Stand-up Meeting : อีกหนึ่งแนวทางการสร้างทีมที่ดีให้องค์กร

Standup Meeting
agile

Stand-up Meeting เป็นรูปแบบของการประชุมที่ไม่เป็นทางการ และเป็นการประชุมของทีมงานในองค์กรอีกรูปแบบหนึ่งที่น่าสนใจ  และจะช่วยสร้างทีมทำงานที่ดีขององค์ได้อีกด้วย เพราะการประชุมโดยทั่วไปจะเป็นการประชุมตามโครงสร้าง หรือคณะทำงานเฉพาะกิจและส่วนใหญ่จะเป็นการประชุมในที่เป็นทางการ แต่การประชุมรูปแบบนี้ไม่ได้เป็นทางการมากนัก แต่มีวัตถุประสงค์ชัดเจนว่าจะเน้นการติดตามงาน ใช้เวลาน้อย ตามที่เวลาที่ตกลงกัน ได้เนื้อหา แก้ปัญหาของทีมงานได้ และไม่คุยหลายเรื่อง เน้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งและแก้ปัญหาเลย ช่วยให้การทำงานแต่ละวัน หรือแต่ละเรื่องของทีมเป็นไปอย่างดี และที่สำคัญทีมงานมีความเข้าใจในการทำงาน รับรู้ปัญหาของทีม และช่วยเหลือกัน 

ความหมาย

  • กิจกรรมที่ทุกคนในทีม ยืนรวมกลุ่ม พูดคุย ปรึกษาปัญหา รับฟัง
  • ใช้เวลาสั้น
  • เนื้อหากระชับ ชัดเจน
  • ทำทุกวัน ก่อนเริ่มงาน
  • เป็นการสร้างเป้าหมายในการทำงาน รายงานความรับผิดชอบความคืบหน้า ปัญหาของงาน เพื่อแจ้งทีมให้ทราบและแก้ไขได้ทัน
  • ผูัเขัาประชุมยืนช่วงเวลาประชุม
  • มักจะเสร็จสิ้นภายใน 15 นาที

  • ผู้เข้าร่วมประชุมประชุมโดยมีประเด็นหลัก

  • หลีกเลี่ยงการมีประเด็นเรื่องที่ต้องมีการอภิปราย

  • การยืนประชุมในท่ายืน จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วมและมีสมาธิ

  • โดยทั่วไป การประชุมจะจัดขึ้นที่สถานที่และเวลาเดิมในวันเริ่มต้นของแต่ละวันทำการ

  • สมาชิกในทีมแต่ละคนจะต้องเข้าร่วมประชุม

  • การประชุมจะไม่ถูกเลื่อนออกไปแม้ว่าจะมีผู้ไม่อยู่บ้างก็ตาม

เป้าหมายหลักของการประชุมลักษณะนี้ จะมีหัวข้องานที่คาดว่าจะเกิดปัญหา จึงนำเข้ามาเพื่อติดตามผลและเป็นการช่วยแก้ไขปัญหา

  • ลักษณะที่ควรคำนึงของทีมงาน คือ สมาชิกในทีมแต่ละคนมีโอกาสตอบคำถามที่ไม่ได้พูดสามข้อ:
  • สิ่งที่เสร็จสิ้นหลังจากการประชุมยืนขึ้นของวันก่อน? วัตถุประสงค์ในปัจจุบันคืออะไร?
  • ความท้าทายใดบ้างที่ต้องได้รับการแก้ไข?

ดีอย่างไร ?

