เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น
เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น หรือภาษาญี่ปุ่นว่า (Jibun no kangae ga umaku tsutawaru yoyaku no gijutsu) เป็นการนำ เคล็ดลับการอ่าน มาปรับใช้ในการทำงาน เพื่อช่วยให้ข้อมูลกระชับและใช้เวลาเพียง 3 นาทีก็อ่านรู้เรื่องแล้ว เพราะไม่ว่าข้อมูลจะเยอะแค่ไหน” เรื่องที่อธิบายเป็นชั่วโมง.. พูดให้เข้าใจได้ใน 3 นาที”
เข้าใจง่าย จำได้ไว ถ่ายทอดเก่ง เป็นหลักการที่เล่มบอกว่า “เทคนิคการสรุปแบบญี่ปุ่น” ไม่ว่าเรื่องที่อ่านหรือฟังจะซับซ้อนเพียงใด ไม่ว่าการเรียบเรียงความคิดจะเป็นปัญหาสำหรับคุณมากเท่าไร ด้วยเทคนิคสุดฮิตที่ใช้กันในหมู่คนทำงานชาวญี่ปุ่น คุณจะสามารถสรุปทุกเรื่องให้สั้นกระชับ แล้วถ่ายทอดให้อีกฝ่ายเข้าใจได้ง่าย ๆ ในเวลาไม่ถึง 3 นาที!
ความหมาย
การสรุปคืออะไร ถึงแม้อยากจะลงสรุปหรือฝึกฝนทักษะการสรุป แต่เราก็อาจยังไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหนดีใช่ไหมคะ แน่นอนว่าการเรียนรู้กฎหรือขั้นตอนพื้นฐานของการสรุปถือเป็นสิ่งสำคัญ แต่ถ้าเราเริ่มต้นจากการเรียนรู้ว่าการสรุปคืออะไรและการสรุปที่ดีเป็นอย่างไรเราก็จะเข้าใจได้ง่ายขึ้นค่ะ บทนี้จะนำเสนอกรณีตัวอย่างแบบต่างๆที่จะช่วยให้คุณได้เข้าใจง่ายได้ว่าการสรุปคืออะไรซึ่งนอกจากตัวอย่างเรื่องการสรุปบทความแล้วยังแนะนำการสรุปข้อมูลจากรูปภาพและการสรุปข้อความให้อยู่ในรูปแผนภาพด้วย ดังนั้นลองสนุกไปกับมันพร้อมกับทำความเข้าใจหลักสำคัญของการสรุป กับ เทคนิคสรุปแแบบญี่ปุ่น
ทักษะการสรุป หมายถึง ความสามารถในการถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญ เนื่องจากเราไม่สามารถรับรู้ทุกอย่างที่เกิดขึ้นบนโลกได้ เราจึงต้องมีความสามารถในการคัดเลือกข้อมูลที่สำคัญมาเรียบเรียงและสรุปเพื่อให้สะดวกต่อการตัดสินใจหรือการลงมือทำอะไรซักอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการใช้ชีวิตประจำวันหรือการทำงานในแต่ละวันเราจำเป็นต้องสรุปข้อมูลต่างๆอยู่เสมอ
เรียนรู้กฎและขั้นตอนพื้นฐานของการสรุป
ขั้นตอนพื้นฐาน เทคนิคการสรุปแบบญี่ปุ่น
- STAGE 1 | มองภาพรวม ทำความเข้าใจภาพรวม เวลาจะอธิบายเรื่องอะไร หากเริ่มจากภาพรวมก่อนก็จะเข้าใจได้ง่ายขึ้น
- STAGE 2 | พิจารณาโครงสร้างของบทความ คัดเลือกข้อมูลสำคัญ หากเราจะสรุปข้อมูลที่มีข้อมูลจำนวนมากอย่างแผนที่ คุณจำเป็นต้องคัดเลือกว่าจะเก็บข้อมูลส่วนไหนไว้ และจะตัดข้อมูลส่วนไหนทิ้งไปบ้าง
- STAGE 3 | กำหนดจุดประสงค์ของการสรุปแล้วคัดเลือกส่วนสำคัญ ต่องแยกข้อมูลออกเป็นข้อมูลที่ต้องการกับข้อมูลที่ไม่ต้องการ จากนั้นจัดลำดับความสำคัญของข้อมูล
- STAGE 4 | เก็บข้อมูลที่สำคัญไว้ แล้วรวบรัดให้กระชับ ในการลดตัวอักษรนั้น จะต้องเรียบเรียงข้อมูลใหม่ให้เป็นประโยคสั้น ๆ โดยใช้คำที่รวบคำในปริมาณมากได้
