เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น

มีเนื้อหาอะไรบ้าง คลิกอ่านก่อนได้เลย

เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น

เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น  หรือภาษาญี่ปุ่นว่า (Jibun no kangae ga umaku tsutawaru yoyaku no gijutsu)  เป็นการนำ เคล็ดลับการอ่าน มาปรับใช้ในการทำงาน  เพื่อช่วยให้ข้อมูลกระชับและใช้เวลาเพียง 3 นาทีก็อ่านรู้เรื่องแล้ว เพราะไม่ว่าข้อมูลจะเยอะแค่ไหน” เรื่องที่อธิบายเป็นชั่วโมง.. พูดให้เข้าใจได้ใน 3 นาที”  

เข้าใจง่าย จำได้ไว ถ่ายทอดเก่ง  เป็นหลักการที่เล่มบอกว่า “เทคนิคการสรุปแบบญี่ปุ่น”  ไม่ว่าเรื่องที่อ่านหรือฟังจะซับซ้อนเพียงใด  ไม่ว่าการเรียบเรียงความคิดจะเป็นปัญหาสำหรับคุณมากเท่าไร ด้วยเทคนิคสุดฮิตที่ใช้กันในหมู่คนทำงานชาวญี่ปุ่น คุณจะสามารถสรุปทุกเรื่องให้สั้นกระชับ แล้วถ่ายทอดให้อีกฝ่ายเข้าใจได้ง่าย ๆ  ในเวลาไม่ถึง 3 นาที!

ความหมาย

การสรุปคืออะไร  ถึงแม้อยากจะลงสรุปหรือฝึกฝนทักษะการสรุป แต่เราก็อาจยังไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหนดีใช่ไหมคะ แน่นอนว่าการเรียนรู้กฎหรือขั้นตอนพื้นฐานของการสรุปถือเป็นสิ่งสำคัญ แต่ถ้าเราเริ่มต้นจากการเรียนรู้ว่าการสรุปคืออะไรและการสรุปที่ดีเป็นอย่างไรเราก็จะเข้าใจได้ง่ายขึ้นค่ะ บทนี้จะนำเสนอกรณีตัวอย่างแบบต่างๆที่จะช่วยให้คุณได้เข้าใจง่ายได้ว่าการสรุปคืออะไรซึ่งนอกจากตัวอย่างเรื่องการสรุปบทความแล้วยังแนะนำการสรุปข้อมูลจากรูปภาพและการสรุปข้อความให้อยู่ในรูปแผนภาพด้วย ดังนั้นลองสนุกไปกับมันพร้อมกับทำความเข้าใจหลักสำคัญของการสรุป กับ เทคนิคสรุปแแบบญี่ปุ่น

ทักษะการสรุป  หมายถึง ความสามารถในการถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญ  เนื่องจากเราไม่สามารถรับรู้ทุกอย่างที่เกิดขึ้นบนโลกได้ เราจึงต้องมีความสามารถในการคัดเลือกข้อมูลที่สำคัญมาเรียบเรียงและสรุปเพื่อให้สะดวกต่อการตัดสินใจหรือการลงมือทำอะไรซักอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการใช้ชีวิตประจำวันหรือการทำงานในแต่ละวันเราจำเป็นต้องสรุปข้อมูลต่างๆอยู่เสมอ 

