Stand-up Meeting เป็นรูปแบบของการประชุมที่ไม่เป็นทางการ และเป็นการประชุมของทีมงานในองค์กรอีกรูปแบบหนึ่งที่น่าสนใจ และจะช่วยสร้างทีมทำงานที่ดีขององค์ได้อีกด้วย เพราะการประชุมโดยทั่วไปจะเป็นการประชุมตามโครงสร้าง หรือคณะทำงานเฉพาะกิจและส่วนใหญ่จะเป็นการประชุมในที่เป็นทางการ แต่การประชุมรูปแบบนี้ไม่ได้เป็นทางการมากนัก แต่มีวัตถุประสงค์ชัดเจนว่าจะเน้นการติดตามงาน ใช้เวลาน้อย ตามที่เวลาที่ตกลงกัน ได้เนื้อหา แก้ปัญหาของทีมงานได้ และไม่คุยหลายเรื่อง เน้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งและแก้ปัญหาเลย ช่วยให้การทำงานแต่ละวัน หรือแต่ละเรื่องของทีมเป็นไปอย่างดี และที่สำคัญทีมงานมีความเข้าใจในการทำงาน รับรู้ปัญหาของทีม และช่วยเหลือกัน
ความหมาย
- กิจกรรมที่ทุกคนในทีม ยืนรวมกลุ่ม พูดคุย ปรึกษาปัญหา รับฟัง
- ใช้เวลาสั้น
- เนื้อหากระชับ ชัดเจน
- ทำทุกวัน ก่อนเริ่มงาน
- เป็นการสร้างเป้าหมายในการทำงาน รายงานความรับผิดชอบความคืบหน้า ปัญหาของงาน เพื่อแจ้งทีมให้ทราบและแก้ไขได้ทัน
- ผูัเขัาประชุมยืนช่วงเวลาประชุม
มักจะเสร็จสิ้นภายใน 15 นาที
ผู้เข้าร่วมประชุมประชุมโดยมีประเด็นหลัก
หลีกเลี่ยงการมีประเด็นเรื่องที่ต้องมีการอภิปราย
การยืนประชุมในท่ายืน จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วมและมีสมาธิ
โดยทั่วไป การประชุมจะจัดขึ้นที่สถานที่และเวลาเดิมในวันเริ่มต้นของแต่ละวันทำการ
สมาชิกในทีมแต่ละคนจะต้องเข้าร่วมประชุม
การประชุมจะไม่ถูกเลื่อนออกไปแม้ว่าจะมีผู้ไม่อยู่บ้างก็ตาม
เป้าหมายหลักของการประชุมลักษณะนี้ จะมีหัวข้องานที่คาดว่าจะเกิดปัญหา จึงนำเข้ามาเพื่อติดตามผลและเป็นการช่วยแก้ไขปัญหา
- ลักษณะที่ควรคำนึงของทีมงาน คือ สมาชิกในทีมแต่ละคนมีโอกาสตอบคำถามที่ไม่ได้พูดสามข้อ:
- สิ่งที่เสร็จสิ้นหลังจากการประชุมยืนขึ้นของวันก่อน? วัตถุประสงค์ในปัจจุบันคืออะไร?
- ความท้าทายใดบ้างที่ต้องได้รับการแก้ไข?
ดีอย่างไร ?
