ระเบียงบรรณปันสาระ
ปัญหา No-Show ในการจองห้องประชุม หรือเรียกง่ายๆคือ “จองกั๊กห้องประชุม” ซึ่งเป็นปัญหาที่หลายคนคงพบบ่อยได้ทั่วไปในที่ทำงาน
บางครั้งเมื่อเราได้เวลาที่ต้องการจองห้องประชุมแล้ว แล้วนำไปหาในตารางจองห้องประชุม ไม่ว่าจะเป็น กระดาษหน้าห้องประชุม ตารางห้องประชุมในระบบอีเมล หรือวิธีอื่นๆ แล้วพบว่าไม่มีห้องประชุมห้องไหนว่างเลย เป็นต้น
ปัญหาของการจองห้องประชุมแล้วไม่มาใช้ คือ ห้องประชุมที่ถูกจองไว้ จะยังคงสถานะจองไว้ แม้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมไม่เข้ามาใช้งานนั่นเอง
เรื่องเหล่านี้ส่งผลเสียในหลายๆด้าน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของพื้นที่ที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ การที่คนต้องการจะใช้ห้องจริงๆไม่ได้ใช้ รวมไปถึง Productivity ของพนักงานที่ลดลงอีกด้วย
จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ออฟฟิศคุณควรมีวิธีการจัดการปัญหาการห้องประชุมที่ถูกต้องและคุ้มค่ากับการลงทุน
นอกจากนี้ผู้ที่ดูแลรับผิดชอบพื้นที่ห้องประชุมอย่างเช่น ฝ่ายอาคาร, ฝ่านส่วนกลางที่ดูแลเกี่ยวกับออฟฟิศอาจจะโดนรบกวนอยู่บ่อยๆ เพราะจะต้องเข้ามารับผิดชอบและแก้ปัญหาเรื่องนี้ เมื่อพนักงานต้องการจองห้องประชุมอย่างเร่งด่วน
ในบทความนี้มาพบว่าการจองกั๊ก คืออะไร และทำไมถึงเป็นเรื่องสำคัญที่ออฟฟิศต่างๆจะต้องเข้ามาแก้ปัญหา รวมถึง 3 วิธีที่จะช่วยให้คุณแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
NO-SHOW คืออะไร?
ในกรณีที่มีการจองห้องประชุมแล้วไม่ใช้ โดยปกติทั่วไปคนที่เหลือในออฟฟิศแทบจะไม่มีใครรู้เลยห้องประชุมนี้ว่าง
ในมุมมองคนทั่วไปจะคิดว่าห้องประชุมในปกติว่างน้อยมากในแต่ละวัน หลายๆคนเลยจบด้วยการจองห้องประชุมแบบต่อเนื่องหรือ Recurring แทนเผื่อในกรณีที่ต้องการใช้ในอนาคต
ซึ่งเมื่อมีการทำแบบนี้เป็นจำนวนมาก จะยิ่งทำให้ออฟฟิศมีห้องประชุมที่ว่างน้อยลงมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ การจองห้องประชุมกั๊กยังส่งผลเสียให้กับบริษัททั้งในเรื่องของความพึงพอในพนักงานที่ไม่สามาถหาห้องประชุมได้ และอาจส่งผลกระทบในระยะยาวต่อวัฒนธรรมองค์กรอีกด้วย
อีกหนึ่งประเด็นที่สำคัญคือ พื้นที่ห้องประชุมต่อตารางเมตรที่เสียเปล่าในแต่ละเวลาที่ผ่านไป โดยหากเกิดปัญหานี้หลายๆห้อง ยิ่งส่งผลให้บริษัทสูญเสียเงินเป็นจำนวนมากจากการไม่สามารถใช้งานพื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
รู้หรือไม่ว่าโดยเฉลี่ยพนักงานในออฟฟิศจะเสียเวลาในการหาห้องประชุม 30 นาทีต่อวัน (ถ้านับเป็นสัปดาห์เท่ากับ 2.5 ชั่วโมงเลยทีเดียว)
และนี่คือ 3 วิธีที่ระบบจองห้องประชุมจะช่วยให้คุณสามารถลดปัญหาในเรื่องการจองกั๊กห้องประชุมได้
ระบบจองห้องประชุม เช่น ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch สามารถช่วยให้คุณสามารถจัดการเรื่องเหล่านี้ในทุกห้องประชุมที่คุณมีได้อย่างง่ายดาย
1. เช็คอิน (CHECK-IN) ห้องประชุมก่อนถึงเวลาประชุม
หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะลดการการจองกั๊กในห้องประชุมของออฟฟิศคุณ คือ ผู้จองห้องประชุมต้องเช็คอิน (Check-in) ห้องประชุมก่อนถึงเวลาประชุม ซึ่งทำให้ผู้ประชุมมาประชุมตรงต่อเวลามากขึ้นและจะทำให้มั่นใจได้ว่ามาจองห้องประชุมแล้วมาใช้จริงๆ
โดยระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ผู้จองห้องประชุมสามารถเช็คอินผ่านหน้าจอหน้าห้องประชุม โดยผู้จองห้องประชุมสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนผ่านสีสถานะหน้าจอหน้าห้องประชุม เช่น สีเขียว หมายถึงห้องประชุมว่าง สีเหลือง หมายถึงอยู่ระหว่างการรอเช็คอิน และสีแดง หมายถึง มีผู้ใช้งานอยู่ ณ ขณะนี้
2. ยกเลิกห้องประชุมได้อัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่มีผู้มาเช็คอิน
อีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยลดปัญหานี้ในการจองห้องประชุมในออฟฟิศของคุณคือ การที่คุณมีระบบที่สามารถยกเลิกห้องประชุมได้อัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่มีผู้ Check-in ภายในระยะเวลาที่กำหนด
ประโยชน์คือ ทำให้ผู้อื่นสามารถมาใช้งานต่อได้และช่วยให้การประชุมที่จองแบบ Recurring แล้วไม่มาใช้ถูกยกเลิกไปเช่นเดียวกัน
ด้วยระบบจองห้องประชุม Meet in Touch มาพร้อมความสามารถในการยกเลิกห้องประชุมตามระยะเวลาที่กำหนด
3. รายงานการใช้งานห้องประชุม ทำให้รู้ว่าห้องประชุมถูกใช้งานอย่างไร
อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญคือการที่คุณสามารถเห็นภาพรวมการใช้งานห้องประชุมทั้งหมดในออฟฟิศของคุณ ยกตัวอย่างเช่น รายงานการใช้งานห้องประชุมในแต่ละเดือน หรือจำนวนการประชุมที่ถูกยกเลิกในแต่ละเดือน เป็นต้น
นอกจากนี้ตัวเลขการใช้ห้องประชุมแต่ละห้องในแต่ละเดือนก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นเดียวกัน ทำให้รู้ว่า ในแต่ละเดือนมีความหนาแน่นในการประชุมมากน้อยอย่างไร
ซึ่งตัวเลขต่างๆที่สำคัญเหล่านี้จะสะท้อนให้เห็นว่า พฤติกรรมการใช้ห้องประชุมในออฟฟิศของคุณเป็นอย่างไรและช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงในอนาคตได้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป
เห็นได้การมีระบบจองห้องประชุมที่มีฟีเจอร์ตอบโจทย์โดยเฉพาะ อย่างเช่น ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ไม่เพียงแต่จะช่วยแก้ปัญหาใหญ่ของการห้องประชุมแล้วไม่ใช้งาน หรือที่เราเรียกว่า “จองกั๊กห้องประชุมเพียงอย่างเดียว” แต่ยังช่วยให้คุณจองห้องประชุมอย่างง่ายดายและเป็นระบบมากขึ้นเท่านั้น
นอกจากนี้ยังมีข้อดีของการใช้ระบบจองห้องประชุมอีกมากมายที่สามารถช่วยแก้ปัญหาเรื่องของการจองห้องประชุมต่างๆมากมายที่ส่งผลทำให้ออฟฟิศประหยัดค่าใช้จ่ายในพื้นที่ได้ รวมถึงช่วยลดระยะเวลาการหาห้องประชุม และเพิ่ม Productivity ของพนักงานอีกด้วย
Visits: 60