เรียนรู้กฎและขั้นตอนพื้นฐานของการสรุป

ขั้นตอนพื้นฐาน เทคนิคการสรุปแบบญี่ปุ่น

  1. STAGE 1 | มองภาพรวม ทำความเข้าใจภาพรวม เวลาจะอธิบายเรื่องอะไร หากเริ่มจากภาพรวมก่อนก็จะเข้าใจได้ง่ายขึ้น
  2. STAGE 2 | พิจารณาโครงสร้างของบทความ คัดเลือกข้อมูลสำคัญ หากเราจะสรุปข้อมูลที่มีข้อมูลจำนวนมากอย่างแผนที่ คุณจำเป็นต้องคัดเลือกว่าจะเก็บข้อมูลส่วนไหนไว้ และจะตัดข้อมูลส่วนไหนทิ้งไปบ้าง
  3. STAGE 3 | กำหนดจุดประสงค์ของการสรุปแล้วคัดเลือกส่วนสำคัญ ต่องแยกข้อมูลออกเป็นข้อมูลที่ต้องการกับข้อมูลที่ไม่ต้องการ จากนั้นจัดลำดับความสำคัญของข้อมูล 
  4. STAGE 4 | เก็บข้อมูลที่สำคัญไว้ แล้วรวบรัดให้กระชับ ในการลดตัวอักษรนั้น จะต้องเรียบเรียงข้อมูลใหม่ให้เป็นประโยคสั้น ๆ  โดยใช้คำที่รวบคำในปริมาณมากได้
  5. STAGE 5 | จัดรูปแบบให้ไม่สับสนเก็บข้อมูลที่สำคัญไว้ แล้วรวบรัดให้กระชับ ในการลดตัวอักษรนั้น จะต้องเรียบเรียงข้อมูลใหม่ให้เป็นประโยคสั้น ๆ  โดยใช้คำที่รวบคำในปริมาณมากได้

กฎ 16 ข้อของการสรุป

*| มองภาพรวม ทำความเข้าใจภาพรวม

กฏข้อ 1 ทำความเข้าใจภาพรวมไม่ว่าจะเป็นบทความบทสนทนาภาพหรือเวลาที่จะสรุปอะไรซักอย่างเพื่อถ่ายทอดให้คนอื่น สิ่งแรกที่เราต้องทำคือ มองภาพรวม การมองภาพรวมในที่นี้หมายถึงการทำความเข้าใจภาพรวมของข้อมูลคร่าวๆว่าบทความหรือบทสนทนาที่กำลังพูดถึงหรือภาพนี้คืออะไร

กฎข้อ 2  ดูรายละเอียดปีกย่อยประกอบการทำความเข้าใจภาพรวม สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งในการสรุปก็คือต้องทำความเข้าใจภาพรวมไม่ใช่ดูแต่รายละเอียดปีกย่อยอย่างเดียว

*| พิจารณาโครงสร้างของบทความ

กฎข้อ 3  แบ่งย่อหน้าในการทำความเข้าใจเนื้อหาของบทความ สิ่งที่จะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นคือย่อหน้าค่ะ โดยในญี่ปุ่นจะแบ่งย่อหน้าออกเป็นสองประเภทก็คือ ย่อหน้ารูปแบบใช้สำหรับแบ่งช่วงข้อความไม่ให้ยาวติดกันหลายบรรทัดจนเกินไปและย่อหน้าความหมายเช่นสำหรับแบงค์ช่วงข้อความที่มีเนื้อหาเกี่ยวเนื่องกัน

กฎข้อ 4 เขียนหัวเรื่องกำกับไว้ทุกย่อหน้าหัวเรื่อง คือข้อสรุปที่ทำให้รู้ได้ทันทีว่าเนื้อหาข้างในและย่อหน้าพูดถึงอะไร ดังนั้นแค่เราเขียนหัวเรื่องกำกับไว้ทุกครั้งหน้าก็จะเข้าใจเนื้อหาของบทความได้ง่ายขึ้น

กฎข้อ 5 ค้นหาประธานกับภาคแสดงประธานกับภาคแสดงก็คือใคร + ทำอะไร

กฎข้อ 6 แยกข้อสรุปออกจากส่วนอื่นๆ เวลาที่สรุปบทความเพื่อถ่ายทอดให้คนอื่นรับรู้เนื้อหาส่วนที่สำคัญที่สุด ก็คือข้อสรุปเพราะมันเป็นส่วนที่ชี้ให้เราเห็นว่าบทความนี้ต้องการจะบอกอะไร

