หลังจากนำ Agile มาแนะนำให้รู้จักกันไปแล้ว วันนี้จะชวนไปดู “Morning Talk” model การทำงานของฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ซึ่งนำแนวคิด Agile มาใช้ปฏิบัติงานจริง และมีผลลัพธ์ออกมาจริง บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย คงเหลือขั้นตอนการวัดผลการดำเนินงาน ซึ่งกำหนดไว้แล้วในแผนงานโครงการ
Agile มี framework ค่อนข้างหลากหลาย ฝ่ายพัฒนาฯ เลือก framework “Kanban” และ “Scrum” นำมาปรับใช้ร่วมกัน
- ใช้ Kanban board ในกระบวนการการดำเนินงานโครงการ มีงานอะไรที่ต้องทำ ใครทำอะไร ถึงขั้นตอนไหนแล้ว ประสบปัญหาอะไรบ้าง แก้ไขได้หรือยัง อะไรที่ทำสำเร็จแล้ว ให้ทุกคนเห็นภาพ และเข้าใจตรงกัน ตระหนักถึงงานที่มี โปร่งใส ลดเวลา ลดความซ้ำซ้อน ไม่ต้องส่งรายงานความคืบหน้าของงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ง่าย เร็ว และมีประสิทธิภาพ
- ใช้ Daily Scrum Meeting ในการแก้ปัญหาและปรับเปลี่ยนกระบวนการ ทุกเช้าทีมจะมีการประชุมสั้น ๆ 10-15 นาที เพื่อบอกว่าเมื่อวานทำอะไร วันนี้จะทำอะไร และมีปัญหาอะไร ปรับเปลี่ยนกระบวนการอะไรได้บ้างเพื่อให้การทำงานราบรื่น รู้สถานะและมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน สำคัญที่สุดคือปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
Kanban board “Project ชวนน้องอ่าน“
ทำความรู้จักกันก่อน Kanban อ่านว่า คัน-บัง ภาษาญี่ปุ่น แปลว่า แผ่นป้ายติด
สิ่งที่ต้องเตรียม
- สร้าง Kanban board เตรียมบอร์ด กระดานไวท์บอร์ด กระดาษโปสเตอร์สีขาวแปะผนัง หรืออะไรก็ได้ที่หาได้ขอให้เป็นบอร์ดและแจ้งข่าวสารได้ ให้บอร์ดอยู่ในพื้นที่ที่เข้าถึงได้ง่าย ทีมจำเป็นต้องพูดคุย อัพเดทงานที่จะทำหรือกำลังทำ อยู่หน้าบอร์ดทุกวัน
- Post-it note สะดวกในการแปะและเคลื่อนย้าย อัพเดทสถานะไปในแต่ละคอลัมน์
- ปากกาเมจิก สำหรับเขียน Post-it note เห็นชัดและอ่านง่าย
การใช้ Kanban board
- เริ่มจาก ตีเส้นแบ่งคอลัมน์ ขึ้นหัวข้อตารางแถวบนเกี่ยวกับ Flow ของงานทั้งหมด เช่น เรื่องราว, สิ่งที่ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, ตรวจสอบ และเสร็จสิ้น หัวข้อคอลัมน์สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามลักษณะงาน ดังนั้น Kanban board จึงไม่มีรูปแบบตายตัว เป็นรูปแบบเฉพาะงาน เฉพาะทีม
- กำหนดหัวข้องาน ทีมสามารถกำหนดได้เองตามลักษณะงาน
- เขียนงาน 1 งานใน post-it note 1 แผ่น
- เขียนชื่อและงานทีทำใน post-it note แปะไว้ใต้ชื่อคอลัมน์ ย้ายรายการนั้นไปตามสถานะดำเนินการ จนถึงคอลัมน์เสร็จสิ้น
- เมื่อดำเนินการโครงการเสร็จสมบูรณ์แล้ว ย้าย post-it note ที่เขียนงานไปไว้ในชื่อของสมาชิก
- ทีมตัดสินใจร่วมกัน ทำงานร่วมกัน แก้ปัญหาร่วมกันและทำงานให้บรรลุเป้าหมายเร็วที่สุด
ประโยชน์ของ Kanban Board
- เห็นภาพรวมการทำงานชัด เป้าหมายชัด
- เห็นภาพรวมของการทำงานในแต่ละวัน รู้ว่าในแต่ละวันต้องทำงานอะไร
- การแสดงผลด้วยการ์ด ทำให้ทีมเข้าใจกระบวนการดำเนินงาน รู้ความคืบหน้าของการทำงาน ขั้นตอนไหนที่สำเร็จแล้วหรือติดปัญหา ก็สามารถรับรู้และแก้ไขได้ทันที
- สามารถโฟกัสงานที่สำคัญ งานด่วน
- สามารถสร้างคุณค่าให้งาน
- สามารถแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างทันท่วงทีก่อนที่จะเกิดปัญหา
