ระเบียงบรรณปันสาระ
ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหา
หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ มีบทบาทหน้าที่ในการรวบรวมจดหมายเหตุหรือเอกสารที่สร้างขึ้นเพื่อการปฏิบัติงานหรือดำเนินกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญที่ผ่านการประเมินแล้วว่ามีคุณค่าควรแก่การอนุรักษ์ไว้ เพื่อเป็นหลักฐานปกป้องคุ้มครองสิทธิ เป็นหลักฐานซึ่งจะสะท้อนถึงประวัติพัฒนาการ เหตุการณ์ กิจกรรม ของหน่วยงาน อันมีคุณค่าต่อการศึกษาและการวิจัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณค่าในทางการดำเนินงานและบริหารงานของมหาวิทยาลัย
คำกล่าว คำบอกเล่า คำสัมภาษณ์ คำปราศรัย ปาฐกถาหรือถ้อยแถลงของอธิการบดีมหาวิทยาลัย จัดเป็นจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยประเภทเอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives) ซึ่งเป็นการบันทึกถ้อยคำของบุคคลสำคัญของมหาวิทยาลัย ทำให้เกิดเป็นแหล่งข้อมูลมิติใหม่ในเชิงจดหมายเหตุที่มาจากการบันทึกเสียงของบุคคล การบันทึกถ้อยคำในงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เป็นวิธีการที่นำมาใช้ในการจัดเก็บข้อมูลจากเหตุการณ์สำคัญที่จะได้รับการบันทึกไว้ในประวัติศาสตร์ของมหาวิทยาลัย และเพื่อให้บริการสำหรับการศึกษาอ้างอิงในอนาคต อีกทั้งยังเป็นการจัดเก็บข้อมูลประวัติของบุคคลสำคัญหรือบุคคลที่มีผลงานโดดเด่น หรือเป็นผู้ก่อให้เกิดเหตุการณ์ที่ได้รับการบันทึกเป็นประวัติศาสตร์ หรือเป็นผู้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของมหาวิทยาลัย
งานหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้รับนโยบายจากผู้บริหารให้ดำเนินการรวบรวมคำกล่าว คำสัมภาษณ์ คำปราศรัย ปาฐกถา หรือถ้อยแถลงของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ด้วยวิธีการบันทึกเสียง เพื่อรวบรวมจัดทำเป็น Speech Recording ของอธิการบดี งานจดหมายเหตุฯ จึงได้ออกแบบและพัฒนากระบวนการรวบรวม Speech Recording ของอธิการดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ขึ้น เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการได้รับทราบและเข้าใจเกี่ยวกับขั้นตอนในการปฏิบัติงานอย่างชัดเจนและเป็นระบบ โดยกระบวนการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีนั้น งานจดหมายเหตุฯ ได้ปฏิบัติงานร่วมกับงานบริการโสตทัศนูปกรณ์ฯ และงานผลิตสื่อการศึกษา ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ซึ่งเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานควบคุมห้องประชุม หรือสถานที่ที่อธิการบดีไปร่วมพิธี กิจกรรม หรืองานสำคัญต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย จะทำหน้าที่บันทึกเสียงของอธิการบดี หลังจากนั้นนำไฟล์บันทึกเสียงดังกล่าวส่งมอบให้งานหอจดหมายเหตุฯ เพื่อนำไปถอดความจากไฟล์บันทึกเสียงให้แปลงเป็นข้อความตัวอักษร และจัดทำรายงานผลการดำเนินงานการรวบรวม Speech Recording ลงใน Google Sheet เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนสามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลร่วมกันได้ และจัดทำสถิติรายงานต่อผู้บังคับบัญชา
วัตถุประสงค์
ขอบเขตของผลงาน
การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย COPIS Model