กฎข้อ 7 แยกข้อเท็จจริงกับความคิดเห็นออกจากกัน เรื่องเข้าใจผิดเล็กๆน้อยๆอาจทำให้เรามองเป็นเรื่องขำๆได้ แต่ในการทำงานหาข้อมูลสำคัญถูกถ่ายทอดแบบผิดๆ แค่คิดก็ขำไม่ออกแล้วค่ะ อย่างไรก็ตามในความเป็นจริงข้อมูลมาให้ถูกถ่ายทอดผิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลที่ถ่ายทอดแบบปากต่อปาก

* | กำหนดจุดประสงค์ของการสรุปและคัดเลือกส่วนสำคัญ

กฎข้อ 8  กำหนดเกณฑ์และจุดประสงค์ของการสรุปให้ชัดเจน เมื่อเข้าใจเนื้อหาแล้วเราก็จะเข้าสู่ขั้นตอนการสรุปกันค่ะ แต่ก่อนที่จะสรุปอยากให้ทุกคนไตร่ตรองสักนิดว่าต้องการสรุปไปเพื่อถ่ายทอดให้ใครฟัง ทั้งนี้ก็เพราะวิธีเลือกข้อมูลหรือคำพูดมาสรุปรวมถึงวิธีถ่ายทอดจะขึ้นอยู่กับอีกฝ่าย

กฎข้อ 9  คัดเลือกส่วนสำคัญและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลที่อยากถ่ายทอด การสรุปคือการคัดเลือกข้อมูลที่เป็นส่วนสำคัญต่อผู้อ่านหรือผู้ฟังจากข้อมูลทั้งหมด ทั้งนี้ข้อมูลที่เป็นส่วนสำคัญต่อผ่านก็คือข้อมูลที่ผู้อ่านอยากฟังเลยอยากรู้นั่นเองค่ะ
 
กฏข้อ 10 ค้นหา คำสำคัญ คำสำคัญคือคำสั้นๆที่ถือเป็นกุญแจสำคัญในการบอกให้อยากรู้ว่าบทความนี้มีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไรมันมีความสำคัญมากถึงขนาดที่ว่าถ้าขาดคำนี้ไปก็จะไม่สามารถสรุปเนื้อหาของบทความนี้ได้
 

* | เก็บข้อมูลที่สำคัญไว้แล้วรวบรัดให้กระชับ

กฏข้อ 11 รวบรักข้อมูล เราจะต้องรวบรัดข้อมูลหลายคนอาจคิดว่าทำได้ยากแต่อันที่จริงแล้วเรามักจะรวบรัดอยู่เสมอค่ะ
 
กฎข้อ 12 พิจารณาว่าจะเก็บรายละเอียดปีกย่อยไว้ในส่วนไหน เราสามารถร่วมและข้อมูลโดยการตัดละเอียดปีกย่อยทั้งหมดทิ้งไปเลยได้ไหม คำตอบคือไม่ได้ค่ะ ในกรณีที่รายละเอียดปีกย่อยเป็นข้อมูลสำคัญคุณก็ควรจะเก็บมันเอาไว้ะ
 

* | จัดรูปแบบให้ไม่สับสนหรือทำให้เกิดความเข้าใจผิด

กฏข้อ 13 เริ่มต้นจากการสรุปสิ่งสำคัญที่สุดคือต้องบอกข้อสรุปก่อนว่าเกิดเหตุการณ์อะไร แล้วรายละเอียดอื่นๆไว้พูดช่วงท้ายค่ะ
 
กฏข้อ 14 อธิบายภาพรวมกฏข้อนี้ใครคล้ายข้อที่ 13 ค่ะ ที่ปล่อยให้เริ่มต้นจากข้อสรุปก็คือเวลาถ่ายทอดข้อมูลหากเริ่มต้นจากการอธิบายภาพรวมก่อน แล้วพูดรายละเอียดปีกย่อยทีหลังคนฟังก็จะเข้าใจได้ง่ายขึ้น
 
