การเพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองด้วย Google Sheet ผ่าน Glide app

งานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ให้บริการผลิตสำเนาข้อสอบ ทั้งในตารางและนอกตารางของทุกสำนักวิชา รวมทั้งการผลิตสำเนาข้อสอบในโครงการต่าง ๆ เช่น ข้อสอบโครงการโอลิมปิก เพื่อเพิ่มคุณภาพการผลิตสำเนาข้อสอบให้มีประสิทธิ์  จำเป็นต้องมีการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลือง ให้มีความพร้อมใช้งานอยู่ตลอดเวลา  Google Sheet เป็นเครื่องมือที่สามารถใช้ควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ สามารถติดตามจำนวนวัสดุสิ้นเปลืองคงเหลือ การสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลืองใหม่ และบันทึกการใช้วัสดุสิ้นเปลือง ในส่วน Glide app ยังช่วยให้สามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับการใช้วัสดุสิ้นเปลืองได้ ซึ่งสามารถนำไปใช้ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพวัสดุสิ้นเปลืองได้            

การควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองด้วยกระดาษนั้นมีความยุ่งยากและซับซ้อนต้องใช้แรงงานคนจำนวนมากในการบันทึกข้อมูลและตรวจสอบสต็อกซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ มีความล่าช้าเนื่องจากต้องใช้ระยะเวลาในการบันทึกข้อมูลและตรวจสอบสต็อก ซึ่งอาจทำให้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการการใช้วัสดุสิ้นเปลืองได้ทันเวลา มีความยืดหยุ่นต่ำ เนื่องจากไม่สามารถปรับเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว คลังวัสดุสิ้นเปลืองของงานออกแบบและผลิตสิ่งพิมพ์ มีจำนวนหลากหลายยากต่อการจดบันทึก ด้วยเหตุผลนี้จึงจำเป็นต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ใน Google Sheet และได้พัฒนามาเป็น Application Gilde App เพื่อสะดวกในการใช้งาน และผู้ปฏิบัติงานในงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถใช้งานได้สะดวก ข้อมูลมีการอัพเดทแบบเรียลไทม์

การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)

การวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรค การควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองด้วยกระดาษนั้นมีความยุ่งยากและซับซ้อนต้องใช้ขั้นตอนหลายขั้นตอนในการบันทึกข้อมูลและตรวจสอบสต็อกซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาด มีความล่าช้าเนื่องจากต้องใช้ระยะเวลาในการบันทึกข้อมูลและตรวจสอบสต็อก ซึ่งอาจทำให้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการวัสดุสิ้นเปลืองได้ทันเวลา มีความยืดหยุ่นต่ำ เนื่องจากไม่สามารถปรับเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เจ้าหน้าที่ไม่มีความรู้ความเข้าใจในการจัดทำทะเบียนวัสดุสิ้นเปลือง การจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลืองและการจัดซื้อจัดหาวัสดุสิ้นเปลือง

แนวทางแก้ไขปัญหาและอุปสรรค   จากปัญหาดังกล่าวจึงได้นำ Google Sheet มาจัดเก็บข้อมูลและได้พัฒนามาเป็น Application Gilde App เพื่อสะดวกในการใช้งาน ผู้ปฏิบัติงานในงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถใช้งานได้สะดวกข้อมูลมีการอัพเดทแบบเรียลไทม์

การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการและลงมือปฏิบัติ (Do – D)

การตรวจสอบให้วัสดุสิ้นเปลืองในคลังกับระบบตรงกัน เป็นการลดความซ้ำซ้อนการเบิก-จ่าย และช่วยให้วางแผนการจัดชื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีวัสดุสิ้นเปลืองในระบบกับสต็อกในคลังวัสดุมีความถูกต้องตรงกัน การตรวจเช็กวัสดุสิ้นเปลืองมีมาตรฐานเดียวกัน การวางแผนการจัดซื้อที่แม่นยำให้เหมาะสมตามความต้องการจริง
การกำหนดวัตถุประสงค์ของกระบวนการ
1. เพื่อลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อและเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลือง
2. เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อและเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลือง
3. เพื่อเพิ่มความเร็วในการสั่งซื้อและเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลือง
4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตาม ตรวจสอบและงานรายงานข้อมูลวัสดุสิ้นเปลือง

การนำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติ จากการทดลองใช้กับผู้ปฏิบัติงานในงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ระหว่างเดือน มิถุนายน – สิงหาคม 2566 โดยทดลองใช้กับวัสดุสิ้นเปลือง 15 รายการ ระยะเวลาทดลองใช้ 3 เดือน พบว่ากระบวนการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองด้วย Google Sheet ผ่าน Glide app มีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย ผู้ปฏิบัติหรือผู้เกี่ยวข้องมีความพึงพอใจในการทดลองใช้ ผลการทดลองใช้กระบวนการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองด้วย Google Sheet ผ่าน Glide app สรุปได้ดังนี้
1. ช่วยลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานจากเดิม 5 ขั้นตอน เหลือเพียง 3 ขั้นตอน
2. ช่วยลดระยะเวลาในการปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอน
3. ผลงานมีคุณภาพ เนื่องจากระบบ Glide app จะตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและกระบวนการทำงานต่างๆ โดยอัตโนมัติ
4. ผู้ปฏิบัติหรือผู้เกี่ยวข้องมีความพึงพอใจในการทดลองใช้