การวิเคราะห์กระบวนการด้วย COPIS Model เป็นการปฏิบัติงานที่ยังไม่มีกระบวนการ หรือกรณีต้องการทำกระบวนการให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า/ผู้รับบริการ ออกแบบโดยใช้การวิเคราะห์ COPIS (Customer, Output, Process, Impacts, Suppliers) ตามตารางที่ 2 การวิเคราะห์กระบวนการการรวบรวม Speech Recording ด้วย COPIS Model ดังนี้
การวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข
การจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan)
การวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงานในสภาพปัจจุบันของกระบวนการ
กระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงใหม่ นําเสนอเป็นแผนผังการปฏิบัติงาน Flowchart
การเปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนงานใหม่
ด้วยการพัฒนากระบวนการการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เป็นภาระงานใหม่ที่งานจดหมายเหตุและคลังสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ได้รับนโยบายมาจากผู้บริหาร ดังนั้นงานจดหมายเหตุฯ จึงใช้ทักษะในการทำงานและเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาพัฒนาปรับปรุงและทดลองปฏิบัติจนได้กระบวนการการทํางานใหม่ตามตารางดังกล่าว และจากการเปรียบเทียบกระบวนงาน เดิมและกระบวนงานใหม่ จะเห็นได้ว่าขั้นตอนของการถอดความ Speech Recording จากไฟล์บันทึกเสียงให้แปลงเป็นข้อความตัวอักษรนั้น ผู้ปฏิบัติงานใช้ประสบการณ์การทำงานในอดีตมาพัฒนากระบวนการในขั้นตอนนี้ให้มีความรวดเร็ว และลดระยะเวลาขั้นตอนในการปฏิบัติงาน โดยได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้เป็นเครื่องมือในการช่วยแปลงไฟล์เสียงเป็นข้อความตัวอักษรด้วยฟังก์ชั่น Voice Typing ใน Google Docs และโปรแกรม CABLE Input (VB-Audio Virtual Cable) ซึ่งการทำงานของฟังก์ชั่นนี้คือ ระบบจะทำการแปลงจากเสียงพูดไปเป็นข้อความให้โดยอัตโนมัติ สามารถใช้งานได้แม้ไม่อยู่หน้าคอมพิวเตอร์ ทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถลดขั้นตอนและประหยัดเวลาในการทำงาน ส่งผลให้การถอดความจากไฟล์บันทึกเสียงให้แปลงเป็นข้อความตัวอักษรนั้นมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
การนำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติ
จากการพัฒนากระบวนการการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัย วลัยลักษณ์ งานจดหมายเหตุฯ ได้นำกระบวนการดังกล่าวไปทดลองใช้กับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องโดยเริ่มทดลองตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2566 ซึ่งเห็นได้ว่าผู้ปฏิบัติงานมีความเข้าใจในระบบและขั้นตอนการทำงานตามกระบวนการที่ได้ออกแบบ ได้แก่ 1) รับมอบไฟล์บันทึกเสียงผ่านช่องทาง Google Drive 2) บันทึกไฟล์เสียงที่ได้รับลงใน Google Drive 3) ตรวจสอบคุณภาพของไฟล์บันทึกเสียง 4) ถอดความจาก ไฟล์บันทึกเสียง แปลงเป็นข้อความตัวอักษรด้วยเครื่องมือ Voice Typing ใน Google Docs 5) ตรวจสอบ ความถูกต้อง การเรียบเรียงคำหรือประโยค การใช้ภาษา คำศัพท์ และการสะกดคำของ Speech Recording ที่ได้ถอดความ 6) จัดเก็บ Speech Recording ลง ใน Google Drive 7) จัดทำรายงานสรุปผลการ ดำเนินงานการรวบรวม Speech Recording รายงานต่อผู้บังคับบัญชา