กฎข้อ 15 เชื่อมโยงความสำคัญเอาไว้ด้วยกันอันดับแรก เราต้องมาดูคำสำคัญที่เลือกตามเกณฑ์และจุดประสงค์ของการสรุปกันก่อนค่ะละกันพื้นฐานของการสรุปก็คือเชื่อมโยงคำสำคัญแล้วเรียบเรียงเป็นข้อความแต่ถ้านำคำสำคัญมาเรียงต่อกันจะใช้คนอื่นก็คงไม่รู้ว่าคุณต้องการจะบอกอะไรคำแนะนำต่อไปนี้จะช่วยให้คนอื่นเข้าใจสิ่งที่คุณสรุปได้ง่ายขึ้น
 
กฎข้อ 16 ปรับเปลี่ยนให้เป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน บทความที่ทำให้ผัวเกิดความลังเลในการตัดสินใจแบบนี้ถือว่าใช้ไม่ได้จะไม่ว่าคุณจะต้องหลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่คุมเครือหรือกำกวมแล้วเรียบเรียงเนื้อหาให้อยู่ในรูปแบบที่ไม่ทำให้เกิดความเข้าใจผิด
 

ข้อดีของการมีทักษะการสรุป : เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น

หากเรามีทักษะการสรุปที่ดี เราสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ในหลากหลายสถานการณ์

  1. ประสิทธิภาพในการทำงานและผลการประเมินงานดีขึ้น การทำงานแบบสรุปเนื้อหาได้จะทำให้ลดเวลาในการทำงานชื้นนั้นได้รวดเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพ
  2. ลดต้นทุนขององค์กรได้ งาน 1 ชิ้น หากเข้าใจภาพรวมจากการสรุป จะช่วยลดเวลาในการทำงานชิ้นนั้นน้อยลงและทำให้ทำงานได้มากชิ้นขึ้น เมื่อคำนวณปริมาณกับค่าจ้าง เขาจะทำงานได้มากชิ้นกว่าในเวลาเท่ากัน
  3. รับมือกับลูกค้าได้ดีขึ้น เพราะมีข้อมูลที่สรุปไว้ครบถ้วน เมื่อมีการถามมาจะสามารถตอบโต้กับข้อมูลสำคัญที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็ว และป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดจากการตกหล่นได้
  4. ได้ขัดเกลาทักษะในการคัดเลือกข้อมูล การคัดเลือกข้อมูลและเก็บข้อมูลที่จำเป็น และตัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไป ข้อมูลที่มอยู่จึงเป็นข้อมูลที่สำคัญ อาจจะนำมาเรียบเรียงใหม่เพื่อให้สะดวกต่อการตัดสินใจหรือลงมือทำอะไรสักอย่าง
  5. มีทักษะการสื่อสารดีขึ้น  หากมความสามารถในการคัดเลือกข้อมูลที่สำคัญและสามารถปรับระดับความละเอียดของเนื้อหาให้เข้ากับคนที่สนทนาอยู่ได้แล้วจะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ความสัมพันธ์ราบรื่นตามไปด้วย

ปัญหาของคนสรุปไม่เก่ง

คัดลอกและวาง


สาเหตุสำคัญมาจากสภาพแวดล้อมค่ะ ในสมัยที่ยังไม่มีคอมพิวเตอร์หรือการเครื่องถ่ายเอกสารเวลา ที่ต้องการเอกสารสำเนาเราต้องคัดลอกเอกสารต้นฉบับด้วยการเขียนเท่านั้น เมื่อต้องคัดลอกเนื้อหาที่มีความยาวกว่า 400 ตัวอักษรเราก็จะเกิดแรงจูงใจมาว่าสรุปให้เหลือแค่ 20 ตัวก่อนดีกว่าเพื่อทุ่นแรงตัวเอง แต่ในยุคปัจจุบันเมื่อคอมพิวเตอร์มีฟังชั่นเยอะ สะดวก ที่เรียกว่า คัดลอกและวาง คนส่วนใหญ่ก็จะเริ่มขาดแรงจูงใจในการสรุป แรงงานที่ใช้ในการคัดลอกเนื้อหา 20 ตัวอักษรกับเสียงสอนนั้นไม่ค่อยต่างกัน หรือการส่งลิงก์ ทำให้เราไม่มีเวลาฝึกฝนการสรุปข้อมูลเลย  คนส่วนใหญ่ในปัจจุบันจึงสรุปไม่เก่ง  หรือ เสียเวลาไปกับการอ่านสรุปมากเกินไป