  • สร้างความตื่นตัวในการทำงาน  เพราะทุกวันต้องมีการรายงานความคืบหน้า เป้าหมายประจำวัน อธิบายปัญหาจากเมื่อวาน และวางแผนประจำวันนี้
  • เกิดการสื่อสารในทีม การสื่อสารพัฒนางานเสร็จทันตามกำหนดเวลา ทุกคนเห็นภาพการทำงานในแต่ละวัน มองเป้าหมายเดียวกัน
  • ทีมกำลังทำอะไรอยู่บ้าง การทำงานเป็นทีม ความรู้สึกร่วมของทีม สมาชิกในทีมทำงานที่ใกล้เคียงกันสามารถปรึกษากันได้
  • ลดปัญหาของงาน  การแชร์ปัญหา สามารถระดมสมองแก้ปัญหาเป็นแนวทางป้องกันการเกิดปัญหาลักษณะคล้ายกันได้
  • ไม่หลงประเด็น
    — เมื่อวานทำอะไร
    — มีอะไรที่ติดขัดในงานของคุณ   
    — วันนี้ทำอะไร
  • เพื่อทำให้ทีมได้ทราบว่า คุณทำอะไรไปแล้ว  กำลังทำอะไร มีปัญหาอะไร
  • เวลาที่สั้น จำกัด ต้องพูดเฉพาะประเด็นที่สำคัญเท่านั้น

หลักการ

  • ประชุมทุกวัน แก้ปัญหาได้เร็ว และเป็นเวลาเดิม ตรงเวลา เป็นการบังคับไม่ให้มาสาย
  • ไม่ต้องใช้ห้องประชุม ใช้พื้นที่ว่างสะดวกที่สุดของทีม
  • ประชุมเสร็จเร็ว ทุกคนต้องยืนประชุม สิ่งนี้จะช่วยทำให้คนในทีมตระหนักได้ว่า การประชุมควรจะสั้น
  • ใช้เวลาประชุมไม่เกิน 15 นาที เริ่มและจบตรงเวลา ไม่ทำงานอื่นในเวลาที่มีการประชุม
  • Board รายงานความคืบหน้าของงานในทีม
  • ทุกคนผลัดกันพูด งานถึงไหน เจออุปสรรคอะไร ต้องการความช่วยเหลืออะไร รายงานความคืบหน้าของตัวเอง
  • ประเด็นที่ต้องคุยกันแบบลงรายละเอียด คุยนอกรอบเฉพาะคนที่จำเป็น
  • ไม่ต้องจดรายงานการประชุม 
Standup Meeting

FAQ คำถามที่พบบ่อย

หลาย ๆ คนอาจจะรู้ เวลาที่เหมาะสมที่สุด คือช่วงเช้าก่อนเริ่มงานของแต่ละวัน เหตุผลคือเป็นช่วงเวลาที่สมองแล่นที่สุดเพราะยังไม่ได้ใช้พลังงานไปกับการทำงาน

โดยปกติจะมีการกำหนดให้ไม่เกิน 15 นาที เหตุผลคือเขาให้”ยืน”คุยกันเพื่อที่จะได้ไม่ยาวจนเกินไปเพราะถ้านั่งคุยอาจจะเป็นชั่วโมงก็ได้

การ Standup ที่ดีควรมี “Board” รายงานความคืบหน้างานที่เราทำอยู่ จะทำให้เห็นภาพชัดมากขึ้นว่างานอยู่ในขั้นตอนใด เพราะส่งผลถึงเป้าหมายที่วางไว้ว่าส่งงานได้ทันหรือไม่ งานเสร็จทันหรือไม่

จดและตรวจสอบดูว่าสิ่งที่ทีมรายงานได้ถูกทำจริง ๆ ในวันนั้น

เมื่อทำ Stand-up Meeting เป็นประจำมักจะเกิดความปกติ เคยชิน แนะนำว่าควรมีการปรับปรุงวิธีการ Stand-up Meeting บ่อย ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความปกติ เคยชิน ขึ้นอยู่กับการตกลงร่วมกันของทีม

หลาย ๆ คนมักมองว่าการที่ทีมของเรา stand-up ทุกเช้าแล้วบอกกันว่า “วันนี้ไม่มีปัญหา ไม่มีอุปสรรคเลย” เป็นเรื่องที่ดี แสดงว่าทีมงานของเราทำงานกันเข้าขาและเข้าใจเนื้องานดีมากทำให้ไม่ติดอะไรเลย ควรเพิ่มความระวังและต้องกลับไปตรวจสอบงาน ว่าไม่มีปัญหาจริง ๆ ทำไมต้องระวังมากขึ้น? หัวหน้าทีมควรต้องสร้างสิ่งแวดล้อมให้ทุกคนกล้าที่จะพูดหรือแสดงออกว่าต้องการความช่วยเหลือ โดยที่การร้องขอนั้นไม่มีการถูกเอามาล้อเลียนหรือนินทาลับหลัง