- STAGE 5 | จัดรูปแบบให้ไม่สับสนเก็บข้อมูลที่สำคัญไว้ แล้วรวบรัดให้กระชับ ในการลดตัวอักษรนั้น จะต้องเรียบเรียงข้อมูลใหม่ให้เป็นประโยคสั้น ๆ โดยใช้คำที่รวบคำในปริมาณมากได้
กฎ 16 ข้อของการสรุป
*| มองภาพรวม ทำความเข้าใจภาพรวม
กฏข้อ 1 ทำความเข้าใจภาพรวมไม่ว่าจะเป็นบทความบทสนทนาภาพหรือเวลาที่จะสรุปอะไรซักอย่างเพื่อถ่ายทอดให้คนอื่น สิ่งแรกที่เราต้องทำคือ มองภาพรวม การมองภาพรวมในที่นี้หมายถึงการทำความเข้าใจภาพรวมของข้อมูลคร่าวๆว่าบทความหรือบทสนทนาที่กำลังพูดถึงหรือภาพนี้คืออะไร
กฎข้อ 2 ดูรายละเอียดปีกย่อยประกอบการทำความเข้าใจภาพรวม สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งในการสรุปก็คือต้องทำความเข้าใจภาพรวมไม่ใช่ดูแต่รายละเอียดปีกย่อยอย่างเดียว
*| พิจารณาโครงสร้างของบทความ
กฎข้อ 3 แบ่งย่อหน้าในการทำความเข้าใจเนื้อหาของบทความ สิ่งที่จะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นคือย่อหน้าค่ะ โดยในญี่ปุ่นจะแบ่งย่อหน้าออกเป็นสองประเภทก็คือ ย่อหน้ารูปแบบใช้สำหรับแบ่งช่วงข้อความไม่ให้ยาวติดกันหลายบรรทัดจนเกินไปและย่อหน้าความหมายเช่นสำหรับแบงค์ช่วงข้อความที่มีเนื้อหาเกี่ยวเนื่องกัน
กฎข้อ 4 เขียนหัวเรื่องกำกับไว้ทุกย่อหน้าหัวเรื่อง คือข้อสรุปที่ทำให้รู้ได้ทันทีว่าเนื้อหาข้างในและย่อหน้าพูดถึงอะไร ดังนั้นแค่เราเขียนหัวเรื่องกำกับไว้ทุกครั้งหน้าก็จะเข้าใจเนื้อหาของบทความได้ง่ายขึ้น
กฎข้อ 5 ค้นหาประธานกับภาคแสดงประธานกับภาคแสดงก็คือใคร + ทำอะไร
กฎข้อ 6 แยกข้อสรุปออกจากส่วนอื่นๆ เวลาที่สรุปบทความเพื่อถ่ายทอดให้คนอื่นรับรู้เนื้อหาส่วนที่สำคัญที่สุด ก็คือข้อสรุปเพราะมันเป็นส่วนที่ชี้ให้เราเห็นว่าบทความนี้ต้องการจะบอกอะไร
กฎข้อ 7 แยกข้อเท็จจริงกับความคิดเห็นออกจากกัน เรื่องเข้าใจผิดเล็กๆน้อยๆอาจทำให้เรามองเป็นเรื่องขำๆได้ แต่ในการทำงานหาข้อมูลสำคัญถูกถ่ายทอดแบบผิดๆ แค่คิดก็ขำไม่ออกแล้วค่ะ อย่างไรก็ตามในความเป็นจริงข้อมูลมาให้ถูกถ่ายทอดผิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลที่ถ่ายทอดแบบปากต่อปาก
* | กำหนดจุดประสงค์ของการสรุปและคัดเลือกส่วนสำคัญ
กฎข้อ 8 กำหนดเกณฑ์และจุดประสงค์ของการสรุปให้ชัดเจน เมื่อเข้าใจเนื้อหาแล้วเราก็จะเข้าสู่ขั้นตอนการสรุปกันค่ะ แต่ก่อนที่จะสรุปอยากให้ทุกคนไตร่ตรองสักนิดว่าต้องการสรุปไปเพื่อถ่ายทอดให้ใครฟัง ทั้งนี้ก็เพราะวิธีเลือกข้อมูลหรือคำพูดมาสรุปรวมถึงวิธีถ่ายทอดจะขึ้นอยู่กับอีกฝ่าย
* | เก็บข้อมูลที่สำคัญไว้แล้วรวบรัดให้กระชับ
* | จัดรูปแบบให้ไม่สับสนหรือทำให้เกิดความเข้าใจผิด
ข้อดีของการมีทักษะการสรุป : เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น
หากเรามีทักษะการสรุปที่ดี เราสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ในหลากหลายสถานการณ์
