การปฏิบัติงานภายในสำนักงานไม่ว่าจะเป็นภาครัฐบาลหรือภาคเอกชนจำเป็นต้องมีการประชุมอยู่เสมอ
และตลอดเวลา เป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานจึงควรมีความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
ประชุม และจัดเตรียมความพร้อมของการประชุม
การวางแผนก่อนการประชุม
การจัดการประชุมมีลักษณะเช่นเดียวกันกับการดำเนินการอื่นๆ ที่ต้องมีการวางแผนก่อนการประชุม
โดยทั่วไปการวางแผนก่อนการประชุมมีแนวทาง ดังนี้
การวางแผนก่อนการประชุม
- การพิจารณาทบทวนถึงปัญหาและตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายของการประชุม ทั้งนี้เนื่องจากประธาน
การประชุมจะต้องเป็นผู้ที่เข้าใจและรู้ดีที่สุดถึงเป้าหมายและปัญหาที่จะหยิบยกเข้ามาในที่ประชุม - ประธานจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าใครควรจะเป็นคณะกรรมการหรือผู้เข้าประชุม บางกรณีประธานอาจเชิญ
ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเข้าร่วมประชุม - ประธานจะทำหน้าที่ตัดสินใจกำหนดวัน เวลา และสถานที่ในการประชุม
- ประธานทำหน้าที่กำหนดวาระประชุม
- มีการแจ้งหรือประกาศเกี่ยวกับการประชุมให้สมาชิกหรือคณะกรรมการรับทราบถึงการประชุมอย่าง
เป็นทางการ - มีการตรวจสอบถึงความพร้อมทางกายภาพ เช่น สถานที่ เอกสารประกอบการประชุม อุปกรณ์เครื่อง
เสียงต่าง ๆ
การกำหนดระเบียบวาระการประชุม
ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดระเบียบวาระการประชุมในประเด็นสำคัญที่ต้องศึกษา ได้แก่
- ความหมายของระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระ หมายความว่า ลำดับรายการที่กำหนดไว้เสนอที่ประชุม คำนี้จึงใช้สำหรับการประชุม
โดยเฉพาะ บางหน่วยงานใช้คำว่า วาระ ซึ่งอาจเพราะเห็นว่าเป็นคำสั้นๆ แต่คำนี้ควรใช้เฉพาะในภาษาพูด ไม่ควร
ใช้ในรายงานการประชุม - รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม
ในการประชุมแต่ละครั้งประธานจะเป็นผู้กำหนดว่าจะใช้รูปแบบของระเบียบวาระการประชุมแบบใด ใน
กรณีที่ประธานไม่ได้กำหนดมา ผู้เป็นเลขานุการควรสอบถามประธานให้ชัดเจนเสียก่อน นอกจากหน่วยงานนั้น ๆ
ยึดรูปแบบใดแบบหนึ่งโดยเฉพาะอยู่แล้ว อาจไม่ต้องสอบถาม
2.1 รูปแบบที่เป็นทางการ ในการประชุมใหญ่ หรือการประชุมที่จัดสม่ำเสมอ มักใช้รูปแบบที่มี
ระเบียบวาระเหมือนกัน
2.2 อยู่แบบที่ไม่เป็นทางการ ที่ประชุมอาจกำหนดรูปแบบง่ายๆ ไม่ต้องมีระเบียบวาระครบถ้วน มัก
ใช้กับการประชุมที่ไม่เป็นทางการหรือที่ประชุมกลุ่มย่อย ๆ หัวข้อประชุมเพียงแต่เรียงลำดับ 1-2-3 เท่านั้น
2.3 รูปแบบที่หน่วยงานกำหนด บางหน่วยงานอาจกำหนดรูปแบบเฉพาะ - สาระสำคัญในระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระมีสาระสำคัญ ดังนี้
3.1 ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ เมื่อประธานกล่าวเปิดประชุมแล้ว หาก
ไม่มีเรื่องแจ้งให้ทราบ ก็เขียนว่า ไม่มี ระเบียบวาระที่ 1 นี้ไม่ต้องมีการลงมติเพราะไม่ใช่เรื่อง
พิจารณา แต่อาจมีข้อสังเกตได้ระเบียบวาระนี้จะลงท้ายว่า ที่ประชุมรับทราบ