ทั้งนี้การมีกระบวนการการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ที่มีขั้นตอนชัดเจนและเป็นระบบ ทำให้การปฏิบัติงานมีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ซึ่งจากการที่นำกระบวนการไปทดลองกับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง จะเห็นได้ว่าผู้ปฏิบัติงานมีความเข้าใจต่อ กระบวนการ และสามารถดำเนินงานตามขั้นตอนที่กำหนดได้ อย่างไรก็ตาม หากผู้ปฏิบัติงานมีข้อคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ สามารถที่จะนำมาปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อให้กระบวนการการ รวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check – C)
จากการตรวจสอบผลการปรับปรุง เพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานของกระบวนการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดี งานจดหมายเหตุฯ ได้นำกระบวนการดังกล่าวไปทดลองปฏิบัติจริง และ ได้ร่วมประชุมกับเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง พบว่ายังมีปัญหาหรืออุปสรรคต่อประสิทธิภาพและคุณภาพของการทำงาน ดังนี้
4.1 ขั้นตอนการอัพโหลดไฟล์บันทึกเสียงใน Google Drive เจ้าหน้าที่ฯ จะสร้างโฟลเดอร์ และแนบไฟล์ด้วยตนเอง ซึ่งการตั้งชื่อโฟลเดอร์ยังไม่เป็นไปในรูปแบบเดียวกัน เช่น การระบุชื่องาน วันที่ หรือสถานที่ ทำให้เจ้าหน้าที่งานจดหมายเหตุฯ ได้รับรายละเอียดของไฟล์บันทึกเสียงไม่ครบถ้วน
4.2 งานจดหมายเหตุฯ ต้องดำเนินการตรวจสอบว่าเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานได้มีการบันทึกเสียง ของอธิการบดีตามวันเวลาที่กำหนดหรือไม่ รวมทั้งตรวจสอบว่าได้นำส่งไฟล์บันทึกเสียงให้กับงานจดหมายเหตุฯ ได้ครบถ้วนถูกต้อง
4.3 ไฟล์เสียง Speech Recording ของอธิการบดีที่ได้รับนั้น บางไฟล์มีเสียงของผู้ร่วมงาน คนอื่น ๆ รวมมาด้วย ทำให้เกิดปัญหาในขั้นตอนการถอดความด้วยโปรแกรม Voice Typing เนื่องจากเป็น โปรแกรมที่ถอดความเป็นตัวอักษรโดยอัตโนมัติ ทำให้เกิดความสับสนหรือข้อมูลผิดพลาดได้
นอกจากการประชุมร่วมกับเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ งานจดหมายเหตุฯ ได้จัดทำแบบสอบถามเพื่อประเมินประสิทธิภาพและความพึงพอใจต่อกระบวนการ โดยมีผลการประเมินดังนี้
1) จากแบบประเมินประสิทธิภาพช่องทางในการส่งและจัดเก็บไฟล์บันทึกเสียง Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ สำหรับเจ้าหน้าที่งานบริการโสตทัศนูปกรณ์ฯ และงานผลิตสื่อการศึกษาฯ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา จำนวน 10 คน โดยประเมินผลใน 3 ด้าน ประกอบด้วย
ด้านที่ 1 ช่องทางในการส่งไฟล์บันทึกเสียง (Speech Recording) มีความสะดวก รวดเร็ว
ด้านที่ 2 ช่องทางในการจัดเก็บไฟล์บันทึกเสียง (Speech Recording) สามารถเข้าถึงและใช้งานง่าย
ด้านที่ 3 ความพึงพอใจโดยรวมต่อช่องทางในการส่งและจัดเก็บไฟล์บันทึกเสียง Speech Recording
ซึ่งได้ผลคะแนนประเมินรวมทุกข้อในระดับดีมาก โดยมีค่าเฉลี่ย 4.73
2) จากแบบประเมินความพึงพอใจต่อสรุปผลการดำเนินงานการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ สำหรับผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา โดยมีประเด็นวัดความพึงพอใจใน 3 ด้าน ประกอบด้วย
ด้านที่ 1 สรุปผลการดำเนินงานการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดี มีประเด็นย่อยดังนี้
– ข้อมูลมีความถูกต้อง ครบถ้วน
