Skip to content

PDCA : การปรับปรุงวิธีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลพัสดุส่งซ่อมด้วย Google sheets

1.1 ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหา
               งานบริการโสตทัศนูปกรณ์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มีหน้าที่ ให้บริการและดูแล ซ่อมบำรุงครุภัณฑ์โสตทัศนูปกรณ์ประจำห้องบรรยาย ห้องประชุม ห้องปฏิบัติการต่าง ๆ
               ในด้านการดูแล และซ่อมบำรุงโสตทัศนูปกรณ์ที่มีให้บริการ ที่มีการใช้งานมาเป็นระยะนานและต่อเนื่อง จึงทำให้มีการชำรุด ไม่สามารถใช้งานได้ จึงต้องมีการส่งซ่อมเพื่อให้กลับมาใช้งานได้อีกระยะ ประกอบกับในปัจจุบันมีครุภัณฑ์ที่ต้องส่งซ่อมจำนวนมากเพิ่มขึ้นทุกปี ที่จะต้องส่งไปซ่อมยังศูนย์บริการ โดยผ่านหน่วยงานที่รับดูแล คือส่วนพัสดุ และบางรายการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาส่งซ่อมได้เลย
                ก่อนหน้านี้การรับรายการซ่อมจากช่างเทคนิค โดยใช้ ”ฐานข้อมูลระบบให้บริการโสตทัศนูปกรณ์”ที่สามารถรับ-ส่งรายการและจัดเก็บรายละเอียดของโสตทัศนูปกรณ์ไม่สามารถใช้งานได้ แต่ในขณะนี้ฐานข้อมูลดังกล่าว ไม่สามารถใช้งานได้ ทำให้ไม่มีระบบบันทึก ควบคุม การส่งครุภัณฑ์ซ่อมบำรุงไปยังศูนย์บริการภายนอก และส่งผลให้ไม่สามารถรู้สถานะการส่งซ่อมของครุภัณฑ์ที่ชำรุดได้ และกระทบต่อการตรวจพัสดุประจำปี
               ดังนั้นผู้รับผิดชอบการส่งครุภัณฑ์ซ่อมบำรุง จึงจำเป็นต้องหาวิธีบันทึกข้อมูลการส่งซ่อมให้เป็นปัจจุบันเพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานในการส่งซ่อม จึงได้นำ Google Sheets มาใช้ในการจัดเก็บข้อมูลส่งซ่อม เพราะหลักการทำงานคล้ายกับโปรแกรม Microsoft Excel ที่เคยใช้มาก่อน แต่ประสบปัญหาในการใช้งานเนื่องจากไม่สามารถทำงานได้บนระบบอินเทอร์เน็ต ส่งผลต่อการเข้าถึงข้อมูลของผู้เกี่ยวข้อง รวมถึงไม่สามารถบันทึกได้ข้อมูลผ่านสมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ การนำ Google Sheets มาใช้เพื่อทดแทนระบบฐานข้อมูลเดิมที่ไม่สามารถใช้ได้ รวมถึงช่วยผู้ปฏิบัติงานมีความคล่องตัวและสะดวกมากขึ้น นำมาสรุปข้อมูลส่งซ่อมประจำปี และค้นหาสำหรับอ้างอิงในปีต่อไปได้

1.2 วัตถุประสงค์
           1.2.1 เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบันทึกรายการครุภัณฑ์ที่ส่งซ่อมบำรุง
           1.2.2 เพื่อลดเวลาในการค้นหาข้อมูลพัสดุส่งซ่อม
           1.2.3 เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้สะดวกและรวดเร็ว

1.3 ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
           1.2.1 มีเครื่องมือใช้เป็นเครื่องมือในการบันทึกรายการครุภัณฑ์ที่ส่งซ่อมบำรุง
           1.2.2 ลดเวลาในการค้นหาข้อมูลพัสดุส่งซ่อม
           1.2.3 ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้สะดวกและรวดเร็ว ได้ทุกที่ ทุกเวลา และทุกอุปกรณ์ลดค่าใช้จ่ายจากการจัดหาระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่