3.2 ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม ประธานจะเป็นผู้เสนอให้ที่ประชุม
พิจารณารายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา โดยอาจให้พิจารณาทีละหน้า หากมีผู้เสนอให้แก้ไข
เลขานุการจะต้องบันทึกข้อความที่แก้ไขใหม่อย่างละเอียด และข้อความใหม่จะต้องปรากฏใน
รายงานการประชุมครั้งใหม่ด้วย ระเบียบวาระนี้จะลงท้ายว่า ที่ประชุมพิจารณาแล้ว รับรอง
รายงานการประชุม ครั้งที่…./…. โดยไม่มีการแก้ไข (หรือมีการแก้ไข)
3.3 ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง คือ สืบเนื่องจาการประชุมครั้งที่แล้ว เป็นการรายงานงานผลการ
ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายในการประชุมครั้งก่อนๆ
3.4 ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอที่ประชุมพิจารณา ระเบียบวาระนี้เป็นหัวใจของการประชุม
เลขานุการจะต้องส่งข้อมูลประกอบการพิจารณาให้กรรมการศึกษาล่วงหน้า ตัวอย่างการตั้งชื่อ
เรื่อง เช่น การเปิดการเรียนการสอนหลักสูตร ศศ.บ.(สารสนเทศศาสตร์และบรรณารักษศาสตร์)
จะลงท้ายมติที่ประชุม เช่น “ที่ประชุมมีมติอนุมัติตามเสนอ” หรือ “ที่ประชุมพิจารณาแล้วมีมติ
ดังนี้ 1…………. 2………….. มติที่ประชุมจะต้องกระชับและชัดเจนว่าอนุมัติหรือไม่ มอบหมายใคร
ทำอะไร ให้แล้วเสร็จเมื่อไร อย่างไร
3.5 ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) ระเบียบวาระนี้อาจเป็นเรื่องเร่งด่วนที่มิได้แจ้งล่วงหน้า ไม่ได้
บรรจุไว้ในระเบียบวาระที่ 4 ประธานอาจนำพิจารณาในระเบียบวาระที่ 5
การออกหนังสือเชิญประชุมและการนัดหมายการประชุม
หลังจากที่ประธานและเลขานุการได้กำหนดระเบียบวาระการประชุมแล้ว จากนั้นเข้าสู่กระบวนการออก
หนังสือเชิญประชุม สิ่งที่จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้เข้าประชุมทราบ ประกอบด้วย วัน เวลา สถานที่ แจ้งเรื่องที่จะประชุม
นิยมแจ้งให้ทราบล่วงหน้า 7 วัน
มารยาทในการประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมพึงมี 10 ประการ
- สมาชิกควรเข้าที่ประชุมตรงต่อเวลา
- ยกมือขออนุญาตประธานก่อนพูดทุกครั้ง
- คำแถลง ข้อคิดเห็น และคำถามควรสั้น รัดกุม ไม่เยิ่นเย้อ
- ใช้คำสุภาพ ให้เกียรติที่ประชุม
- การลุกจากที่นั่งหรือกลับเข้าที่นั่งควรทำความเคารพประธาน
- ตั้งใจฟังเรื่องที่ประชุม
- ศึกษารายงานหรือเรื่องเดิม รวมทั้งข้อมูลก่อนเข้าประชุมทุกครั้ง
- ประธานจะเป็นผู้พิจารณาประเด็นการประชุม
- ประธานเป็นผู้ประกาศผลหรือมติการประชุม
- ประธานเป็นผู้ออกค าสั่งอนุญาตหรือหยุดการอภิปราย
การดำเนินการประชุม
เมื่อสมาชิกมาครบองค์ประชุมแล้ว ประธานกล่าวเปิดการประชุมหรือเกริ่นนำในเรื่องที่เชิญประชุม
จากนั้นจึงดำเนินการตามระเบียบวาระการประชุม กรณีที่เป็นการประชุมต่อเนื่องกับการประชุมครั้งก่อน ให้มี
ประชุมรับรองรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้วก่อน จึงประชุมเรื่องใหม่ต่อไป นอกจากนี้ประธานเสนอให้ผู้เข้า
ประชุมทราบ พิจารณา แสดงความคิดเห็นและลงมติในแต่ละวาระตามลำดับ โดยประธานต้องควบคุมการประชุม
ให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ เมื่อเสร็จสิ้นการประชุมประธานกล่าวขอบคุณสมาชิก และปิดการประชุม