- ประสิทธิภาพในการทำงานและผลการประเมินงานดีขึ้น การทำงานแบบสรุปเนื้อหาได้จะทำให้ลดเวลาในการทำงานชื้นนั้นได้รวดเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพ
- ลดต้นทุนขององค์กรได้ งาน 1 ชิ้น หากเข้าใจภาพรวมจากการสรุป จะช่วยลดเวลาในการทำงานชิ้นนั้นน้อยลงและทำให้ทำงานได้มากชิ้นขึ้น เมื่อคำนวณปริมาณกับค่าจ้าง เขาจะทำงานได้มากชิ้นกว่าในเวลาเท่ากัน
- รับมือกับลูกค้าได้ดีขึ้น เพราะมีข้อมูลที่สรุปไว้ครบถ้วน เมื่อมีการถามมาจะสามารถตอบโต้กับข้อมูลสำคัญที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็ว และป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดจากการตกหล่นได้
- ได้ขัดเกลาทักษะในการคัดเลือกข้อมูล การคัดเลือกข้อมูลและเก็บข้อมูลที่จำเป็น และตัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไป ข้อมูลที่มอยู่จึงเป็นข้อมูลที่สำคัญ อาจจะนำมาเรียบเรียงใหม่เพื่อให้สะดวกต่อการตัดสินใจหรือลงมือทำอะไรสักอย่าง
- มีทักษะการสื่อสารดีขึ้น หากมความสามารถในการคัดเลือกข้อมูลที่สำคัญและสามารถปรับระดับความละเอียดของเนื้อหาให้เข้ากับคนที่สนทนาอยู่ได้แล้วจะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ความสัมพันธ์ราบรื่นตามไปด้วย
ปัญหาของคนสรุปไม่เก่ง
คัดลอกและวาง
สาเหตุสำคัญมาจากสภาพแวดล้อมค่ะ ในสมัยที่ยังไม่มีคอมพิวเตอร์หรือการเครื่องถ่ายเอกสารเวลา ที่ต้องการเอกสารสำเนาเราต้องคัดลอกเอกสารต้นฉบับด้วยการเขียนเท่านั้น เมื่อต้องคัดลอกเนื้อหาที่มีความยาวกว่า 400 ตัวอักษรเราก็จะเกิดแรงจูงใจมาว่าสรุปให้เหลือแค่ 20 ตัวก่อนดีกว่าเพื่อทุ่นแรงตัวเอง แต่ในยุคปัจจุบันเมื่อคอมพิวเตอร์มีฟังชั่นเยอะ สะดวก ที่เรียกว่า คัดลอกและวาง คนส่วนใหญ่ก็จะเริ่มขาดแรงจูงใจในการสรุป แรงงานที่ใช้ในการคัดลอกเนื้อหา 20 ตัวอักษรกับเสียงสอนนั้นไม่ค่อยต่างกัน หรือการส่งลิงก์ ทำให้เราไม่มีเวลาฝึกฝนการสรุปข้อมูลเลย คนส่วนใหญ่ในปัจจุบันจึงสรุปไม่เก่ง หรือ เสียเวลาไปกับการอ่านสรุปมากเกินไป
- ใช้ภาษาพูดในการเขียน – สิ่งที่สำคัญคือ ต้องใช้ภาษาเขียนในการสรุปและถ่ายทอดเฉพาะข้อเท็จจริงเท่านั้น
- อ่านรู้เรื่องอยู่คนเดียว – เนื่องจากไม่มีประธานของประโยค และใช้สรรพนามที่มีความหมายคลุมเครือ คือเขียนตามความเข้าใจของตัวเอง ดังนั้น เวลาที่เขียนสรุป ให้ลองคิดว่าถ้าตัวเองเป็นอีกฝ่ายจะเข้าใจสรุปที่เขียนขึ้น และสามารถนำมันไปใช้ในการตัดสินใจหรือลงมือทำอะไรสักอย่าางได้หรือไม่
- ขาดประเด็นสำคัญ – ให้ยืดหลักการ “เก็บส่วนที่สำคัญเอาไว้ แล้วรวบรัดข้อมูลส่วนที่เหลือให้กระชับ”
- ประโยคยาวเกินไป – ให้จำไว้ว่า สิ่งสำคัญในการเขียนสรุป คือ ต้องเรียบเรียงประโยคให้กระชับ เพราะประโยคยาวเกินไปอาจจะเกิดจากมีคำซ้ำมากเกินไป และอธิบายเรื่องที่ไม่จำเป็น และใช้ภาษาที่เข้าใจยาก หรือคัดลอกคำพูดมาจากแหล่งข้อมูลโดยไม่ได้เรียบเรียงใหม่