- สร้างความตื่นตัวในการทำงาน เพราะทุกวันต้องมีการรายงานความคืบหน้า เป้าหมายประจำวัน อธิบายปัญหาจากเมื่อวาน และวางแผนประจำวันนี้
- เกิดการสื่อสารในทีม การสื่อสารพัฒนางานเสร็จทันตามกำหนดเวลา ทุกคนเห็นภาพการทำงานในแต่ละวัน มองเป้าหมายเดียวกัน
- ทีมกำลังทำอะไรอยู่บ้าง การทำงานเป็นทีม ความรู้สึกร่วมของทีม สมาชิกในทีมทำงานที่ใกล้เคียงกันสามารถปรึกษากันได้
- ลดปัญหาของงาน การแชร์ปัญหา สามารถระดมสมองแก้ปัญหาเป็นแนวทางป้องกันการเกิดปัญหาลักษณะคล้ายกันได้
- ไม่หลงประเด็น
— เมื่อวานทำอะไร
— มีอะไรที่ติดขัดในงานของคุณ
— วันนี้ทำอะไร - เพื่อทำให้ทีมได้ทราบว่า คุณทำอะไรไปแล้ว กำลังทำอะไร มีปัญหาอะไร
- เวลาที่สั้น จำกัด ต้องพูดเฉพาะประเด็นที่สำคัญเท่านั้น
หลักการ
- ประชุมทุกวัน แก้ปัญหาได้เร็ว และเป็นเวลาเดิม ตรงเวลา เป็นการบังคับไม่ให้มาสาย
- ไม่ต้องใช้ห้องประชุม ใช้พื้นที่ว่างสะดวกที่สุดของทีม
- ประชุมเสร็จเร็ว ทุกคนต้องยืนประชุม สิ่งนี้จะช่วยทำให้คนในทีมตระหนักได้ว่า การประชุมควรจะสั้น
- ใช้เวลาประชุมไม่เกิน 15 นาที เริ่มและจบตรงเวลา ไม่ทำงานอื่นในเวลาที่มีการประชุม
- Board รายงานความคืบหน้าของงานในทีม
- ทุกคนผลัดกันพูด งานถึงไหน เจออุปสรรคอะไร ต้องการความช่วยเหลืออะไร รายงานความคืบหน้าของตัวเอง
- ประเด็นที่ต้องคุยกันแบบลงรายละเอียด คุยนอกรอบเฉพาะคนที่จำเป็น
- ไม่ต้องจดรายงานการประชุม
FAQ คำถามที่พบบ่อย
หลาย ๆ คนอาจจะรู้ เวลาที่เหมาะสมที่สุด คือช่วงเช้าก่อนเริ่มงานของแต่ละวัน เหตุผลคือเป็นช่วงเวลาที่สมองแล่นที่สุดเพราะยังไม่ได้ใช้พลังงานไปกับการทำงาน
โดยปกติจะมีการกำหนดให้ไม่เกิน 15 นาที เหตุผลคือเขาให้”ยืน”คุยกันเพื่อที่จะได้ไม่ยาวจนเกินไปเพราะถ้านั่งคุยอาจจะเป็นชั่วโมงก็ได้
การ Standup ที่ดีควรมี “Board” รายงานความคืบหน้างานที่เราทำอยู่ จะทำให้เห็นภาพชัดมากขึ้นว่างานอยู่ในขั้นตอนใด เพราะส่งผลถึงเป้าหมายที่วางไว้ว่าส่งงานได้ทันหรือไม่ งานเสร็จทันหรือไม่
จดและตรวจสอบดูว่าสิ่งที่ทีมรายงานได้ถูกทำจริง ๆ ในวันนั้น
เมื่อทำ Stand-up Meeting เป็นประจำมักจะเกิดความปกติ เคยชิน แนะนำว่าควรมีการปรับปรุงวิธีการ Stand-up Meeting บ่อย ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความปกติ เคยชิน ขึ้นอยู่กับการตกลงร่วมกันของทีม
หลาย ๆ คนมักมองว่าการที่ทีมของเรา stand-up ทุกเช้าแล้วบอกกันว่า “วันนี้ไม่มีปัญหา ไม่มีอุปสรรคเลย” เป็นเรื่องที่ดี แสดงว่าทีมงานของเราทำงานกันเข้าขาและเข้าใจเนื้องานดีมากทำให้ไม่ติดอะไรเลย ควรเพิ่มความระวังและต้องกลับไปตรวจสอบงาน ว่าไม่มีปัญหาจริง ๆ ทำไมต้องระวังมากขึ้น? หัวหน้าทีมควรต้องสร้างสิ่งแวดล้อมให้ทุกคนกล้าที่จะพูดหรือแสดงออกว่าต้องการความช่วยเหลือ โดยที่การร้องขอนั้นไม่มีการถูกเอามาล้อเลียนหรือนินทาลับหลัง
