การจัดการสารสนเทศสำนักงาน

งานสำนักงานถือว่ามีความสำคัญต่อองค์การไม่ว่าองค์การขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ จะต้องจัดให้มีส่วนที่เป็นสำนักงาน เพื่อทำหน้าที่อำนวยความสะดวก ดำเนินการเอกสาร การติดต่อต่าง ๆ

“การจัดการสารสนเทศสำนักงาน” คือ กระบวนการวางแผน การจัดองค์การ การปฏิบัติงาน ควบคุมดูแล และใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ที่องค์การมีอยู่ในการบริหารจัดการสารสนเทศ สำนักงานให้สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ เพื่อดำเนินงานต่าง ๆ ให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้

ลักษณะการบริหารงานสำนักงาน

ลักษณะการจัดการบริหารงานสำนักงานแต่ละแห่งอาจแตกต่างกันไปตามวิสัยทัศน์ของผู้บริหารของ องค์การนั้นๆ ลักษณะสำคัญประกอบด้วย

1. การบริหารงานเอกสาร ปัจจุบันงานเอกสารมีแนวโน้มลดลง เนื่องจากปัญหาการจัดเก็บเอกสารที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นตลอดเวลา จึงมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ เข้ามาช่วยดำเนินการ การจัดเก็บข้อมูลบนผ่าน เครือข่ายอินเทอร์เน็ต เช่น คลาวด์คอมพิวติ้ง (Cloud Computing)

2. การติดต่อสื่อสาร งานสำนักงานก็เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนต่าง ๆ ขององค์การ เช่น โทรศัพท์ระบบติดต่อภายใน จดหมายติดต่อของหนังสือเวียน ระบบ online ของคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

3. การจัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงาน ประกอบด้วย ทำเลที่ตั้งและการจัด แผนผังในสำนักงาน ระบบแสง สี เสียง และระบบถ่ายเทอากาศ ตลอดจนการบำรุงรักษาเครื่องมือที่จำเป็นแก่สำนักงานให้อยู่ในสภาพดีพร้อมใช้อยู่เสมอ

4. การวิเคราะห์และจัดระบบงาน เป็นเรื่องเกี่ยวกับการวิเคราะห์และปรับปรุงงาน การปรับปรุงวิธี ทำงานให้ง่ายขึ้น การควบคุมออกแบบและการผลิตแบบฟอร์มใช้ในสำนักงาน การทำคู่มือ เพื่อให้ดำเนินงานมี ลำดับขั้นตอน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงระบบการทำงานได้

5. การควบคุมระบบงานในสำนักงาน เช่น การควบคุมคุณภาพงาน การควบคุมผลสำเร็จของงาน โดยสัมพันธ์กับเวลา

6. การบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ มีขอบเขตหลายขั้นตอน ตั้งแต่การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร การกำหนดอัตราค่าจ้างเงินเดือน การฝึกอบรม เป็นต้น

7. การจัดลักษณะรูปแบบงานในสำนักงาน หมายถึง การกำหนดบทบาทและมอบหมายว่ามีงาน อะไรที่ต้องจัดทำ และบรรจุบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้าไปในงานนั้น มีการก าหนดการไหลเวียนของงาน และความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภายในองค์การอย่างชัดเจน

กระบวนการในการจัดการสำนักงาน

เพื่อให้การปฏิบัติงานภายในสำนักงานมีประสิทธิภาพ กระบวนการในการจัดการสำนักงานมี ดังต่อไปนี้

การวางแผน (Planning) การวิเคราะห์ข่าวสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากทั้งอดีตและป้จจุบันและ

กำหนดแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับอนาคตแก่องค์การ เพื่อให้องค์การประสบผลสำเร็จตามที่ปรารถนา

