เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า เป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับการอ่าน ที่ทำให้เก่งได้ ทำไมถึงต้องสรุปลงในกระดาษแผ่นเดียว? อันที่จริงคงมีเหตุผลเล็กๆน้อยๆ หิวมากมาย แต่ถ้าดูจากลักษณะที่โดดเด่นที่สุดซึ่งไม่พบในเอกสารที่จัดทำขึ้นในองค์กรทั่วไปเหตุผลคงเป็นเพราะเอกสารนั้นมีข้อมูลที สรุปทุกอย่างอยู่ในกระดาษแผ่นเดียว ที่จริงแล้ว โตโยต้า มีรูปแบบ การทำงานอย่างหนึ่งที่ยึดถือกันจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร นั่นก็คือ การเขียนเอกสารการทำงานทุกอย่างให้ได้ในกระดาษขนาดเอสามหรือเอสี่แผ่นเดียว ไม่ว่าจะเป็นรายงาน แผนโครงการรายงานการประชุมเอกสารที่ใช้ในการประชุมย่อยเอกสารตรวจสอบความคืบหน้าของงานเอกสารสำหรับนำเสนอหรือเอกสารสำหรับการประเมินไม่ว่าจะเป็นเอกสารประเภทไหนหรือมีเนื้อหาซับซ้อนเพียงใดโดยทั่วไปก็จะเขียนลงใน กระดาษแผ่นเดียว
เทคนิคนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลายสถานการณ์ ไม่ใช่แค่ไหนบริษัทโตโยต้าเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นแผนโครงการที่มีเนื้อหาซับซ้อนรายงานการประชุมที่แสนจะยืดยาวเอกสารสำหรับการนำเสนอตารางงานหรือแม้กระทั่งแผนการปฏิบัติงานก็สามารถสรุปลงใน กระดาษแผ่นเดียว ได้ เมื่อลองทำดู เราก็น่าจะสัมผัสได้ด้วยตัวเอง ว่างานมีคุณภาพสูง และพวกเรายังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
หลายคนมองว่าการเรียบเรียงข้อมูลสรุปความคิดแล้วถ่ายทอดออกมาเป็นเรื่องยากและเสียเวลา เหตุผลที่มองอย่างนั้นคงเป็นเพราะไม่เคยมีใครสอนว่าต้องทำอย่างไรมากกว่าค่ะ และหนังสือเล่มนี้ เขียนขึ้นมาถ่ายทอดวิธีเหล่านั้น โดยเนื้อหาหลักของหนังสือเล่มนี้จะกล่าวถึงเทคนิคการสรุป ทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ที่ได้เรียนรู้จากโตโยต้า นอกจากนี้ยังให้คำแนะนำด้วยว่าจะนำเทคนิคดังกล่าวไปใช้กับการทำงานได้อย่างไร
แค่มีกระดาษ 1 แผ่นกับปากกา 3 สีซึ่งได้แก่ สีเขียว สีน้ำเงิน และสีแดงไม่ว่าใครก็สามารถพัฒนากระบวนการเรียบเรียงข้อมูลสรุปความคิดและถ่ายทอดได้อย่างง่ายดาย ลองไปทำดูกันเลยค่ะ
บทที่ 1 ทำไมโตโยต้าถึงเป็นที่ 1 ไม่ว่าจะงานไหนโตโยต้าก็ใช้เอกสารแค่แผนเดียว 3 ลักษณะเฉพาะที่พบในกระดาษแผ่นเดียวของโตโยต้า
1 สรุปให้เข้าใจในภาพรวม
2 มีการใส่กรอบ
3 มีหัวข้อของแต่ละกรอบ
การลองเขียนด้วยมือ จะแสดงให้เห็นว่าเราเข้าใจมันจริงหรือไม่ เข้าใจมากน้อยแค่ไหน พูดง่ายๆก็คือ การเขียนด้วยมือจะช่วยวัดระดับความเข้าใจในเรื่องต่างๆของเรานั่นเองค่ะ กระดาษแผ่นเดียวที่ตัวเราเขียนจึงเปรียบเหมือนสิ่งที่เข้าใจอยู่ในสมอง ถึงแม้จะดูเหมือน หัวหน้ากำลังเพ่งมองเอกสารแผ่นเดียวอยู่แต่จริงๆแล้วหัวหน้ากำลังมองทะลุเข้าไปในสมองของเราผ่านเนื้อหาในเอกสารแผ่นนั้น เพื่อตรวจสอบว่าเราเข้าใจเนื้อหางาน ว่ามีอะไรที่ยังไม่เข้าใจอยู่รึเปล่า และหนึ่งในวลีเด็ดของโตโยต้าคือ ทำให้มองเห็นได้ การสรุปให้เข้าใจภาพรวมเป็นหนึ่งในสามลักษณะเฉพาะ กระดาษแผ่นเดียวของโตโยต้าและเป็นปัจจัยสำคัญมาก ในการสื่อสารให้เข้าใจกัน กล่าวคือ การสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวเท่ากับ การทำให้เห็นภาพรวม เอกสารแผ่นเดียวจึงถ่ายทอดทุกอย่างได้ดีกว่าเอกสารหลายแผ่นชนิดที่เทียบกันไม่ได้
กระดาษแผ่นเดียว ที่ผ่านการกลั่นกรองมาเป็นอย่างดีจึงมีแต่ข้อมูลที่ถูกเลือกแบบพิถีพิถันไม่มีข้อมูลที่ไร้ประโยชน์มันจึงส่งผลดีแก่ผู้อ่าน เพราะช่วยให้จับใจความสำคัญของเอกสารได้ง่ายขึ้น นอกจากจะทำให้ไม่ เสียเวลาแล้ว กระดาษแผ่นหนึ่ง ยังส่งผลดีให้กับพนักงานใหม่อีกด้วย เพราะปกติพนักงานไม่มากรู้สึกเกรงใจหัวหน้ารุ่นพี่พวกเขาก็ว่าการยิงคำถามใส่อาจเป็นการรบกวนเวลางานของอีกฝ่ายที่ยุ่งอยู่เหมือนกัน
