันระหว่างงานจัดซื้อฯ กับฝ่ายบริหารฯ

การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย SIPOC Model

เมื่อมีอาจารย์ พนักงานแจ้งความประสงค์จะซื้อทรัพยากรสารสนเทศ ดำเนินการจัดซื้อตามระเบียบพัสดุ ผู้บริหารอนุมัติจัดซื้อ บรรณารักษ์ยืนยันการสั่งซื้อกับร้านค้าเรียบร้อยแล้ว บันทึกงบประมาณใน Google Sheets เหตุผลที่บันทึกงบใน Google Sheets เพื่อให้ฝ่ายบริหารฯ ผู้ดูแลงบประมาณภาพรวมของศูนย์บรรณสารฯ ได้มองเห็นการใช้งบประมาณในส่วนของการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศด้วย เมื่อมีการสรุปการใช้งบประมาณประจำเดือน ฝ่ายบริหารฯ จะได้มีข้อมูลที่ตรงกับความเป็นจริงที่จะใช้งบประมาณ ซึ่งเป็นการบันทึกงบประมาณที่ยังดำเนินการไม่แล้วเสร็จ แต่มีการใช้งบประมาณแน่นอน สาเหตุที่ยังดำเนินการไม่แล้วเสร็จ เนื่องจาก รอให้ร้านค้าส่งมอบทรัพยากรสารสนเทศให้ครบตามจำนวนที่กำหนดในคุณลักษณะ และจะมีการตัดงบประมาณจริง เมื่อมีการรายงานผลการจัดซื้อ และตรวจรับพัสดุ

SIPOC ประกอบด้วย

          S – Supplier พนักงานที่แจ้งความประสงค์จะซื้อทรัพยากรสารสนเทศ

          I – Input      จำนวนงบประมาณในการจัดซื้อแต่ละครั้ง

          P – Process  ดำเนินการจัดซื้อตามระเบียบพัสดุ

          O – Output  ระบบบันทึกงบประมาณ ได้แก่ Google Sheets

          C – Customer ฝ่ายบริหารงานทั่วไปและธุรการ

                   ตารางการวิเคราะห์ SIPOC ดังนี้

 SupplierInputProcessOutputCustomer
ผู้บริหาร, เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารฯ, หัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ บรรณารักษ์ และพนักงานธุรการในฝ่ายพัฒนาฯรายการการใช้งบประมาณที่มีการจัดซื้อ, รายการทรัพยากรที่บันทึกใน Google Sheetsรายละเอียดที่บันทึกใน Google Sheets ได้แก่ เลขตัดงบ/วัน เดือน ปี/รายการ/ร้านค้า/จำนวนชื่อเรื่อง จำนวนเล่ม/จำนวนเงิน/วิธีการจัดซื้อ/หน่วยงานที่เสนอซื้อ/ผู้เสนอซื้อ/วันที่ดำเนินการ/งบประมาณที่จ่ายจริง/หมายเหตุระบบบันทึกงบประมาณ ได้แก่ Google Sheetsฝ่ายบริหารงานทั่วไปและธุรการ
ตัวชี้วัดนํา (Leading Indicator) ง่ายต่อการตรวจสอบงบประมาณที่ใช้ไปแล้วตัวชี้วัดนํา (Leading Indicator) รายการงบประมาณครบถ้วน ถูกต้อง เป็นปัจจุบันตัวชี้วัดนํา (Leading Indicator) ลดระยะเวลาในการตรวจสอบงบประมาณในแต่ละยอดตัวชี้วัดนํา (Leading Indicator) มีการเข้าถึงง่าย สะดวก รวดเร็ว ได้ตลอดเวลาตัวชี้วัดนํา (Leading Indicator) มีความพึงพอใจ ลดความยุ่งยากซ้ำซ้อน

การจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan)

แผนการปรับปรุงกระบวนงาน เริ่มจากการสร้างแบบฟอร์มบันทึกงบประมาณใน Google Sheets เพื่อแก้ปัญหาในงานจัดซื้อฯ ก่อน โดยมีคุณรุจิราเป็นคนสร้างแบบฟอร์ม คุณพัฒน์นรีเป็นผู้บันทึกงบประมาณ และให้คุณอาภรณ์ หัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ มองเห็นการบันทึกงบประมาณ เมื่อเกิดปัญหากับฝ่ายบริหารฯ ที่ไม่ทราบการใช้งบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ จึงเพิ่มฝ่ายบริหารฯ ให้สามารถมองเห็นการบันทึกงบประมาณจากงานจัดซื้อฯ ไปด้วย หลังจากผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้มองเห็นความเคลื่อไหวชองการใช้งบประมาณแล้ว ผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน ได้ทำการตรวจสอบตัวเลขงบประมาณ หากตัวเลขงบประมาณไม่ตรงกัน จะได้ทำการแก้ไข ปรับแก้ ให้ถูกต้องตามตรงตามที่จ่ายเงินจริงให้กับร้านค้า

การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการและลงมือปฏิบัติ (Do – D)

เมื่อทราบปัญหาและอุปสรรคของการจัดการงบประมาณจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ เกิดจาก ต้นทางที่ทำการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศบันทึกงบประมาณที่มีการจัดซื้อแต่ละรายการ แต่ละชุด และรอให้ร้านค้าส่งสินค้าครบ ใช้เวลาประมาณ 3 เดือน เมื่อร้านค้าส่งทรัพยากรสารสนเทศครบตามที่กำหนดไว้ในคุณลักษณะแล้ว จึงจะมีการทำรายงานผลการจัดซื้อ เมื่อมีการรายงานผล ฝ่ายบริหารฯ จะทราบการใช้งบประมาณ ซึ่งกว่าฝ่ายบริหารฯ จะตัดงบประมาณ ใช้เวลาอย่างน้อย 3 เดือน เมื่อมีการปรับปรุงกระบวนงาน ฝายบริหารฯ สามารถมองเห็นตัวเลขการใข้งบประมาณของงานจัดซื้อฯ ได้ทันทีทันใด หลังจากงานจัดหาฯ บันทึกงบประมาณใน Google Sheets 

Output  :  

  • ลดระยะเวลาในการรับรู้การใช้งบประมาณจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ
  • ลดข้อซักถามเกี่ยวกับตัวเลขงบประมาณที่ใช้ไปไม่ตรงกัน
  • ลดความผิดพลาดของงบประมาณที่ต่างฝ่ายต่างบันทึกงบประมาณซึ่งอาจจะไม่ตรงกัน

Outcome : 

  • ผู้ปฏิบัติงาน มีความเข้าใจงบประมาณตรงกัน และสามารถรับรู้ข้อมูลงบประมาณได้ตลอดเวลา ทันทีทันใด
  • ฝ่ายบริหารฯ มีความพึงพอใจที่ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และรวดเร็ว
  • งบประมาณที่บันทึก หากมีการเปลี่ยนแปลง เพิ่ม ลด งบประมาณ สามารถช่วยกันตรวจสอบ แก้ไข ให้ถูกต้องตามที่จ่ายจริง

กระบวนงานเดิม

กระบวนงานใหม่

การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check – C)

ข้อมูลที่ได้จากแบบสอบถาม เป็นประโยชน์ในการปรับปรุงคุณภาพของการดำเนินงานพื่อเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของงบประมาณเป็นประจำ และเมื่อมีการรายงานผลการจัดซื้อแล้ว ควรปรับปรุงแก้ไขตัวเลขงบประมาณที่ใช้จริงใน Google Sheets ด้วย เพื่อความถูกต้องของงบประมาณที่ใช้จ่ายไปจริงๆ

                    ในการตรวจสอบผลการปรับปรุงมีการดำเนินการ ดังนี้

จากเดิมที่ต่างฝ่ายต่างบันทึกงบประมาณของตัวเองในกระดาษ ข้อมูลการได้มาของงบประมาณคนละที่กัน ไม่มีการรวมบริการ ทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนของตัวเลขงบประมาณ เกิดความล่าช้าในการตรวจสอบ การตรวจสอบงบประมาณ มักจะทำปีละครั้ง ทำให้เสียเวลาในการหาข้อมูลให้ตรงกัน ทำให้ยอดตัวเลขคลาดเคลื่อนมาก

งานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ จึงได้นำ Google Sheets มาบันทึกงบประมาณ และให้ฝ่ายบริหารฯ มองเห็นการบันทึกงบประมาณด้วย ใช้ข้อมูลงบประมาณจากฐานข้อมูลเดียวกัน เมื่อต่างฝ่ายต่างตรวจสอบตัวเลขงบประมาณของตัวเอง ทำให้มีการแก้ไขได้ทันทีทันใด ข้อมูลการใช้งบประมาณ จึงมีการตรวจสอบ แก้ไข ได้อย่างรวดเร็ว 

หลังจากงานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ ได้นำ Google Sheets มาบันทึกงบประมาณร่วมกันทำให้ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และแก้ไขงบประมาณให้ถูกต้องหากมีความคลาดเคลื่อน เช่น หากร้านค้าส่งทรัพยากรไม่ครบตามขอบเขตงานที่ตั้งไว้ งบประมาณที่งานจัดหาฯ บันทึกไว้ในครั้งแรก จะถูกปรับลดลง หรือการจัดซื้อด้วยค่าเงินดอลล่าร์ วันที่บันทึกงบประมาณ กับวันที่จ่ายเงินจริง ค่าเงินมีการเปลี่ยนแปลง ทำให้ยอดลดลงหรือสูงขึ้นจากที่บันทึกไว้ การนำ Google Sheets มาใช้ในการบันทึกงบประมาณ เป็นการช่วยกันตรวจสอบการใช้งบประมาณร่วมกัน ทำให้การบันทึกงบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศมีความถูกต้อง เป็นปัจจุบันมากที่สุด มองเห็นงบประมาณที่ใช้ไป และงบประมาณคงเหลือ ทำให้สามารถวางแผน ปรับแผน การจัดหาฯ การใช้งบประมาณได้อย่างรวดเร็วขึ้น

การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)

การปรับปรุงแก้ไข ควรมีการตรวจสอบตัวเลขงบประมาณที่มีการจ่ายจริงให้ร้านค้า ให้ถูกต้องตามความเป็นจริงทุกรายการ เพื่อให้ตัวเลขการใช้งบประมาณถูกตัองที่สุด   

เพื่อให้การปฏิบัติมีความสมบูรณ์ ถูกต้องและมีคุณภาพ ควรมีการตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขงบประมาณอยู่เป็นประจำ และมีการปรับปรุงแก้ไขงบประมาณหลังจากมีการรายงานผลการจัดซื้อแล้วเสร็จให้ตรงกับตัวเลขที่จ่ายจริงให้กับร้านค้า

สรุปและข้อเสนอแนะ

การดำเนินงาน

จากการนำ Google Sheets มาช่วยในการบันทึกงบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ ช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณ ทำงานง่ายขึ้น สะดวกขึ้น เนื่องจาก Google Sheets เข้าใช้งานง่าย 

Google Sheets ช่วยลดเวลาในการตรวจสอบงบประมาณในแต่ละยอดของทั้งสองฝ่าย จากที่เคยใช้กระดาษในการตรวจสอบตัวเลขงบประมาณปีละ 1 ครั้ง ทำให้เสียเวลาในการค้นหาข้อมูล บางครั้งตัวเลขไม่ตรงกัน ทำให้การตรวจสอบงบประมาณค่อนข้างเสียเวลา และบางรายการหาข้อมูลไม่เจอ  

งบประมาณที่บันทึกมีความถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สามารถสรุปการใช้งบประมาณได้เลย มีตัวเลขงบประมาณที่ใช้ไปแล้ว งบประมาณคงเหลือ ช่วยในการบริหารการตัดสินใจการใช้งบประมาณ

ฝ่ายบริหารฯ มีความพึงพอใจ ที่ Google Sheets ช่วยลดความยุ่งยาก ความซ้ำซ้อนในการทำงานได้ เนื่องจากไม่ต้องบันทึกงบประมาณซ้ำ สามารถใช้ข้อมูลงบประมาณเดียวกันใน Google Sheets ที่สร้างขึ้นใช้งานร่วมกันได้

สามารถบริหารงบประมาณและช่วยในการวางแผนการใช้งบประมาณในปีถัดไปได้

ข้อเสนอแนะ 

ควรมีการตรวจสอบความถูกต้องของงบประมาณที่ได้บันทึกใน Google Sheets กับฝ่ายบริหารฯ เป็นประจำ เพื่อความถูกต้อง และตรงกับจำนวนเงินที่จ่ายจริงให้กับร้านค้า เนื่องจากบางรายการมีการจัดซื้อเป็นเงินดอลล่าร์ ตอนที่บันทึกงบประมาณกับตอนที่จ่ายเงินจริง ค่าเงินดอลล่าร์มีความแตกต่างกัน จึงต้องมีการบันทึกตัวเลขงบประมาณตามที่จ่ายจริงอีกครั้ง หลังจากที่ส่วนการเงินและบัญชีของมหาวิทยาลัยได้จ่ายเงินให้กับร้านค้าแล้ว

หลังจากมีการรายงานผลการจัดซื้อแล้ว ควรปรับปรุงแก้ไขตัวเลขงบประมาณที่ใช้จริงใน Google Sheets อีกครั้ง หากตัวเลขที่บันทึกกับตัวเลขงบประมาณที่จ่ายจริงไม่ตรงกัน

Visits: 61

Comments

comments