– ข้อมูลมีความชัดเจน เข้าใจง่าย
– สามารถนำข้อมูลสรุปผลการดำเนินงานไปใช้ในการรายงานผลหรืออื่น ๆ ได้
ซึ่งได้ผลคะแนนประเมินรวมทุกข้อในระดับดีมาก โดยมีค่าเฉลี่ย 4.50
ด้านที่ 2 Speech Recording ของอธิการบดีมีประเด็นย่อยดังนี้
– ไฟล์บันทึกเสียง Speech Recording มีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
– สามารถเข้าถึงแหล่งจัดเก็บได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
– Speech Recording ที่ถอดความแล้วมีความถูกต้อง มีคุณภาพ พร้อมใช้งาน
ซึ่งได้ผลคะแนนประเมินรวมทุกข้อในระดับดีมาก โดยมีค่าเฉลี่ย 4.50
ทั้งนี้มีประเด็นข้อเสนอแนะ จากผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ดังนี้
การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)
จากการประเมินประสิทธิภาพและความพึงพอใจต่อการพัฒนาปรับปรุงกระบวนการการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ที่ผ่านมาพบว่ามีบางขั้นตอนที่สามารถปรับปรุง หรือพัฒนาให้ดีขั้นได้ ดังนี้
5.1 ปรับปรุงช่องทางในการส่งไฟล์บันทึกเสียงจากเดิมคือ Google Drive เปลี่ยนเป็น Google Form เนื่องจากสามารถระบุหัวข้อของรายละเอียดในการส่งไฟล์ได้ เช่น วันที่ สถานที่ ชื่องาน ผู้ส่ง และ สามารถแนบไฟล์ได้เช่นเดียวกัน ทำให้เจ้าหน้าที่งานจดหมายเหตุฯ ได้รับข้อมูลที่ครบถ้วน เป็นไปในรูปแบบ เดียวกัน และสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปจัดทำรายงานผลการดำเนินงานการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์
5.2 งานจดหมายเหตุฯ จะดำเนินการตรวจสอบว่าเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานได้มีการบันทึกเสียงของ อธิการบดีตามวันเวลาที่กำหนดหรือไม่ โดยตรวจสอบกับตารางการเข้าร่วมงานต่าง ๆ ของอธิการบดี รวมทั้งตรวจสอบว่าได้นำส่งไฟล์บันทึกเสียงให้กับงานจดหมายเหตุฯ อย่างครบถ้วนถูกต้อง
5.3 ในการส่งมอบไฟล์เสียง Speech Recording ของอธิการบดีนั้น ให้เจ้าหน้าที่ฯ ส่งมอบเฉพาะไฟล์เสียงของอธิการบดีเท่านั้น ห้ามมีเสียงของผู้อื่นรวมมาด้วย เนื่องจากใช้โปรแกรมอัตโนมัติในการถอดความเป็นข้อความตัวอักษร ซึ่งหากมีเสียงของผู้อื่นรวมมาด้วย อาจทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้
5.4 ในการสรุปผลการดำเนินงานการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดี มีการปรับปรุงการสรุปข้อมูล โดยใช้แผนภาพหรือกราฟมาแสดงความก้าวหน้าของข้อมูลแต่ละด้าน โดยแบ่งเนื้อหาหมวดหมู่ ให้สามารถนำไปใช้งานได้ง่ายขึ้น
5.5 รวบรวม “คำคม” หรือ “วรรคทอง” ของอธิการบดี เพื่อนำไปจัดทำเป็น Content ที่สามารถนำไปปรับใช้กับการปฏิบัติงานที่ดีได้
จากการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดี มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ สามารถสรุปได้ ดังนี้
สรุปผลการดำเนินงาน
จากการพัฒนาและปรับปรุงการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ โดยนำไปทดลองปฏิบัติ ตรวจสอบและประเมินผล พบว่าได้ผลเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้คือ มีกระบวนการการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ที่เป็นระบบ ชัดเจนและมีมาตรฐาน โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเป็นเครื่องมือในกระบวนการจัดเก็บ ได้แก่ Google Form, Google Drive, Google Sheet และใช้โปรแกรม Voice Typing ใน Google Docs ในการถอดความแปลงเสียงเป็นตัวอักษร ทำให้หอจดหมายเหตุเป็นแหล่งจัดเก็บ Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ในรูปแบบไฟล์บันทึกเสียงและข้อความตัวอักษรที่ครบถ้วน ถูกต้องและมีคุณภาพ พร้อมใช้งาน และผลลัพธ์ที่ได้จากการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการดังกล่าว ทำให้สามารถ