- เขียนสั้นเกินไปจนสามารถตีความได้หลายแบบ – ประโยคที่สรุปได้ดีจะต้องตีความได้เพียงแบบเดียว หลักสำคัญคือ ต้องเขียนให้ทุกคนอ่านแล้วไม่เกิดความสับสนจนเข้าใจผิด
- สรุปแบบครึ่ง ๆ กลาง ๆ – เราจะต้องทำความเข้าใจภาพรวมของข้อมูล และวางแผนก่อนว่า “จะเลือกข้อมูลส่วนไหนมาสรุป และจะเรียบเรียงอย่างไร”
จำไว้ว่ากุญแจสำคัญของการสรุปคือ "การทำประโยคให้กระชับและเข้าใจง่ายด้วยการคิดว่า " จะตัดส่วนที่ไม่จำเป็นทิ้งได้อย่างไร
ลองฝึกสรุป : มาฝึกกัน
ฝีกเขียนให้เป็นนิสัยและฝึกพูดสรุปในสถานการณ์ต่าง ๆ
- ไดอารี่ ฝึกเขียนไดอารีลงในโซเซียลหรือบล็อกแทนได้ ห้ามเขียนตามลำดับเหตการ์หรือหรือเวลา ไม่ถือว่าสรุป
- โน๊ต การจดโน๊ตจะช่วยให้เรารวบรวมคิด และสรุปได้ดี
- จดหมายรัก หรือจดหมายธรรมดาก็ได้ ลองฝึกเขียนดู หากคุณอาย ให้เลือกเรื่องประทับใจที่สุดจากความทรงจำแล้วถายทอดความรู้สึกนั้นให้ชัดเจน
- ให้คนอื่นอ่านสิ่งที่ตัวเองสรุป ลองเขียนสรุปด้วยตัวเอง แล้วใหคนอื่นดูและวิจารณ์ อย่างสม่ำเสมด
- คิดบทสุนทรพจน์ ในหัวข้อต่าง ๆ
- หัดสรุปในเวลาที่ทำงานแบบโฮเร็นโซ***
- *** คือการทำงานที่มีขั้นตอนการรายาน การติดต่อและการปรึกษา***
ใช้รูปภาพหรือวิดีโอให้เป็นประโยชน์
- สูตรอาหารจากรายการสอนทำอาหาร การจดสูตรอาหารก็สามารถฝึกทักษะการสรุปได้ เนื่องจากสูตรอาหารผ่านการเรียบเรียงเนื้อหาให้กระชับจนแทบจะเรียกว่าเป็นแก่่นของการสรุป เหมาะสำหรับนำมาฝึกมาก
- ถ่ายรูป การสรปคือการถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญ และกระบวนการจัดองค์ประกอบของการถ่ายภาพนั้นใกล้เคียงกับการสรุปมาก
- “การฝึกเฟรมมิ่ง” หรือการกำหนดจุดสนใจของภาพแบบนี้จะส่งผลดีต่อการพัฒนาทักษะการสรุปด้วย*
จากสถานการณ์ต่าง ๆ ในชีวิตประจำวันมาลองฝึก
บันทึกการประชุม เวลาที่มีการประชุม ให้อาสาที่จะจดบันทึกการประชุม เพราะการสรุปถือเป็นสิ่งจำเป็น ทักษะการสรุปจำเป็นมาก และที่สำคัญเนื้อหาของการประชุมต้องถูกต้องชัดเจน
อาสาเป็นคนจดออเดอร์ เป็นการเรียบเรียงความคิดเห็นของคนจำนวนมาก แล้วถ่ายทอดออกมาอย่างง่าย ๆ
วิธีการของคนอื่น เรียนรู้จากวิธีการชองคนอื่นได้ หากเจอเหตุการณ์แล้วรู้สึกว่า “สรุปด้ดีจัง” ให้ฝึกคิดว่า “ข้อมูลนี้มีการจัดเรียงโครงสร้างอย่างไร”
"การเรียนรู้" สำคัญกว่า "การให้ความรู้"
หาอ่านตัวเล่ม
หนังสือ เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น / ฮมมะ มะซะโตะ, อุกิชิมะ ยุมิโกะ ; ผู้แปล โยซุเกะ. |
|
| Author | ฮมมะ, มะซะโตะ |
| Published | กรุงเทพฯ : วีเลิร์น, [2562] |
| Detail | 251 หน้า ; 19 ซม |
| Subject | |
| Added Author | อุกิชิมะ, ยุมิโกะ |
| โยซุเกะ | |
| ISBN | 9786162873065 |
|
|