การวิเคราะห์ประเด็นปัญหาและอุปสรรค

การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check – C)

การติดตามวัสดุสิ้นเปลือง จากเดิมที่การติดตามวัสดุสิ้นเปลืองทำได้เพียงบันทึกลงในกระดาษหรือ Excel ซึ่งอาจเกิดความผิดพลาดหรือสูญหายได้ แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้สามารถติดตามวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำมากขึ้น โดยระบบจะทำการบันทึกและอัปเดตข้อมูลวัสดุสิ้นเปลืองแบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถทราบสถานะของวัสดุสิ้นเปลืองได้ตลอดเวลา

การจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลือง จากเดิมที่การจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลืองอาจไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด ทำให้อาจเกิดความเสียหายหรือสูญหายได้ แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้สามารถจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้น โดยระบบจะจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลืองตามมาตรฐานที่กำหนด และสามารถติดตามประวัติการเคลื่อนย้ายวัสดุสิ้นเปลืองได้

การเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลือง จากเดิมที่การเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลืองอาจเกิดความผิดพลาดหรือล่าช้า แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้สามารถเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น โดยระบบจะทำการอนุมัติการเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลืองแบบอัตโนมัติ และสามารถติดตามสถานะของใบเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลืองได้

การควบคุมต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง จากเดิมที่การควบคุมต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองอาจทำได้ไม่มีประสิทธิภาพ อาจทำให้ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองสูงเกินความจำเป็น แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้สามารถควบคุมต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยระบบจะทำการบันทึกและวิเคราะห์ข้อมูลต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง ทำให้สามารถระบุสาเหตุของต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองสูง และหาแนวทางในการลดต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองได้

ความพึงพอใจของผู้ใช้งาน จากเดิมที่ผู้ใช้อาจไม่ได้รับความสะดวกในการใช้งานระบบควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลือง แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้ผู้ใช้ได้รับความสะดวกในการใช้งานระบบมากขึ้น โดยระบบมีการออกแบบให้ใช้งานได้ง่ายและสะดวก ผู้ใช้สามารถทำรายการต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

สรุปได้ว่า การใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ในการปรับปรุงกระบวนการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลือง ช่วยให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้ในทุกด้าน ทั้งประสิทธิภาพการติดตามวัสดุสิ้นเปลือง ประสิทธิภาพการจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลือง ประสิทธิภาพการเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลือง ประสิทธิภาพการควบคุมต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง และความพึงพอใจของผู้ใช้งาน ซึ่งส่งผลดีต่อองค์กรในด้านต่าง ๆ เช่น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ

การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)

การปรับปรุงแก้ไข
การปรับปรุงแก้ไขกระบวนการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองด้วย Google Sheet ผ่าน Glide app พิจารณาจากผลการตรวจสอบผลการปรับปรุงดังนี้
1. ระยะเวลาในการปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอนลดลง แสดงว่ากระบวนการมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลามากขึ้น
2. จำนวนวัสดุสิ้นเปลืองคงเหลือเพิ่มขึ้น แสดงว่ากระบวนการมีประสิทธิภาพในการติดตามและควบคุมวัสดุสิ้นเปลือง
3. จำนวนวัสดุสิ้นเปลืองสูญหายหรือเสียหายลดลง แสดงว่ากระบวนการมีประสิทธิภาพในการป้องกันการสูญหายหรือเสียหายของวัสดุสิ้นเปลือง
4. ความพึงพอใจของผู้ปฏิบัติหรือผู้เกี่ยวข้องเพิ่มขึ้น แสดงว่ากระบวนการมีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย

จากผลการตรวจสอบพบว่า กระบวนการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองด้วย Google Sheet ผ่าน Glide app มีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อเสนอแนะจากผู้ปฏิบัติหรือผู้เกี่ยวข้อง ดังนี้ เพิ่มฟังก์ชันการแจ้งเตือนเมื่อวัสดุสิ้นเปลืองใกล้หมด เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลืองได้ทันเวลา เพิ่มฟังก์ชันการติดตามประวัติการใช้งานวัสดุสิ้นเปลือง เพื่อใช้ในการวิเคราะห์และปรับปรุงประสิทธิภาพการใช้วัสดุสิ้นเปลือง


การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน
การตรวจสอบผลการปรับปรุง สามารถประเมินผลว่าการปฏิบัติงานกระบวนการที่ปรับปรุงใหม่ มีปัจจัยที่ประสบความสำเร็จตามตัวชี้วัดคือสามารถลดเวลา และลดขั้นตอนของการปฏิบัติงานได้ตามผลลัพธ์ที่วางไว้ตั้งแต่ต้น แต่ยังมีปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงานคือ ควรที่จะมีระบบฐานข้อมูลเป็นส่วนกลางรองรับข้อมูลที่เพิ่มมากขึ้น มีระบบสำรองข้อมูล มีเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโดยตรง ก็จะทำให้มีมาตรฐานการทำงานและประสิทธิภาพที่ดี การจัดทำมาตรฐานเป็นมาตรการเพื่อป้องกันการผิดพลาดเป็นแนวทางใหม่ที่ดี
การปฏิบัติงานเพื่อให้มีการปฏิบัติมีความสมบูรณ์ และมีคุณภาพ และการทำงานอย่างเป็นระบบ มาตรฐานการปฏิบัติงานครอบคลุมวัสดุสิ้นเปลืองทุกประเภทสำหรับงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ และผู้ปฏิบัติงานในงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ทุกคน

สรุปผลการดำเนินงาน

การดำเนินงาน

การใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ในการปรับปรุงกระบวนการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลือง ส่งผลให้เกิดผลการดำเนินงานที่ดีขึ้นในทุกด้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านประสิทธิภาพการติดตามวัสดุสิ้นเปลือง ประสิทธิภาพการจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลือง และประสิทธิภาพการควบคุมต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง ซึ่งส่งผลดีต่อองค์กรในด้านต่างๆ เช่น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ นอกจากนี้ การใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ยังมีข้อดี ดังนี้ ใช้งานง่ายและสะดวก, ปรับแต่งได้ตามความต้องการ, ประหยัดค่าใช้จ่าย, ปลอดภัยและเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ สำหรับผลการดำเนินงานแต่ละด้าน มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังนี้

ประสิทธิภาพการติดตามวัสดุสิ้นเปลือง จากเดิมที่การติดตามวัสดุสิ้นเปลืองทำได้เพียงบันทึกลงในกระดาษหรือ Excel ซึ่งอาจเกิดความผิดพลาดหรือสูญหายได้ แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้สามารถติดตามวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำมากขึ้น โดยระบบจะทำการบันทึกและอัปเดตข้อมูลวัสดุสิ้นเปลืองแบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถทราบสถานะของวัสดุสิ้นเปลืองได้ตลอดเวลา

ประสิทธิภาพการจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลือง จากเดิมที่การจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลืองอาจไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด ทำให้อาจเกิดความเสียหายหรือสูญหายได้ แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้สามารถจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้น โดยระบบจะจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลืองตามมาตรฐานที่กำหนด

ประสิทธิภาพการเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลือง จากเดิมที่การเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลืองอาจเกิดความผิดพลาดหรือล่าช้า แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้สามารถเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น โดยระบบจะทำการอนุมัติการเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลืองแบบอัตโนมัติ และสามารถติดตามสถานะของใบเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลืองได้

ความพึงพอใจของผู้ใช้งาน จากเดิมที่ผู้ใช้อาจไม่ได้รับความสะดวกในการใช้งานระบบควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลือง แต่ด้วยการใช้ Google Sheet ผ่าน Glide app ทำให้ผู้ใช้ได้รับความสะดวกในการใช้งานระบบมากขึ้น โดยระบบมีการออกแบบให้ใช้งานได้ง่ายและสะดวก ผู้ใช้สามารถทำรายการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ข้อเสนอแนะ

ปรับปรุงระบบให้สามารถรองรับการใช้งานที่เพิ่มขึ้น เนื่องจากระบบเดิมถูกปรับปรุงจาก Google Sheet เป็นหลัก ทำให้อาจไม่สามารถรองรับการใช้งานที่เพิ่มขึ้นได้ ในอนาคตหากมีปริมาณวัสดุสิ้นเปลืองเพิ่มขึ้น หรือมีผู้ใช้ระบบมากขึ้น อาจต้องมีการปรับปรุงระบบให้สามารถรองรับการใช้งานที่เพิ่มขึ้นได้ เช่น การเพิ่มความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลมากขึ้น หรือการเพิ่มความสามารถในการรองรับผู้ใช้จำนวนมากขึ้น

เพิ่มฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติม ระบบเดิมมีฟังก์ชันการทำงานพื้นฐานสำหรับการควบคุมคลังวัสดุสิ้นเปลืองเท่านั้น หากต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานมากขึ้น อาจต้องมีการเพิ่มฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติม เช่น ฟังก์ชันการแจ้งเตือนเมื่อวัสดุสิ้นเปลืองใกล้หมดอายุ ฟังก์ชันการติดตามประวัติการเบิกจ่ายวัสดุสิ้นเปลือง

พัฒนาระบบให้ใช้งานได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น ระบบเดิมอาจยังมีส่วนที่ต้องปรับปรุงให้ใช้งานได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น เช่น การออกแบบหน้าจอให้เข้าใจง่าย การเพิ่มคำแนะนำการใช้งาน

Views: 129

Comments

comments

You May Also Like