วิชาวางแผนการทำงานสิ่งสำคัญที่ไม่มีใครเคยสอน
“วิชาวางแผนการทำงาน ถือเป็นเทคนิคสำคัญที่ไม่มีโรงเรียนหรือบริษัทไหนสอนเรา และเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ถ้าอยากให้งานก้าวหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ อ่านได้จากเล่มนี้ “วิชาวางแผนการทำงานสิ่งสำคัญที่ไม่มีใครเคยสอน”
ผู้เขียน คือ มานาบุ มิซุโน มีอาชีพเป็นครีเอทีฟไดเร็กเตอร์และครีเอทีฟคอนซัลแทนต์ มีผลงานมากมายที่เป็นที่รู้จัก แต่ผลงานที่โดดเด่นคือ คุมะมงของจังหวัดคุมาโมโตะ ของญี่ปุ่น
คุมะมงเป็นมาสคอตที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อโปรโมตการท่องเที่ยวจังหวัดคุมาโมโตะ หนึ่งในจังหวัดที่เพิ่งเผชิญกับเหตุการณ์แผ่นดินไหวครั้งร้ายแรงของญี่ปุ่นเมื่อวันที่ 14 เม.ย.ที่ผ่านมา คุมาโมโตะอยู่ทางตอนกลางของเกาะคิวชู อยู่ทางตะวันตกเฉียงใต้ของญี่ปุ่น ซึ่งเป็นจุดศูนย์กลางการเกิดแผ่นดินไหวในครั้งนี้
ดีไซน์เนอร์ผู้ออกแบบหมีคุมะมงคือ มานาบุ มิซูโน (Manabu Mizuno) ผลงานชื้นนี้ได้รับรางวัล การออกแบบชนะเลิศการประกวดด้วยคะแนนเสียงท่วมท้น โดยมานาบุออกแบบให้คุมะมงมีสีหน้าตกใจตลอดเวลา ตามชื่อของโครงการคุมาโมโตะเซอร์ไพรส์เพื่อดึงดูดนักท่องเที่ยวตามความตั้งใจของรัฐบาล คาแรคเตอร์ของเจ้าหมีที่มีสีดำอันโดดเด่น มาพร้อมขนสีดำมันเงา แก้มเป็นวงกลมสีแดง ซึ่งเป็นสัญลักษณ์แทนจังหวัดคุมาโมโตะได้อย่างมีเอกลักษณ์ เนื่องจากในอดีตจังหวัดเล็กๆ แห่งนี ้ เคยได้ชื่อว่าเป็นดินแดนแห่งไฟ และมีภูเขาไฟอะโสะที่ยังคงปะทุอยู่ ส่วนนัยน์ตาโตเป็นมิตร สวมเสื้อนอกที่ทำจากผ้าซาตินสีขาว ขลิบเงิน ผูกโบว์หูกระต่ายสีแดงในโอกาสสำคัญ และมีใบหน้ายิ้มแย้มตลอดเวลา กลายเป็นเสน่ห์ที่โดนใจคนทุกวัยทั่วโลก
ผู้เขียน : มานาบุ มิซุโนะ (Manabu Mizuno)
สำนักพิมพ์ : Shortcut
วิชาการวางแผนการทำงาน เพื่อให้เราสามารถจัดการงานต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว สร้างรูปแบบการทำงานที่ดีที่ช่วยให้เรารักษาจังหวะในการทำงานของตัวเองได้ และนำไปสู่การสร้างผลลัพธ์ที่ดีต่อไป ไม่ว่าจะเป็นงานแบบไหนก็มี “พื้นฐาน” การทำงานที่เหมือนกันอยู่ หากเรามีแผนการทำงานที่ดี ก็จะทำให้งานเสร็จสมบูรณ์ได้ด้วยการทำงานที่เป็นระบบ ลดงานที่ไม่จำเป็นลง เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด และไม่เกิดปัญหา “ทำไมทัน” หรือ “ทำไม่ได้” แน่นอน เพราะคนที่ควบคุมแผนงานได้คือคนที่ควบคุมการทำงานได้
ชวนอ่าน หรือยืมได้จากห้องสมุด เพียงแค่คลิกเพื่อดูรายละเอียด : BF481 ม6ว 25
วิชาการวางแผนการทำงาน จะช่วยเราได้ หลายครั้งที่เรารู้สึกว่าทำงานไม่ทัน ไม่สามารถจัดการงานได้ทันเวลา มีงานอื่นเข้ามาแทรกจนแผนงานที่ตั้งไว้พังไม่เป็นท่า สุดท้ายงานก็กองสุมเต็มไปหมด คิดว่าปัญหานี้ใคร ๆ ก็ต้องพบเจอ ทำอย่างไรเราจึงจะจัดการงานอื่นได้ทันเวลา ภายในเวลาที่รวดเร็ว มาดูกันค่ะ
- การทำงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นนั้นเป็นเพราะ “แผนการทำงาน” ที่ดี ซึ่งเป็นพื้นฐานขั้นแรกของการทำงาน