อะไรเป็นปัญหา 6 แบบของคนสรุปไม่เก่ง  รูปแบบการเขียนแบบไหนที่เป็นปัญหาของการสรุป 
  1. ใช้ภาษาพูดในการเขียน – สิ่งที่สำคัญคือ ต้องใช้ภาษาเขียนในการสรุปและถ่ายทอดเฉพาะข้อเท็จจริงเท่านั้น
  2. อ่านรู้เรื่องอยู่คนเดียวเนื่องจากไม่มีประธานของประโยค และใช้สรรพนามที่มีความหมายคลุมเครือ คือเขียนตามความเข้าใจของตัวเอง ดังนั้น เวลาที่เขียนสรุป ให้ลองคิดว่าถ้าตัวเองเป็นอีกฝ่ายจะเข้าใจสรุปที่เขียนขึ้น และสามารถนำมันไปใช้ในการตัดสินใจหรือลงมือทำอะไรสักอย่าางได้หรือไม่
  3. ขาดประเด็นสำคัญ – ให้ยืดหลักการ “เก็บส่วนที่สำคัญเอาไว้ แล้วรวบรัดข้อมูลส่วนที่เหลือให้กระชับ”
  4. ประโยคยาวเกินไป – ให้จำไว้ว่า สิ่งสำคัญในการเขียนสรุป คือ ต้องเรียบเรียงประโยคให้กระชับ  เพราะประโยคยาวเกินไปอาจจะเกิดจากมีคำซ้ำมากเกินไป และอธิบายเรื่องที่ไม่จำเป็น และใช้ภาษาที่เข้าใจยาก หรือคัดลอกคำพูดมาจากแหล่งข้อมูลโดยไม่ได้เรียบเรียงใหม่ 
  5. เขียนสั้นเกินไปจนสามารถตีความได้หลายแบบ – ประโยคที่สรุปได้ดีจะต้องตีความได้เพียงแบบเดียว หลักสำคัญคือ ต้องเขียนให้ทุกคนอ่านแล้วไม่เกิดความสับสนจนเข้าใจผิด
  6. สรุปแบบครึ่ง ๆ กลาง ๆ – เราจะต้องทำความเข้าใจภาพรวมของข้อมูล และวางแผนก่อนว่า “จะเลือกข้อมูลส่วนไหนมาสรุป และจะเรียบเรียงอย่างไร”

จำไว้ว่ากุญแจสำคัญของการสรุปคือ "การทำประโยคให้กระชับและเข้าใจง่ายด้วยการคิดว่า " จะตัดส่วนที่ไม่จำเป็นทิ้งได้อย่างไร

- ฮมมะ มะซะโตะ และ อุกิชิมะ ยุมิโกะ
ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นตอนทำงานที่บริษัทหรือตอนคุยกับเพื่อน สิ่งที่ทำให้รู้สึกว่าสรุปได้ดีจัง เขามีวิธีการในการฝึกอย่างไรบ้าง ในโลกนี้มีทั้งคนที่ถ่ายทอดข้อมูลเก่งและไม่เก่ง แล้วเราจะขัดเกลาทักษะการสรุปของเราให้ดีขึ้นได้อย่างไร  มาฝีกกันค่ะ