Trick for Team

ยืน, ใส่ใจ, เมื่อวานทำอะไร, วันนี้ทำอะไร, ติดปัญหาอะไร, อAยากให้ใครช่วย, คุยกันหลัง Stand ได้, และสุดท้าย ทีมต้องเดินไปด้วยกันนะคะ

Standup Meeting
ภาพจาก freepix

ปัญหาที่อาจจะเกิด

ปัญหาเกิดขึ้นแล้วทำอะไรได้บ้าง
  • บางคนมาช้า หรือ ช้าทั้งหมดเลย
  • บางคนไม่ค่อยพูด
  • ทีมไม่รู้ว่าแต่ละคนทำอะไร มีปัญหาอะไร
  • บางคนไม่สนใจคนอื่นเลย
  • บางคนคุยกับคนอื่น ๆ ตลอดเวลา
  • บางคนก็พูดแต่เรื่องที่ไร้สาระ
  • บางคนบอกว่า หรือ คิดว่า มันคือการจัดการทีม
  • บางคนบอกว่า เป็นการบังคับมาให้พูดเรื่องที่แย่ ๆ โง่ ๆ ให้คนอื่นฟังในทุก ๆ วัน 
หยุด Stand-Up Meeting แล้วให้ทีมได้ทำงานจริง ๆ ประมาณ 1-2 สัปดาห์ ให้โอกาสทีม เพื่อสร้างความเชื่อมั่นในตัวเอง แล้วดูผลลัพธ์ว่าเป็นอย่างไร
  • เมื่อมีปัญหา หรือ ติดปัญหา จะถามคนอื่น ๆ ในทีมหรือไม่ ?
  • มีการพูดคุยกันบ่อยขึ้นหรือไม่ ?
  • มีการแนะนำการทำงาน หรือปรึกษากัน ในทีมหรือไม่ ?
  • แต่ละคนในทีม รู้ไหมว่าต้องทำงานอะไรบ้าง ?
  • แต่ละคนเลือกงานที่ทำอย่างไร ? เช่น ทำตามงานที่สำคัญก่อน-หลัง หรือไม่ ?
  • มีงานที่ทำเสร็จ หรือไม่เสร็จ ไม่สำเร็จ หรือไม่ อย่างไร ?
  • แต่ละคนทำงานซ้ำกันหรือไม่ ?
Standup Meeting
ภาพจาก TTT Studios

การปรับใช้กับองค์กรขององค์กร

การนำรูปแบบการประชุมนี้ไปปรับใช้  หน่วยงานต่าง ๆ สามารถนำไปปรับลักษณะของการประชุมได้ เช่น การเปลี่ยนชื่อให้เหมาะสม สถานที่สำหรับการทำกิจกรรมและอิริยาบทของผู้เข้าร่วมประชุม แต่เนื้อหาของการพูดคุยกันจะต้องได้ผล เช่น หากมีปัญหาเกิดขึ้น จะต้องมีการแก้ปัญหาให้ลุล่วงโดยใช้ช่องทางของการประชุมหรือการพูดคุยในเวทีนี้ ส่งผลต่อประสิทธิภาพของการทำงาน แและทำให้ความรู้สึกของทีมงานดีขึ้น และยังมีบทความดีดีที่เราสร้างสรรค์อีกหลายบทความ ติดตามเราได้ผ่านช่องทาง facebook ชวนอ่าน

ติดตามเรื่องราวดีดี "ชวนอ่าน" ได้จาก

Click Here

เจ้าของเรื่อง

รจนา หมาดหล้า

รจนา หมาดหล้า

บรรณารักษ์นักค้นคว้าแนวทางการทำงาน และเทคนิคใหม่ ๆ ในการทำงานอยู่เสมอ

Facebook Comments

facebook comments

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Back To Top
มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์