- การวางแผนการทำงาน คือ การทำให้เป็นงานประจำ หรืองานรูทีน” เพราะเมื่อเราวางแผนดี ระดับของผลลัพธ์หรือ เอาต์พุตจากการทำงานก็จะสูงขึ้น
- การวางแผนเพื่อให้ทำงานได้ “เสร็จสมบูรณ์”
- ยิ่งเกลียดเรื่่องยุ่งยาก ยิ่งต้องวางแผน
เนื้อหาในเล่ม รวม 5 บท บอกขั้นตอนการวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ
การวางแผนการทำงาน เริ่มต้นจากการกำหนด "จุดหมายปลายทาง"
- มี 3 ข้อ คือ ต้อง
- กำหนดจุดหมายปลายทาง เพราะเป้าหมายที่ชัดเจน คือสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงาน และจะเป็นตัวบ่งชี้ถึงความสำเร็จในการทำงาน และสิ่งที่สำคัญ คือ “การจินตนาการในลักษณะของภาพเสมือนจริง” หรืออาจจะเปรียบเทียบเป้าหมายด้วย “ภาพเสมือนจริง โดยการใช้เครื่องมือค้นหารูปภาพ เพื่อสร้างภาพเสมือนจริง นั่นก็คือการสร้างไอเดียทั้งแบบกว้างขึ้น หรือแคบลงก็ได้ และต้องกำหนดภาพนั้นให้เสร็จสมบูรณ์
- ขยายขอบเขตจินตนาการไปถึงหนึ่งร้อยปีข้างหน้า ด้วยการจินตนาการไปถึงหลังจากงานเสร็จสิ้นลง จินตนาการถึงอายุขัยของสินค้าหรือโครงการนั้น ๆ ใช้เวลาให้นานเพื่อเปลี่ยนไปอย่างช้า ๆ จะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นระหว่างการทำงานได้ หรืออาจจะคาดการณ์ โดยยึดถือจากสิ่งที่ใกล้เคียงกันก็ได้ โดยต้องเป็นสิ่งที่ประสบผลสำเร็จแล้วจึงจะดี
- กำหนดกลุ่มเป้าหมายให้ชัดเจนที่สุด คือการกำหนดกรอบของกลุ่มเป้าหมายว่าเป็นใคร ชอบอะไร ซึ่งใช้ความสามารถในการจินตนาการและนำภาพมาซ้อนกัน จะกระทั่งเกิดจินตนาการให้เห็นเป็นตัวบุคคลนั่นเอง
- หรือ การเปล่่ี่ยนช่องความคิด เพื่อเราจะได้เส้นทางที่สั้นที่สุด
- วาดแผนที่ที่จะเดินไปถึงจุดหมายปลายทาง
- เดินไปให้ถึงจุดหมายปลายทาง
การวางแผนการทำงานที่ดีที่สุด จงวาด "แผนที่ไปจนถึงจุดหมายปลายทาง"
หากเราวางแผนดี ทุกวันของเราจะเหมือนเดิม คืองานทุกประเภทจะเหมือนกันหมด ถึงแม้เนื้องานจะแตกต่างกันไป เพราะงานทุกอย่างจะเหมือนกันหมด ตรงที่
- งานทุกอย่างล้วนมีเส้นตาย คืองานต้องทำให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด
- เราต้องคำนึงถึงปัญหาหรือความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ทำให้เราเลี่ยงไม่ให้เกิดปัญหาได้ หรือแก้ไขปัญหาได้
- สร้างรูปแบบของงานไว้หลายรูปแบบ จะช่วยให้การทำงานสะดวกและเป็นไปตามที่กำหนด แต่มีข้อควรระวังคืออย่าให้มีรูปแบบหลายรูปแบบจนเกินไป เพราะจะทำให้เกิดความสับสนได้
- การมี “ต้นแบบ” ส่งผลต่อคุณภาพและความรวดเร็วในการทำงาน เพราะเราทำตามรูปแบบของเราได้เลย
- การลดตัวเลือกให้น้อยลง จะช่วยลดความเครียดไปด้วย
- ห้ามตั้งเป้าหมายว่าต้องทำให้ได้ “สุดยอด
- การทำงานเป็นทีม ทุกคนในทีมจะต้องเข้าใจตรงกันว่า “จะทำอะไร” สิ่งสำคัญคือจะต้องมีเป้าหมายเดียวกันและมุ่งหน้าไปยังทิศทางเดียวกัน โดยต้องมี คือ เตรียมคำพูดที่เข้าใจง่าย ที่อธิบายด้วยคำเดียวไปถึงเป้าหมายได้เลย ต้องกำหนด concept ที่เป็นเหมือนความฝันของทุกคน แต่จะต้องเป็นสิ่งที่เข้าใจง่ายและนำไปสู่การลงมือได้ การตีความคำพูดจะต้องกระจ่างและทุกคนเข้าใจตรงกันทุกอย่าง และเราจะต้องเริ่มต้นจากสิ่งที่เรารู้เสมอ อาจจะมาจากการสะสมประสบการณ์ การเสาะหาข้อมูล หรือการสอบถามผู้ทำงานนั้นมาก่อน