ลองฝึกสรุป : มาฝึกกัน

ฝีกเขียนให้เป็นนิสัยและฝึกพูดสรุปในสถานการณ์ต่าง ๆ

  • ไดอารี่ ฝึกเขียนไดอารีลงในโซเซียลหรือบล็อกแทนได้ ห้ามเขียนตามลำดับเหตการ์หรือหรือเวลา ไม่ถือว่าสรุป
  • โน๊ต การจดโน๊ตจะช่วยให้เรารวบรวมคิด และสรุปได้ดี 
  • จดหมายรัก หรือจดหมายธรรมดาก็ได้ ลองฝึกเขียนดู  หากคุณอาย ให้เลือกเรื่องประทับใจที่สุดจากความทรงจำแล้วถายทอดความรู้สึกนั้นให้ชัดเจน
  • ให้คนอื่นอ่านสิ่งที่ตัวเองสรุป ลองเขียนสรุปด้วยตัวเอง แล้วใหคนอื่นดูและวิจารณ์ อย่างสม่ำเสมด
  • คิดบทสุนทรพจน์ ในหัวข้อต่าง ๆ 
  • หัดสรุปในเวลาที่ทำงานแบบโฮเร็นโซ*** 
  • *** คือการทำงานที่มีขั้นตอนการรายาน การติดต่อและการปรึกษา***

ใช้รูปภาพหรือวิดีโอให้เป็นประโยชน์

  • สูตรอาหารจากรายการสอนทำอาหาร  การจดสูตรอาหารก็สามารถฝึกทักษะการสรุปได้  เนื่องจากสูตรอาหารผ่านการเรียบเรียงเนื้อหาให้กระชับจนแทบจะเรียกว่าเป็นแก่่นของการสรุป เหมาะสำหรับนำมาฝึกมาก 
  • ถ่ายรูป การสรปคือการถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญ และกระบวนการจัดองค์ประกอบของการถ่ายภาพนั้นใกล้เคียงกับการสรุปมาก
  • “การฝึกเฟรมมิ่ง” หรือการกำหนดจุดสนใจของภาพแบบนี้จะส่งผลดีต่อการพัฒนาทักษะการสรุปด้วย*

จากสถานการณ์ต่าง ๆ ในชีวิตประจำวันมาลองฝึก

บันทึกการประชุม  เวลาที่มีการประชุม ให้อาสาที่จะจดบันทึกการประชุม เพราะการสรุปถือเป็นสิ่งจำเป็น ทักษะการสรุปจำเป็นมาก และที่สำคัญเนื้อหาของการประชุมต้องถูกต้องชัดเจน

อาสาเป็นคนจดออเดอร์  เป็นการเรียบเรียงความคิดเห็นของคนจำนวนมาก  แล้วถ่ายทอดออกมาอย่างง่าย ๆ

วิธีการของคนอื่น  เรียนรู้จากวิธีการชองคนอื่นได้ หากเจอเหตุการณ์แล้วรู้สึกว่า “สรุปด้ดีจัง” ให้ฝึกคิดว่า “ข้อมูลนี้มีการจัดเรียงโครงสร้างอย่างไร”

"การเรียนรู้" สำคัญกว่า "การให้ความรู้"

- ฮมมะ มะซะโตะ และ อุกิชิมะ ยุมิโกะ

หาอ่านตัวเล่ม

หนังสือ เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น / ฮมมะ มะซะโตะ, อุกิชิมะ ยุมิโกะ ; ผู้แปล โยซุเกะ.

Author ฮมมะ, มะซะโตะ
Published กรุงเทพฯ : วีเลิร์น, [2562]
Detail 251 หน้า ; 19 ซม
Subject
Added Author อุกิชิมะ, ยุมิโกะ
  โยซุเกะ
ISBN 9786162873065
  • CallNo

 
ชวนอ่าน (October 3, 2022) เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น. Retrieved from https://library.wu.ac.th/content/elementor-28160/.
"เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น." ชวนอ่าน - October 3, 2022, https://library.wu.ac.th/content/elementor-28160/
ชวนอ่าน November 18, 2021 เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น., viewed October 3, 2022,<https://library.wu.ac.th/content/elementor-28160/>
ชวนอ่าน - เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น. [Internet]. [Accessed October 3, 2022]. Available from: https://library.wu.ac.th/content/elementor-28160/
"เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น." ชวนอ่าน - Accessed October 3, 2022. https://library.wu.ac.th/content/elementor-28160/
"เทคนิคสรุปแบบญี่ปุ่น." ชวนอ่าน [Online]. Available: https://library.wu.ac.th/content/elementor-28160/. [Accessed: October 3, 2022]

Related Items

Facebook Comments

facebook comments

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Back To Top
มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์