การจัดทำรายงานการประชุม
รายงานการประชุม คือ ข้อความที่ได้บันทึกไว้ขณะประชุม ประกอบด้วยสาระสำคัญในระเบียบวาระต่างๆ
ที่มติที่ประชุม โดยนำมาเขียนเรียบเรียงให้ถูกต้องตามระเบียบการเขียนรายงานการประชุม เพื่อเก็บไว้เป็น
หลักฐานและแจ้งให้คณะกรรมการทราบ
การบันทึกรายงานการประชุมให้ดีนั้น ผู้บันทึกเป็นผู้กระทำ ซึ่งผู้บันทึกต้องมีความรู้ความสามารถและ
ความชำนาญในการบันทึก รายงานการประชุมที่ดีควรมีลักษณะ ดังนี้
1) เนื้อหาถูกต้อง ตรงตามที่ประชุมอภิปราย มติถูกต้อง ชัดเจน และครบถ้วน
2) เที่ยงตรง บางครั้งผู้จดอาจเลือกจดบางเรื่องที่พอใจ และละเลยบางเรื่องที่ไม่พอใจ ผู้จดจะต้องมีใจ
เป็นกลาง ต้องปฏิบัติหน้าที่อย่างเที่ยงตรง
3) ชัดเจนและเข้าใจง่าย ผู้จดต้องคำนึงถึงผู้อ่านเป็นสำคัญ แม้ผู้ไม่ได้เข้าประชุมก็สามารถอ่านเข้าใจได้
ทุกถ้อยคำชัดเจน
4) ใช้ภาษาดี ใช้ภาษาราชการที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น และสุภาพ เป็นประโยคบอกเล่าที่เรียบง่าย ได้
ใจความ
5) มีหัวข้อย่อยทุกเรื่อง ผู้จดควรตั้งหัวข้อย่อยทุกเรื่อง เพื่อให้สะดวกแก่การกล่าวอ้างอิงภายหลัง
คำศัพท์ที่ใช้ในการประชุม ภาษาที่ใช้ในการประชุมมีภาษาเฉพาะ หรือศัพท์เทคนิค ดังนี้
องค์ประชุม คือ ผู้มีหน้าที่ต้องเข้าประชุม ได้แก่ ประธาน รองประธาน กรรมการ เลขานุการ ในบางกรณี
อาจมีผู้เข้าร่วมประชุมด้วย
ครบองค์ประชุม คือ การมีจำนวนผู้เข้าประชุมครบตามที่ระบุไว้ในระเบียบ เช่น ระเบียบกำหนดไว้ว่า
สมาชิกต้องเข้าประชุม 2 ใน 3 ของสมาชิกทั้งหมดจึงจะครบองค์ประชุม หากไม่ครบต้องรอให้ครบองค์ประชุม
หรือยกเลิกการประชุมในครั้งนั้น ถ้ามีการประชุมในกรณีองค์ประชุมไม่ครบ มติหรือข้อตกลงที่ได้จากการประชุม
ถือว่าเป็นโมฆะนำไปใช้ไม่ได้
ญัตติ คือ ข้อเสนอหรือประเด็นเพื่อให้ทีประชุมพิจารณา โดยปกติต้องเสนอเป็นลายลักษณ์อักษรผ่าน
เลขานุการ แล้วเลขานุการนำญัตตินั้น ๆ เสนอต่อที่ประชุมเพื่อพิจารณาต่อไป
มติ คือ ข้อสรุปหรือข้อตกลงในญัตติต่าง ๆ ของที่ประชุม ผลที่ออกมาแล้วถือเป็นที่ยุติ ทุกคนต้องปฏิบัติ
ตามถึงแม้จะไม่เห็นด้วยก็ตาม
การยืนยันมติ คือ การที่เลขานุการทำหนังสือหรือเขียนจดหมายแจ้งมติของที่ประชุมให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
ระเบียบวาระการประชุม คือ เรื่องที่จะนำเข้าปรึกษากันในที่ประชุม ในระเบียบวาระการประชุมหากมี
เรื่องย่อย ๆ จะเรียกเรื่องย่อยนั้นว่า ญัตติ เลขานุการจะเขียนเป็นหัวข้อส่งไปพร้อมกับหนังสือหรือจดหมายเชิญ
ประชุม ให้กรรมการหรือสมาชิกทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน
หนังสือหรือจดหมายเชิญประชุม คือ หนังสือหรือจดหมายที่แจ้ง วัน เวลา สถานที่ในการประชุม พร้อม
กับระเบียบวาระการประชุมไปยังผู้ที่ต้องประชุม
รายงานการประชุม คือ ข้อความที่เลขานุการจดบันทึกความคิดเห็นของผู้เข้าประชุม พร้อมทั้งญัตติและ
มติของการประชุม จัดทำเป็นรายงานที่มีรูปแบบการเขียนเฉพาะ
ขอบคุณข้อมูลจาก การจัดการสารสนเทศสำนักงาน | Office Information Manage
Views: 868
