ระเบียงบรรณปันสาระ
ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน ทำให้ผู้ผลิตประดิษฐ์คิดค้นเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงานมากมายหลายรูปแบบ หลายยี่ห้อ แต่ละชนิดมีความแตกต่างกันทั้งด้านคุณภาพ ประสิทธิภาพ การทำงานและราคา ซึ่งหลักการพิจารณาเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานมีดังนี้
1. ความจำเป็นในการใช้เครื่องใช้สำนักงาน โดยพิจารณาว่าหน่วยงานใดมีความจำเป็นต้องใช้เครื่องใช้สำนักงานประเภทใด เพราะเหตุใด จึงจำเป็นต้องใช้ ซึ่งจะทำให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของการใช้เครื่องใช้สำนักงานประเภทนั้น ๆ
2. ลักษณะงาน คือการพิจารณาความเหมาะสมกับลักษณะการทำงานที่นำเครื่องใช้สำนักงานมาใช้ว่ามีประสิทธิภาต่อ
การทำงานมากน้อยเพียงใด เช่น ได้ผลงานมากขึ้น สะดวก รวดเร็ว และประหยัด มีความก้าวหน้ากับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง
ตลอดเวลา
3. ความต้องการของบุคลากร การเปลี่ยนแปลงการทำงานภายในองค์กรจากการใช้แรงงานคนมาเป็นการใช้เครื่องจักรนั้น ย่อมก่อให้เกิดปัญหา คือ การลดจำนวนพนักงานลงทำให้เกิดการว่างงานซึ่งกระทบต่อความรู้สึกของบุคลากร เพื่อให้ปัญหา ความสัมพันธ์ระหว่างจำนวนพนักงานและการใช้เครื่องใช้สำนักงานหมดไป ผู้บริหารจะต้องพิจารณาด้วยความรอบคอบว่ามี ความเหมาะสมหรือไม่ เพื่อให้เกิดความประหยัดค่าใช้จ่าย มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพในงาน ขณะเดียวกันจะต้อง ไม่เกิดความขัดแย้ง นอกจากนั้นควรคำนึงถึงปัญหาการฝึกอบรมให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องใช้สำนักงานประเภทต่าง ๆ และชี้แจงให้เห็นประโยชน์ของเครื่องใช้นั้น ๆ ว่าสามารถลดความเบื่อหน่ายจากการทำงานในสภาพเดิมได้ และสามารถลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานรูปแบบเดิมได้ ทำให้พัฒนางานได้ตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยี
4. ค่าใช้จ่าย การเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภท ย่อมทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ซึ่งผู้บริหารจะต้อง พิจารณาว่าเหมาะสมกับค่าใช้จ่ายหรือไม่กับผลผลิตจากการใช้เครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการใช้เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบัน มีดังนี้
4.1 การซื้อ ทำให้เสียค่าใช้จ่ายสูง มีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สิน และต้องคำนึงถึงค่าซ่อมบำรุงระหว่างการใช้งานด้วย
4.2 การเช่า ทำให้เสียค่าใช้จ่ายต่ำ สามารถได้เครื่องมาใช้ตามความต้องการ ไม่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับการซ่อมบำรุง แต่ไม่มีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สินเหล่านั้น
4.3 การเช่าซื้อ เหมาะกับเครื่องใช้สำนักงานที่มีราคาแพง และมีนโยบายที่จะมีทรัพย์สินเป็นของตนเองในอนาคต การเช่าซื้อจึงเป็นทางเลือกให้องค์กรหรือหน่วยงานมีเครื่องใช้สำนักงานโดยการผ่อนชำระเป็นงวด ๆ
ข้อดีของการเช่าซื้อ
คือ ทำให้มีเงินสดหมุนเวียนไว้ใช้จ่ายในด้านอื่น ๆ ที่จะเป็นมากกว่า แต่สามารถมีเครื่องใช้สำนักงานได้
ข้อเสียของการเช่าซื้อ
คือ เสียดอกเบี้ยทำให้ราคาของเครื่องใช้สำนักงานสูงกว่าราคาปกติ
5. ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้เครื่องใช้สำนักงาน ทำให้องค์กรหรือหน่วยงานได้รับความรวดเร็ว สะดวกสบาย ประหยัด และมีประสิทธิภาพจาการใช้เครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น