Trick for Team
ยืน, ใส่ใจ, เมื่อวานทำอะไร, วันนี้ทำอะไร, ติดปัญหาอะไร, อAยากให้ใครช่วย, คุยกันหลัง Stand ได้, และสุดท้าย ทีมต้องเดินไปด้วยกันนะคะ
ปัญหาที่อาจจะเกิด
ปัญหาเกิดขึ้นแล้วทำอะไรได้บ้าง
- บางคนมาช้า หรือ ช้าทั้งหมดเลย
- บางคนไม่ค่อยพูด
- ทีมไม่รู้ว่าแต่ละคนทำอะไร มีปัญหาอะไร
- บางคนไม่สนใจคนอื่นเลย
- บางคนคุยกับคนอื่น ๆ ตลอดเวลา
- บางคนก็พูดแต่เรื่องที่ไร้สาระ
- บางคนบอกว่า หรือ คิดว่า มันคือการจัดการทีม
- บางคนบอกว่า เป็นการบังคับมาให้พูดเรื่องที่แย่ ๆ โง่ ๆ ให้คนอื่นฟังในทุก ๆ วัน
หยุด Stand-Up Meeting แล้วให้ทีมได้ทำงานจริง ๆ ประมาณ 1-2 สัปดาห์ ให้โอกาสทีม เพื่อสร้างความเชื่อมั่นในตัวเอง แล้วดูผลลัพธ์ว่าเป็นอย่างไร
- เมื่อมีปัญหา หรือ ติดปัญหา จะถามคนอื่น ๆ ในทีมหรือไม่ ?
- มีการพูดคุยกันบ่อยขึ้นหรือไม่ ?
- มีการแนะนำการทำงาน หรือปรึกษากัน ในทีมหรือไม่ ?
- แต่ละคนในทีม รู้ไหมว่าต้องทำงานอะไรบ้าง ?
- แต่ละคนเลือกงานที่ทำอย่างไร ? เช่น ทำตามงานที่สำคัญก่อน-หลัง หรือไม่ ?
- มีงานที่ทำเสร็จ หรือไม่เสร็จ ไม่สำเร็จ หรือไม่ อย่างไร ?
- แต่ละคนทำงานซ้ำกันหรือไม่ ?
การปรับใช้กับองค์กรขององค์กร
การนำรูปแบบการประชุมนี้ไปปรับใช้ หน่วยงานต่าง ๆ สามารถนำไปปรับลักษณะของการประชุมได้ เช่น การเปลี่ยนชื่อให้เหมาะสม สถานที่สำหรับการทำกิจกรรมและอิริยาบทของผู้เข้าร่วมประชุม แต่เนื้อหาของการพูดคุยกันจะต้องได้ผล เช่น หากมีปัญหาเกิดขึ้น จะต้องมีการแก้ปัญหาให้ลุล่วงโดยใช้ช่องทางของการประชุมหรือการพูดคุยในเวทีนี้ ส่งผลต่อประสิทธิภาพของการทำงาน แและทำให้ความรู้สึกของทีมงานดีขึ้น และยังมีบทความดีดีที่เราสร้างสรรค์อีกหลายบทความ ติดตามเราได้ผ่านช่องทาง facebook ชวนอ่าน
อ้างอิง
https://swiftlet.co.th/ทำไมต้อง-stand-up-meeting/
https://miro.com/templates/daily-standup/
https://anontawong.com/2015/12/16/standup-meeting/
https://www.inkoop.io/blog/how-to-run-effective-daily-standup-meetings-in-2022/
https://medium.com/@nongcatt/daily-scrum-standup-นั้นสำคัญไฉน-c731865cf052
https://iamgique.medium.com/9-สิ่งที่ควรทำใน-daily-scrum-meeting-74c1ce404d6a
เจ้าของเรื่อง
รจนา หมาดหล้า
บรรณารักษ์นักค้นคว้าแนวทางการทำงาน และเทคนิคใหม่ ๆ ในการทำงานอยู่เสมอ