1.4 ขอบเขตของผลงาน    
     
การปรับปรุงวิธีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลพัสดุส่งซ่อมด้วย Google sheets เป็นการปรับปรุงกระบวนการที่เริ่มตั้งแต่รับรายการส่งซ่อมพัสดุที่ชำรุด บันทึกรายละเอียดของครุภัณฑ์ที่จะส่งซ่อมไปยังศูนย์บริการภายนอก

1.5 คำนิยาม
      ศูนย์บริการ หมายถึงร้านหรือบริษัทที่รับซ่อมพัสดุที่ชำรุดของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา                                                         Google Sheets เป็นแอปพลิเคชันในกลุ่มของ Google Drive ซึ่งเป็นนวัตกรรมของ Google (กูเกิล) มีลักษณะการทำงานคล้ายกันกับ Microsoft Excel คือสามารถสร้าง Column, Row สามารถใส่ข้อมูลต่างๆ ลงไปใน Cell (เซลล์) ได้ และคำนวณสูตรต่างๆ ได้

2. การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)
             2.1 การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง                                                                  
                 เกณฑ์การคัดเลือกและน้ำหนัก                                               
                   1) นโยบายของผู้บริหาร (10%) นโยบายรวมบริการประสานภารกิจ                                   
                   2) มีหลายขั้นตอน (40%) ใช้ระยะเวลาในการค้นหาข้อมูลนาน       
                   3) มีความสูญเสียมาก (50%)       
                   4) สูญเสียโอกาสในการใช้งาน

2.3 การวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข
                2.3.1 การวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรค
                          การปรับปรุงวิธีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลพัสดุส่งซ่อมด้วย Google sheets เกิดขึ้นจากปัญหาที่ระบบฐานข้อมูลโสตทัศนูปกรณ์ของงานบริการโสตทัศนูปกรณ์ที่ใช้มานานกว่า 10 ปี ไม่สามารถอัพเดทระบบของเครื่องแม่ข่ายได้ ทำให้การแจ้งซ่อม บันทึกรายละเอียด การส่งซ่อม ไปยังศูนย์บริการไม่สามารถบันทึก และทำการสืบค้นได้ ทางผู้รับผิดชอบจึงต้องหาระบบมาใช้งานทดแทนชั่วคราว เพื่อให้งานซ่อมบำรุงสามารถบันทึกการส่งซ่อม และรายงานผลประจำปีได้ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ทำงานอยู่บนระบบ Google Tool และสามารถใช้งานได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลาในการค้นหารายละเอียด และสามารถเข้าถึงทางอินเทอร์เน็ตได้จากทุกระบบปฏิบัติการ

                                                      แผนผังก้างปลา (Fish Bone Diagram) หรือ Ishikawa Diagram

                  

           2.3.2 แนวทางแก้ไขปัญหาและอุปสรรคปัญหา                  

 อุปสรรค     

  1. ฐานข้อมูลไม่สามารถใช้งานได้
  2. การสืบค้นข้อมูลของวัสดุ ครุภัณฑ์ที่ส่งซ่อม ใช้เวลานาน
  3. ไม่มีงบประมาณจัดซื้อฐานข้อมูล   
  4. ผู้ปฏิบัติงานไม่มีความรู้และทักษะในการพัฒนาฐานข้อมูล

   แนวทางแก้ไข

  1. ค้นหาเครื่องมือที่ช่วยในการบันทึกข้อมูล
  2. มีเครื่องมือช่วยที่สามารถสืบค้นได้   
  3. ใช้เครื่องมือที่ไม่มีค่าใช้จ่าย
  4. เลือกเครื่องมือที่ง่ายต่อการใช้งาน

3. การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการและลงมือปฏิบัติ (Do – D)
    ปัญหาและอุปสรรคของกระบวนการเดิมว่ามีในเรื่องที่ไม่สามารถบันทึกข้อมูลการส่งซ่อมพัสดุที่ชำรุดลงในระบบฐานข้อมูลครุภัณฑ์โสตทัศนูปกรณ์ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาได้เนื่องจากระบบฐานข้อมูลไม่สามารถอัพเดทระบบได้ ในการออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ จำเป็นจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย กำหนดผลลัพธ์และตัวชี้วัด ของกระบวนการ

    3.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ของกระบวนการ เช่น
           3.1.1 เพื่อสร้างเครื่องมือในการบันทึกรายการครุภัณฑ์ที่ส่งซ่อมบำรุง ทดแทนระบบฐานข้อมูลเดิมที่ไม่สามารถใช้ได้ ให้สามารถบันทึกรายการครุภัณฑ์ที่ส่งซ่อมบำรุง และบันทึกรายละเอียดการซ่อมได้ ทั้งรายละเอียด และรายละเอียดค่าใช้จ่าย                                             3.1.2 เพื่อลดเวลาในการค้นหาข้อมูลพัสดุส่งซ่อม ช่วยลดเวลาในการค้นหารายละเอียดของวัสดุ ครุภัณฑ์ที่ต่อเนื่องมาจากฐานข้อมูลเดิมที่ไม่สามารถใช้งานได้
           3.1.3 เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้สะดวกและรวดเร็ว ผ่านช่องทางอินเทอร์เน็ตและจากอุปกรณ์หลากหลาย สามารถนำข้อมูลมาสรุปรายงานประจำปีได้ และค้นหาข้อมูลย้อนหลังรายปีได้

4. การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check – C)
     การตรวจสอบผลการปรับปรุง เป็นการประเมินผลว่าการปฏิบัติงานกระบวนการที่ปรับปรุงใหม่ (To be) มีปัญหา อุปสรรคต่อประสิทธิภาพและคุณภาพของการทำงาน ข้อมูลที่ได้พบว่าถ้ามีรายละเอียดมากจะทำให้การสืบค้นข้อมูลมีความล่าช้า ตลอดจนความเร็วของอินเทอร์เน็ตถ้าใช้งานในมหาวิทยาลัยจะไม่กระทบมาก แต่ถ้าใช้งานนอกมหาวิทยาลัยควรใช้งานผ่านระบบสายไฟเบอร์ออฟติก ดังนั้นจำเป็นต้องจัดหาระบบฐานข้อมูลที่เป็นมาตรฐานต่อไป

5. การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)
    5.1 การปรับปรุงแก้ไข
          การปรับปรุงแก้ไข เป็นกิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหลังจากได้ทำการตรวจสอบแล้ว การปรับปรุงอาจเป็นการแก้ไขแบบเร่งด่วนเฉพาะหน้า หรือการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำรอยเดิม  ขั้นตอนนี้เป็นการพิจารณานำผลที่ได้จากการตรวจสอบหรือผลการประเมินมาวิเคราะห์ว่ามีขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควรปรับปรุง หรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีก และสังเคราะห์รูปแบบการดำเนินการใหม่ที่เหมาะสม สำหรับการดำเนินการ ในปีต่อไป

     5.2 การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน
            การจัดทำมาตรฐานเป็นมาตรการเพื่อป้องกันการผิดพลาด นำแนวทางใหม่ที่ดีมาจัดทำเป็นมาตรฐาน  การปฏิบัติงานเพื่อให้มีการปฏิบัติมีความสมบูรณ์ และมีคุณภาพ และการทำงานอย่างเป็นระบบ ควรที่จะมีระบบฐานข้อมูลพัสดุโสตทัศนูปกรณ์ที่เป็นมาตรฐาน มีระบบสำรองข้อมูล มีเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโดยตรง ก็จะทำให้งานซ่อมบำรุงมีมาตรฐานการทำงาน และประสิทธิภาพที่ดี

6. สรุปและข้อเสนอแนะ
    6.1 สรุปผลการดำเนินงาน
          สรุปผลจากการออกแบบกระบวนการ การนำไปทดลองปฏิบัติ การปรับปรุงแก้ไข การประเมินผล พบว่าสามารถใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้อย่างไว้ สามารถใช้งานทดแทนระบบเดิมได้ แต่ไม่ควรใช้เป็นเครื่องมือในการเก็บถาวร สามารถใช้งานชั่วคราว หากมีงบประมาณ จะต้องมีการพัฒนาฐานข้อมูลที่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างครบถ้วน และปลอดภัย

    6.2 ข้อเสนอแนะ
           6.2.1 ควรมีระบบการซ่อมบำรุงที่เป็นมาตรฐาน
           6.2.2 มีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจน และมีระบบข้อมูลที่เป็นมาตรฐานและครบถ้วน

Visits: 81

Comments

comments