- ลดเวลา ลดความซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาดในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สนับสนุนการทำงานแบบ Cross Functional คือรูปแบบการทำงานเป็นทีม ที่ในแต่ละทีม จะมีคนที่มีทักษะและเชี่ยวชาญในสายงานต่าง ๆ ที่แตกต่างกัน มาอยู่รวมกันในทีมเดียวเพื่อพัฒนางานร่วมกัน
Kanban Board ถือว่าเป็นเครื่องมือที่เข้ามาเปลี่ยนโลกการทำงานสำหรับองค์กรยุคใหม่ ทำให้พนักงานเห็นภาพรวมการทำงานแบบเดียวกัน เพื่อที่จะให้องค์กรพัฒนาไปอย่างรวดเร็วและยั่งยืน
Scrum “Project ชวนน้องอ่าน“
ถึงเวลาทำความรู้จัก Scrum กันแล้ว
Scrum /skrəm/ คือวิธีการทำงานที่ให้ ‘ทีมช่วยกันรุมงาน’
ทฤษฏีสกรัม (Scrum Theory) ประกอบด้วย
- ความโปร่งใส (Transparency) คือทีมจะต้องเห็นภาพชัดเจนและเข้าใจตรงกัน มาตรฐานเดียวกัน
- การตรวจสอบ (Inspection) คือการนำผลลัพธ์การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของสกรัม (Scrum Artifact) มาตรวจสอบและวัดผลว่าบรรลุตามที่กำหนดไว้หรือไม่
- การปรับเปลี่ยน (Adoption) คือหากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่กำหนด จะต้องปรับเปลี่ยนการดำเนินงาน หรือจำนวนทรัพยากรที่ใช้ เพื่อให้บรรลุผลตามที่กำหนดหรือใกล้เคียงได้มากที่สุด
สกรัมประจำวัน (Daily Scrum)
- การประชุมประจำวัน (Daily Meeting) Morning Meeting หรือฝ่ายพัฒนาฯ เรียกว่า Lib Talk ประชุมสั้น ๆ ใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที
- แจ้งความคืบหน้าในการพัฒนางานเพื่อตรวจสอบ แจ้งความคืบหน้าของงานเพื่อวางแผนงานในแต่ละวัน
- แต่ละคนแจ้งให้ทีมทราบว่า 1.ทำอะไรไปในเมื่อวาน 2.วันนี้จะทำอะไรเพิ่ม 3.ปัญหาที่เกิดขึ้นในงานตัวเอง
- แจ้งให้ทีมทราบหากมีงานอื่นแทรกเข้ามา
- การสื่อสารของทีม ช่วยระบุปัญหาที่เกิดขึ้น และการตัดสินใจร่วมกันของทีมเพื่อแก้ไขปัญหานั้น ๆ
- หากพบปัญหาหรือการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อการบรรลุเป้าหมาย อาจมีประชุมหลัง Morning Meeting เพื่อวางแผนงานใหม่เฉพาะคนที่เกี่ยวข้อง หรือหากทั้งจำเป็นต้องรับรู้และแก้ปัญหาร่วมกัน ให้ยืดเวลา Morning Meeting ออกไป หรือหากเป็นปัญหาที่ไม่เร่งด่วนก็ใช้การประชุมประจำสัปดาห์ ประจำเดือนในการแก้ปัญหา
การทำ Scrum ให้มีประสิทธิภาพ
- ทุกคนช่วยกันทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายของทีม
- ให้ความสำคัญกับงาน
- ไม่ซ่อนปัญหา
- เปิดใจกว้างต่องานทั้งหมดที่มี และความท้าทายในการทำงาน
- เคารพการทำงานของคนอื่น เพื่อให้แต่ละคนทำงานได้อย่างอิสระ
Scrum คือการที่ทุกคนทำงานร่วมกันทำงานอย่างอิสระ มีการวัดผลการดำเนินงานและนำไปปรับปรุงพัฒนาการทำงาน ทำให้ทำงานได้รวดเร็ว ได้งานที่มีคุณภาพ บรรลุเป้าหมาย
- ชวนน้องปี 1 อ่าน GE BOOK
“Morning Meeting” model ของฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ บรรลุเป้าหมาย Project แรก คือ ชวนน้องอ่าน GE Book โดยรวบรวมหนังสือ และหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ประมาณ 1000 ชื่อเรื่อง ให้บริการนักศึกษาปี 1 สำหรับใช้อ่านประกอบรายวิชาพื้นฐาน ทั้งหมด 16 รายวิชา สมาชิกภายในทีม 13 คน ปฏิบัติงานระหว่างวันที่ 23 พฤษภาคม – 17 มิถุนายน 2565 โดยนำแนวคิด Agile มาใช้ เลือก Framwork Kanban board และ Scrum นำมาปรับใช้ร่วมกัน ในการขับเคลื่อนกระบวนการดำเนินงาน การแก้ปัญหา การปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน และนำทีมบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
Visits: 77
Cataloger สาย Cat Slave