2. การจัดองค์การ (Organizing) การกำหนดโครงสร้างขององค์การ กำหนดความสัมพันธ์การ

ทำงานระหว่างพนักงาน เพื่อเอื้ออำนวยความสะดวกสายทางเดินของงานให้สามารถดำเนินการ

ได้อย่างมีประสิทธิผล เช่น การจัดทำแผนผังโครงสร้างองค์การ

3. การจัดคนเข้าทำงาน (Staffing) เป็นกระบวนการในการสรรหา คัดเลือก บุคคลและเจ้าหน้าที่

ให้เหมาะสมกับลักษณะงานที่ได้กำหนดไว้ เช่น การวางแผนกำลังคน การกำหนดคุณสมบัติของ

บุคคลในตำแหน่ง นั้น ๆ

4. การชักนำหรือชักจูง (Leading) เป็นการกระตุ้น จูงใจเพื่อให้พนักงานร่วมแรงร่วมใจกันทำงานให้

องค์การประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ เช่น การปฐมนิเทศพนักงาน

5. การกำกับ ดูแลกิจกรรมต่างๆ (Controlling) ให้ดำเนินการเป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้เช่น การ

กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน การเปรียบเทียบการปฏิบัติงานกับมาตรฐาน และ การปรับปรุง

แก้ไขเพื่อให้ บรรลุจุดมุ่งหมายของงาน

การแบ่งระดับงานสำนักงาน

การแบ่งระดับงานสำนักงาน โดยทั่วไปงานในสำนักงานจัดได้เป็น 3 ระดับ คือ งานระดับธุรการ ระดับ วิชาชีพ และระดับบริหารจัดการ

1. งานระดับธุรการ งานสำนักงานในระดับธุรการมีลักษณะเป็นงานที่เกิดขึ้นเมื่อได้รับเอกสารหรือ ได้รับการติดต่อซึ่งส่วนใหญ่เป็นงานประจำ เช่น จดหมายโต้ตอบติดต่อในเรื่องต่างๆ พนักงานระดับธุรการจะ บันทึกทุกขั้นตอนตั้งแต่ได้รับจดหมาย โดยบันทึกหลักฐานงานเอกสาร การรับเอกสารลงในทะเบียนรับ จากนั้น จำแนกแจกจ่ายไปในสายงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการ

2. งานระดับวิชาชีพ หมายถึง งานสำนักงานในระดับวิชาชีพที่ต้องอาศัยเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้เฉพาะ ด้าน จัดว่าเป็นฝ่ายช่วยอำนวยการของหน่วยงาน ได้แก่ งานบัญชี งานด้านกฎหมาย งานด้านการตลาด งาน ด้านบุคลากร แต่ละฝ่ายจะทำหน้าที่เฉพาะด้านของตน เช่น ฝ่ายบัญชีจะจัดวางรูปแบบระบบบัญชี บันทึกบัญชี ฝ่ายการตลาดจะจัดวางแผนงานทางตลาด การโฆษณา งานในระดับนี้ไม่เจาะจงว่าจะต้องมีงานใดบ้าง ขึ้นอยู่ กับลักษณะขององค์การแต่ละแห่ง

3. งานบริหารจัดการ หมายถึง งานสำนักงานระดับที่เกี่ยวข้องระดับสูงต้องใช้ความรู้ทางด้านการ บริหารเข้ามาช่วย เช่น การวางแผน การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดหาพนักงานเข้าทำงาน การสั่งการ การ ตัดสินใจ การควบคุมงาน ระดับนี้จะเป็นผู้วางแผนแนวทางกำหนดทิศทางการทำงาน วิเคราะห์ และตัดสินใจ ตามความเหมาะสม

การจำแนกงานสำนักงานออกเป็น 3 ระดับนี้ จัดว่าเป็นการจำแนกตามความนิยมโดยทั่วไป ขึ้นอยู่กับ ลักษณะของกิจกรรม เพราะสำนักงานทั้งหลายมีความแตกต่างกันมากทั้งในด้านธุรกิจ วิธีการ และการใช้ อุปกรณ์สำนักงาน