การบำรุงและรักษาเครื่องใช้สำนักงานมีความสำคัญยิ่งสำหรับบุคลากรที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ใช้เครื่องใช้
สำนักงานเหล่านั้น จะต้องทำหน้าที่ควบคุมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งานสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง และช่วยประหยัด ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง ดังนั้นการบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงานโดยทั่วไป มีดังนี้
1. การติดตั้ง ควรติดตั้งเครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภทให้อยู่ในทำเลที่เหมาะสม แข็งแรงปลอดภัย เครื่องใช้สำนักงานบางประเภทควรตั้งอยู่ในทำเลที่มีอากาศถ่ายเทได้ดี เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร บางประเภทควรอยู่ในอุณหภูมิที่เย็นปราศจากฝุ่นละออง เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
2. การให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้เครื่อง ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องควรศึกษาคู่มือการใช้เครื่องใช้สำนักงาน
แต่ละประเภทอย่างละเอียด เพื่อทำความเข้าใจที่จะปฏิบัติตามโดยเคร่งครัดควรศึกษาวิธีการใช้เครื่องใช้แต่ละประเภทให้เข้าใจอย่างชัดเจนเพื่อให้เกิดประสิทธิผลของการใช้งานอย่างแท้จริง
3. การฝึกอบรมการใช้เครื่องมือ การใช้เครื่องใช้สำนักงานบางประเภทนอกเหนือจากการให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องจากวิธีการศึกษาจากคู่มือการใช้แล้ว ยังไม่เพียงพอจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับ
การใช้เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น เพื่อให้เกิดประสบการณ์ก่อนที่นำไปปฏิบัติงานต่อไป
4. การบำรุงรักษา นอกเหนือจากการใช้งานให้เกิดประโยชน์แล้ว ควรรู้จักวิธีการบำรุงรักษาเครื่องตามข้อแนะนำที่ให้ไว้ในคู่มือการใช้ และหมั่นทำความสะอาดและตรวจสอบความเรียบร้อยอย่างสม่ำเสมอทั้งก่อนและหลังการใช้งาน
5. การซ่อมแซม ควรหมั่นตรวจสอบความเรียบร้อยของเครื่องมือเครื่องใช้อย่างสม่ำเสมอหรือตามที่ผู้ผลิตได้แนะนำไว้ หากเครื่องชำรุดเสียหายไม่สามารถซ่อมแซมได้ต้องแจ้งให้ช่างผู้ชำนาญการมาดำเนินการแก้ไขต่อไป
6. การเก็บรักษา หลังจากใช้เครื่องใช้สำนักงานปฏิบัติงานในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรเก็บเครื่องใช้เหล่านั้นเข้าที่
ให้เรียบร้อยทุกครั้ง เพื่อป้องกันความเสียหายที่เกิดจากไฟฟ้าช็อต ควรถอดปลั๊กทุกครั้งหลังการใช้ หรือป้องกันความเสียหาย
จากอุบัติเหตุหรือการโจรกรรม
7. ใช้งานตามวัตถุประสงค์ เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภทมีความเหมาะสมกับงานแต่ละชนิด จึงจะเกิดประโยชน์คุ้มค่าและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการใช้งานสูงสุด เช่น แผ่นใส ชนิดเรียบไม่ควรนำมาใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร เพราะจะทำให้เครื่องถ่ายเอกสารได้รับความเสียหาย เป็นต้น
8. การควบคุมดูแล นอกเหนือจากการดูแลรักษาและการซ่อมแซมดังกล่าวข้างต้น เพื่อให้การปฏิบัติงานภายใน
องค์กรเป็นระบบควรมีการจัดทำบัญชีลงทะเบียนวัสดุและครุภัณฑ์ไว้ควบคุมการใช้งาน การเบิกจ่าย การยืม หรือการเคลื่อนย้ายเครื่องปฏิบัติสำนักงานของหน่วยงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการป้องกันการสูญหาย และการขออนุมัติจัดซื้อใหม่เมื่อเครื่องใช้เหล่านั้นสิ้นสภาพการใช้งาน เป็นต้น
อ้างอิง ไทยมุก
https://lms.thaimooc.org/courses/course-v1:NSTRU+NSTRU001+2017/course/
Visits: 342
ฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา
