การเขียน "คู่มือปฏิบัติงาน"
คู่มือปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารที่ใช้ประกอบการปฏิบัติงานใดงานหนึ่งที่กำหนดไว้ในมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง มีคำอธิบายการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เส้นทางเดินของงาน (Workflow) ระบบติดตามประเมินผล ข้อมูลอ้างอิง มีเนื้อหาสาระที่สมบูรณ์ และมีรายละเอียดครอบคลุมเนื้อหาในแต่ละเรื่องในแต่ละงาน
รูปแบบที่ดีของ คู่มือปฏิบัติงาน
- คำอธิบายการปฏิบัติงานและสามารถนำไปสู่การปฏิบัติได้
- เนื้อหาสาระหลัก ประกอบด้วยความเป็นมา วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือ คำจำกัดความ การทบทวนเอกสารที่เกี่ยวข้อง หน้าที่ความรับผิดชอบ โครงสร้างหน่วยงาน กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนและเทคนิคหรือแนวทางการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคและแนวทางการแก้ไข เอกสารอ้างอิง อาจมีภาพ แผนภูมิตาราง ประกอบเพื่อความเข้าใจง่ายและให้น่าสนใจ
- ความประณีตในการจัดวรรคตอน และช่องไฟ
- อ้างอิงแหล่งวิชาการ
- สอดแทรกความคิด ความเห็นเพิ่มในตอนต่าง ๆ ของเรื่อง มีแบบแผนในการเขียนอ้างอิง จัดทำบรรณานุกรมและภาคผนวกไว้อย่างเหมาะสม
- ทั้งนี้ คู่มือต้องมีการวิเคราะห์ วิจารณ์ ยกตัวอย่างกรณีศึกษา และเสนอแนวทางแก้ปัญหาที่ปฏิบัติจริงมาแล้ว โดยแยกเป็นเรื่องๆ ให้ชัดเจน มีการนำกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง ข้อคิดเห็นของผู้มีประสบการณ์ หรือจากประสบการณ์ที่เคยปฏิบัติมาแล้ว มาอ้างอิงสนับสนุนแนวคิดนั้นๆ มีเนื้อหาสาระที่แสดงถึงแนวคิด หลักการ วิธีการ ขั้นตอน ข้อควรระวัง การแปลผลของการปฏิบัติ มีการอธิบายและวิจารณ์ โดยมีรากฐานทางวิชาการที่ถูกต้อง
การเผยแพร่ คู่มือปฏิบัติงาน จะต้องประกอบด้วยกรณีใดกรณีหนึ่งดังนี้ 1. มีการเผยแพร่ด้วยวิธีการพิมพ์โดยโรงพิมพ์หรือสำนักพิมพ์ 2. จัดทำเป็นสำเนาเย็บเล่มและส่งเผยแพร่หน่วยงานภายในและหรือภายนอกมหาวิทยาลัยรวมกันไม่น้อยกว่า 3 แห่ง ซึ่งก่อนเผยแพร่ได้ผ่านกระบวนการกลั่นกรองและรับรองโดยผู้ทรงคุณวุฒิหรือผู้บังคับบัญชาแล้ว 3. หรือเผยแพร่ทางเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัยหรือหน่วยงานต่าง ๆ ตามที่คณะกรรมการพิจารณากำหนดตำแหน่งระดับชำนาญการ ระดับเชี่ยวชาญและระดับเชี่ยวชาญพิเศษ ระดับมหาวิทยาลัยรับรอง ซึ่งก่อนเผยแพร่ได้ผ่านกระบวน การกลั่นกรองและรับรองโดยผู้ทรงคุณวุฒิหรือผู้บังคับบัญชาแล้ว และเพิ่มเติม คือ คู่มือการปฏิบัติงานที่จะนำเสนอนั้น จะต้องใช้ประกอบการปฏิบัติงานมาแล้วไม่น้อยกว่า 3 เดือน
โครงสร้างของคู่มือ
- บทที่ 1 บทนำ ประกอบด้วย – ความสำคัญ/ความจำเป็น(ภูมิหลัง) – วัตถุประสงค์ของการศึกษา ประโยชน์ของการศึกษา – ขอบเขตของการศึกษา – คำนิยาม/คำจำกัดความ
- บทที่ 2 หน้าที่ความรับผิดชอบและโครงสร้างการบริหารจัดการ ประกอบด้วย – หน้าที่ความรับผิดชอบ – โครงสร้างการบริหารจัดการ – Organization Chart โครงสร้างองค์กร – Administration Chart โครงสร้างการบริหาร – Activity Chart โครงสร้างการปฏิบัติการ
- บทที่ 3 หลักเกณฑ์ วิธีการปฏิบัติงานและเงื่อนไข ประกอบด้วย- หลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน – วิธีการปฏิบัติงาน – เงื่อนไข/ข้อสังเกต/ข้อควรระวัง/สิ่งที่ควรคำนึง ในการปฏิบัติงาน – แนวคิด/งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง
- บทที่ 4 เป้าหมายและเทคนิคในการปฏิบัติงานแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ ประกอบด้วย – เป้าหมายในการปฏิบัติงาน (ตัวชี้วัดในการปฏิบัติงาน) – เทคนิคในการปฏิบัติงานในกระบวนดังนี้ การวางแผน/แผนกลยุทธ์ในการปฏิบัติงาน การปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอนการปฏิบัติงาน (รวมทั้งผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน และเทคนิควิธีการทำให้ผู้รับบริการพึงพอใจ รวมถึง – จรรยาบรรณ /คุณธรรม/จริยธรรมในการปฏิบัติงาน
- บทที่ 5 ปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไข การพัฒนาและข้อเสนอแนะ ประกอบด้วย – ปัญหาอุปสรรคในการปฏิบัติงาน แนวทางแก้ไขและพัฒนา – ข้อเสนอแนะ
- บรรณานุกรม
- ภาคผนวก (ถ้ามี)
- ประวัติผู้เขียน
(ที่มา : ส่วนทรัพยากรมนุษย์และองค์กร (CP-15 –คำนิยามคู่มือการปฏิบัติงาน / คู่มือการให้บริการ / คู่มือแนะนำการใช้ห้องปฏิบัติการ และการเผยแพร่)
วิทยากรผู้เชี่ยวชาญจากนิด้า ปภาณภณ ปภ้งกรภูรินท์ อบรมเรื่อง การเขียน คู่มือการปฏิบัติงาน โดย จากการเข้าร่วมอบรมได้ความรู้เกี่ยวกับหลักการและองค์ประกอบในการเขียนคู่มือปฏิบัติงานว่า คู่มือการปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารที่เป็นการแสดงถึงเส้นทางการทำงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ในเนื้อหา ประกอบด้วย
- บทที่ 1 บทนำ
- บทที่ 2 บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบ
- บทที่ 3 หลักเกณฑ์วิธีการปฏิบัติงานและเงื่อนไข
- บทที่ 4 กระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและแนวทางแก้ไขและการพัฒนา
นอกจากนี้ยังมีส่วนประกอบเหมือนกันการทำงานวิจัยหรือวิทยานิพนธ์อีกด้วย เช่น หน้าปก สารบัญ บรรณานุกรม ภาคผนวก เป็นต้น
ฟังดูเหมือนง่ายเพราะมีรูปแบบที่ชัดเจน สามารถนำมาประยุกต์ทำได้ หากส่วนงานที่รับผิดชอบได้กำหนดส่วนประกอบและรูปแบบที่ชัดเจน
แต่สิ่งที่เรียนรู้ว่าในการเขียนตามที่เขากำหนดนั้นไม่ยาก แต่ต้องมีความรอบรู้และประสบการณ์มากพอประมาณ จึงจะสามารถเขียนได้ดี และเมื่อลงมือปฏิบัติจริง คงต้องอาศัยความเชี่ยวชาญและชำนาญในการเรียบเรียงเนื้อหา เพราะอ่านแล้วต้องเข้าใจ ต้องมีความเกี่ยวโยงกันทั้งเล่ม ทุกบท ทุกหน้า และทำอย่างไรถึงจะให้เนื้อหามีคุณภาพ ผ่านการพิจารณาจากกรรมการผู้่ทรงคุณวุฒิในระดับที่แสดงถึงคู่มือที่มีคุณภาพ
นั่นคือสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการเข้าร่วมอบรมเมื่อเดือนมีนาคม 2563 และในตอนนี้มหาวิทยาลัยได้กำหนดเป็น OKR ให้ทุกคนต้องทำคู่มือปฏิบัติงานเป็นของตนเอง และได้มีการปรับปรุงระเบียบใหม่อีกครั้ง
สิ่งที่เก็บได้จากการอบรมการทำคู่มือปฏิบัติงาน
ไฟล์แนบจากการเข้าอบรมการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน วิทยากรจาก สถาบันพัฒนบริหารศาสตร์ (นิด้า)
-หลักและวิธีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน (อบรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้) โดย คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
-การเขียนคู่มือปฏิบัติงานข้าราชการตำแหน่งประเภททั่วไป
วิชาชีพเฉพาะ เชี่ยวชาญเฉพาะ และพนักงานมหาวิทยาลัย สายสนับสนุนวิชาการ
ฉบับปรับปรุง พ.ศ. 2553 โดย เสถียร คามีศักดิ์
เอกสาร ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับของมหาวิทยาลัยที่เกี่ยวข้อง
จากเว็บไซต์ ส่วนทรัพยากรมนุษย์และองค์กร