และจากแบบประเมินประสิทธิภาพช่องทางในการส่งและจัดเก็บไฟล์บันทึกเสียง Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ สำหรับเจ้าหน้าที่งานบริการโสตทัศนูปกรณ์ฯ และงานผลิตสื่อการศึกษาฯ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา จำนวน 10 คน ได้ผลคะแนนประเมินรวมทุกข้อในระดับดีมาก โดยมีค่าเฉลี่ย 4.73 รวมทั้งแบบประเมินความพึงพอใจต่อสรุปผลการดำเนินงานการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ สำหรับผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ได้ผลคะแนนประเมินรวมทุกข้อในระดับดีมาก โดยมีค่าเฉลี่ย 4.50
ทั้งนี้งานจดหมายเหตุฯ ได้นำกระบวนการที่ได้พัฒนาและปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ ในปีงบประมาณ 2566 มีผลการดำเนินงาน ดังนี้
โดยสรุปการพัฒนากระบวนการการรวบรวม Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ทำให้งานจดหมายเหตุฯ มี Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ที่ครบถ้วน ถูกต้องและมีคุณภาพ พร้อมใช้งานผ่าน กระบวนการที่เป็นระบบและมาตรฐาน เพื่อเป็นศูนย์กลางของข้อมูลเกี่ยวกับ Speech Recording ของอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ โดยคำกล่าวของอธิการบดีจะเป็นจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยที่มีคุณค่าด้านการเป็นหลักฐานและการอ้างอิงที่เกี่ยวข้องกับบุคลคสำคัญของมหาวิทยาลัย ซึ่งจะสะท้อนให้้เห็นข้อมูลต้นฉบับที่่มีคุณค่าทั้งด้านประวัติศาสตร์ พัฒนาการ การบริหาร การดำเนินงานและความสำเร็จของมหาวิทยาลัย
ข้อเสนอแนะ
Speech Recording ที่ได้ถอดความออกมาในรูปแบบข้อความตัวอักษรนั้น มีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมว่าควรออกแบบและจัดทำ Speech Recording ที่ผ่านการถอดความแล้วในรูปแบบอื่น ๆ ด้วย เช่น จัดทำเป็น content รวบรวมคำคมหรือวรรคทองของ Speech Recording ของอธิการบดี เพื่อสามารถนำไปปรับใช้กับการปฏิบัติงานได้ จัดทำเป็นโปสเตอร์โควทคำพูดของอธิการบดี โดยเผยแพร่และให้บริการในช่องทางต่าง ๆ ของงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ และในส่วนของสรุปผลการ ดำเนินงานควรจัดทำเป็นลักษณะการนำเสนอที่เข้าใจง่าย โดยใช้แผนภาพหรือกราฟมาแสดงความก้าวหน้าของข้อมูลแต่ละด้าน และแบ่งหมวดหมู่ของข้อมูลให้สามารถนำไปใช้งานได้ง่ายขึ้น มีการวิเคราะห์ “คำคม” หรือ “วรรคทอง” ของอธิการบดี เพื่อสามารถนำไปปรับใช้กับการปฏิบัติงานที่ดีได้ และก่อนที่จะนำ Content ของ Speech Recording ไปเผยแพร่ ต้องขออนุญาตจากอธิการบดีอย่างถูกต้อง
ทั้งนี้ในอนาคตงานจดหมายเหตุฯ มีแผนการดำเนินงานที่จะรวบรวม Speech Recording ของ อธิการบดี นำไปต่อยอดจัดทำเป็นสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ลักษณะพิเศษต่าง ๆ เช่น e-book หรือรวบรวมโควทคำคมของอธิการบดี เป็นต้น และเผยแพร่ในโอกาสสำคัญหรือช่องทางต่าง ๆ
Visits: 154
