ระเบียงบรรณปันสาระ
การเขียนหนังสือเป็นหัวใจสำคัญของการปฏิบัติราชการ เพราะงานส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับหนังสือ และปัญหาที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวกับหนังสือโดยเฉพาะการเขียนหนังสือ
เมื่อไม่รู้ว่าจะเขียนอย่างไร เขียนแล้วใช้ไม่ได้ต้องแก้ไข ซึ่งสร้างความหงุดหงิดให้กับผู้เขียน และอาจสร้างความไม่พอใจให้กับหัวหน้ากลุ่มงานงาน หัวหน้าหน่วยงาน เนื่องจากทำให้งานล่าช้า
ดังนั้น การเขียนหนังสือจึงมีความสาคัญ และจำเป็นค่อนข้างมากสำหรับผู้ที่เป็นข้าราชการในหน่วยงานโดยเฉพาะเจ้าหน้าที่หรือบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้อง หรือมีความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณ จะต้องให้ความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องนั้น คู่มือ “เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ” เป็นองค์ความรู้สำหรับบุคลากรภายในสำนักงานเพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับร่างโต้ตอบหนังสือได้ง่ายขึ้น
นิยามและประเภทของหนังสือราชการ
หนังสือราชการ เป็นสิ่งที่มีความจำเป็นและก็สำคัญมาก ๆ เวลาที่เราไปติดต่อหน่วยงานราชการต่าง ๆ ในที่นี้เราจะใช้หนังสือราชการกันอย่างไร คำว่าหนังสือราชการ คือ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการกันเองอาจจะเป็นหน่วยงานหนึ่ง ส่งไปหาอีกหน่วยงานหนึ่ง หรืออาจจะเป็นหนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่หน่วยราชการด้วยกัน อาจจะเป็นบริษัทเอกชนหรืออาจจะเป็นตัวบุคคลทั่วไปก็ได้
นอกจากนี้หนังสือราชการยังจะหมายถึงเอกสารทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน อย่างเช่น พวกโฉนดที่ดิน หรือว่าอาจจะเป็นบันทึกรายการประชุมที่สำคัญต่าง ๆ และอาจหมายถึงเอกสารที่ราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ตามระเบียบหรือข้อบังคับต่าง ๆ สรุปกันโดยภาพรวมก็คือ เป็นเอกสารที่ทางการจัดทำขึ้น ไม่ว่าเหตุผลใดก็ตาม
หนังสือราชการมีทั้งสิ้น 6 ประเภท ประกอบด้วย 1. หนังสือภายนอก, 2 หนังสือภายใน, 3. หนังสือสั่งการ, 4. หนังสือประทับตรา, 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ และ 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น
หนังสือราชการ หมายถึง หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หรือหนังสือที่ส่วน ราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ โดยเป็นเอกสารที่ ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน หรือจัดทำขึ้นตามกฎหมายระเบียบข้อบังคับ
ส่วนราชการ หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สำนักงานหรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในส่วนกลาง ส่วนภูมิภาคหรือต่างประเทศ
ชนิดของหนังสือราชการ แบ่งออกเป็น 6 ชนิด ดังนี้
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือหรือจดหมายที่ส่วนราชการใช้ติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการ ด้วยกันหรือหน่วยงานราชการเขียนติดต่อหน่วยงานเอกชน หรือมีไปถึงบุคคลภายนอก โดยหนังสือภายนอกจะใช้กระดาษตราครุฑ หรือ กระดาษที่มีตราของหน่วยงานนั้น
2. หนังสือภายใน คือ หนังสือหรือจดหมายที่ใช้ติดต่อภายในระหว่างหน่วยงานในสังกัดเดียวกัน หนังสือภายในใช้กระดาษบันทึกข้อความที่มีตราครุฑหรือตราของหน่วยงานนั้
3. หนังสือสั่งการ คือ หนังสือที่ส่วนราชการจัดทำขึ้นเพื่อให้ปฏิบัติ โดยหนังสือสั่งการแบ่งออกเป็น 3 ชนิด คือ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
4. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือหรือจดหมายที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อ ซึ่งผู้ที่ใช้หนังสือ ประทับตราได้นั้นต้องมีตำแหน่งเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ คือ หนังสือที่ราชการหรือหน่วยงานทำขึ้นเพื่อชี้แจงหรือแนะนำให้ ปฏิบัติหรือแจ้งข่าวสารต่าง ๆ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์และข่าว
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน มี 4 ชนิด ได้แก่ หนังสือรับรอง, บันทึก, รายงานการประชุม และหนังสือที่เกิดจากการปฏิบัติหน้าที่ของราชการ เช่น ภาพถ่าย ฟิล์ม โฉนดที่ดิน เป็นต้น
Visits: 26