จงมุ่งหน้าไปยังจุดหมายปลายทาง ด้วยระยะทางที่สั้นที่สุด -- ว่าด้วยเรื่องของเวลาและประสิทธิภาพ
เวลาคือ “เจ้า” ของทุกสิ่ง
- ทุก project ต้องมีระยะเวลาจำกัด
- การรักษาเวลา สำคัญกว่าการสร้างผลงานที่ดี แต่ทำงานที่ดี จะต้องรักษาเวลาและให้ความสำคัญกับสัญญาที่ให้กับผู้อื่นเสมอ
- อย่าให้ตารางงานต้องพังพินาศ มีหลัก คือ ไม่คิดถึงแต่ตัวเอง ตรวจสอบตารางงานสม่ำเสมอ
- ทำตารางแผนการทำงาน โดยเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำออกมา ตรวจสอบเส้นตายและเส้นตายล่วงหน้า กำหนดระยะเวลาของสิ่งที่ต้องทำ
วางแผนการทำงาน เพื่อ "สร้างที่ว่าง" ในสมอง
- ดึงความคิดอื่นออกมาก่อน มีเทคนิคดึงความคิดออกมาไว้นอกสมอง คือ 1. เขียนใส่กระดาษ เขียนทุกอย่างลงไป วิธีนี้จะช่วยลดความเครียดได้ 2. พิมพ์ลงในสมาร์ทโฟน อาจจะส่งไปจดหมายร่่าง หรือส่งไลน์ให้ตัวเอง เพื่อเก็บไว้มาอ่านตอนหลัง 3. โยนให้คนอื่น อาจจะเป็นทีมงานหรือหัวหน้า โดยการส่งต่อฃ
- สร้างพื้นที่ว่างด้วยการเตรียมความพร้อมของงานทุกอย่าง และทำให้ในหัวเรามีพื้นที่ว่างอยู่เสมอ
- อย่าถือลูกบอลไว้นาน โดยเราไม่ต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์แบบแต่ให้เป็นรูปเป็นร่างในระดับหนึ่งแล้วค่อยส่งต่อคนอื่น
- อย่าคิดหลายเรื่องพร้อมกัน ให้เราทำงานแบบหลายทักษะ คือ จดจ่ออยู่กับงานอย่างใดอย่างหนึ่ง แล้วจึงเปลี่ยนไปทำงานอีกอย่างหนึ่ง
- สร้างสภาพแวดล้อมให้เรามีสมาธิ
- เสนอไอเดียในที่ประชุม และคอยติดตามผลไปเรื่อย ๆ จะทำให้เรามองเห็นแนวโน้มในการทำงานได้ชัดเจนขึ้น
ทำงานเป็นทีม จนกว่าจะถึงที่หมาย
- โดยการสร้างความสัมพันธ์แบบพรรคพวกเดียวกัน มากกว่า ทีมเดียวกัน
- ทำให้ทุกคนในทีม เดินหน้าไปในทิศทางเดียวกัน และการแบ่งปัน ช่วยเพิ่มความถูกต้องในทีม
- การสื่อสารอย่างจริงใจ ช่วยให้ทีมมีความกลมเกลียวกัน
- หัวหน้าทีมต้องมีเทคนิค ที่จะช่วยให้วางแผนการทำงานได้อย่างราบรื่น ได้แก่ สั่งงานพร้อมกับระบุระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานนั้น การปรึกษากันช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดอีโก้ลง โดยให้คิดถึงสิ่งที่ถูกต้อง มากกว่าสิ่งที่เราคิดว่าดี
งานของคุณจะสร้างความสุขให้ผู้อื่น โดยการเลือกทางเลือกระหว่างการทำงาน ได้แก่ การมีจินตนาการ ให้คิดถึงประโยชน์ส่วนรวมมากกว่าส่วนตัว และงานที่เราทำอยู่จะเปลี่ยนแปลงโลกนี้ให้ดีขึ้นอย่างไร และต้องมีการสื่อสารให้ทั่วถึงกับผู้เกี่ยวข้องทั้งหมด และสิ่งที่สำคัญสำหรับการทำงาน คือ “จินตนาการ” หากเราตั้งใจลงมือทำงานตรงให้จะทำให้ผู้คนยินดีได้มากแค่ไหน และถ้าเพิ่มกลเม็ดบางอย่างลงไปในการทำงานตรงหน้า จะทำให้ผู้คนมีความสุขได้มากแค่ไหน จะทำให้เราทำงานดีดีออกได้มาก
BF481 ค6ท 2561
BF637.S8 ช9ท 2561
BF637.S8 ส64ล 2563