บทที่ 2 เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ที่ได้เรียนรู้จากโตโยต้าขั้นพื้นฐาน จริงๆแล้วถ้าแบ่งการสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวออกมาเป็นขั้นตอนแบบเขาก็จะได้ประมาณนี้ค่ะ หากทำตาม 3 ข้อนี้ การสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ทั้งนี้ขั้นตอนสำคัญไม่ได้อยู่กับการจัดทำเอกสาร แต่เป็นกระบวนการเรียบเรียงความคิดซึ่งต้องทำก่อนหน้านั้นคิดให้รอบคอบ จัดลำดับความสำคัญของงานและคำนึงถึงวัตถุประสงค์ คือคำแนะนำที่มักพบได้ตามหนังสือธุรกิจ แต่ส่วนใหญ่ก็นึกภาพตามได้ยากพนักงานใหม่มาประสบปัญหาเพราะไม่รู้ว่าจะทำอย่างไร ด้วยเหตุนี้เราจึงควรเปลี่ยนคำแนะนำให้เป็น ขั้นตอนการปฏิบัติที่สามารถนึกภาพและทำตามได้
ใช้คอมพิวเตอร์กับเขียนด้วยมือแบบไหน มีประสิทธิภาพมากกว่า คำตอบคือต้องวาดด้วยมือค่ะ แน่นอนว่าการใช้คอมพิวเตอร์ทำตารางเอ็กเซล ย่อมเป็นเรื่องที่สะดวกกว่าแต่ใช้ในช่วง แรก ที่เรายังไม่คุ้นเคยกับการสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว จึงไม่ค่อยแนะนำให้ใช้วิธีนี้ค่ะ เหตุผลหนึ่งเพราะเป็นจำนวนช่องในตารางควรปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับหัวข้อ ได้หากเป็นหัวข้อที่เน้นการระดมความคิดเราควรตีช่องให้มากที่สุด แต่หากเป็นการจดบันทึกเนื้อหาการบรรยายเราควรตีช่องให้มีขนาดใหญ่พอสำหรับการจดบันทึก นอกจากนี้การขยับมือในขณะที่ลงมือวาดตารางยังเป็นการอุ่นเครื่อง ให้พร้อม ก่อนจะเริ่มต้นสรุปความคิดอีกด้วย
ในปัจจุบันมีเครื่องมืออำนวยความสะดวกมากมาย ไม่ว่าจะใช้ในชีวิตการทำงานหรือชีวิตส่วนตัวคนส่วนใหญ่จึงเลือกพิมพ์ทุกอย่างด้วยคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน จนแทบไม่มีโอกาสได้จับปากกาเลย แน่นอนค่ะว่าหากไม่ต้องเรียบเรียงหรือคิดอะไรเลยการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ย่อมดีกว่าอยู่แล้ว แต่ก็ยังอยากแนะนำให้เราใช้การเขียนทุกอย่างด้วยมือให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะมันทำให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการพิมพ์คะ
บทที่ 3 เทคนิคสรุปทุกอย่าง ลงในขนาดแผ่นเดียว ที่ได้เรียนรู้จากโตโยต้า ขั้นประยุกต์ ทำไมถึงต้องใช้กระดาษแผ่นเดียว? ในสถานการณ์แบบนั้นไม่ ไม่มีเวลาให้เราเตรียมกระดาษกับปากกาเพื่อมาใช้ในการคิดค่ะ เราจะต้องเรียบเรียงข้อมูลสรุปความคิดและถ่ายทอดออกไปให้ได้แม้ในมือจะไม่มีเอกสารสักแผ่น มันเป็นการฝึกให้เราคิดด้วยขั้นตอนดังกล่าวจนสามารถถ่ายทอดข้อมูลให้อีกฝ่ายได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษหรือประกายต่อไป หากคุณใช้กระดาษแผ่นเดียวเรียบเรียงข้อมูลอยู่เป็นความคิดทุกวันหลังจากทำเรื่อยๆจนกระดาษเหล่านั้นเพิ่มเป็น 10 หรือ 20 แผ่นดินสมองของเราก็จะเริ่มคิดไปเองว่าจริงๆแล้วเราทำงานนี้เพื่ออะไร แล้วเป็นอย่างไรสุดท้ายคำถามเหล่านี้จะทำให้เรามองในมุมที่ว่าแล้วถ่ายทอดออกไปได้ดีหรือไม่หากฝึก ให้สมองทำงานด้วยตัวเอง ได้ทันทีก็เหมือนตอนที่เขียนลงไปในกระดาษแผ่นเดียว เราไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษอีกต่อไปพูดง่ายๆว่าเราทำงานได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษแผ่น ลองตั้งเป้าหมาย ว่าจะไปให้ถึงจุดนั้นค่ะแล้วมาเป็นหนึ่งในคนที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกันเถอะ
อย่างไรก็ตามความสามารถในการเรียบเรียงข้อมูลสรุปความคิดและถ่ายทอด จึงถือเป็นใบเบิกทางให้เราได้รับโอกาสดีๆอย่างต่อเนื่อง เพราะเราสรุปข้อมูลด้วยไม่เก่งความสามารถในการคิดหรือแสดงความคิดเห็นก็เลยถดถอยตามไปด้วยหากไม่มีความสามารถดังกล่าวก็ย่อมเป็นเรื่องยากที่เราจะได้รับโอกาสดีๆอย่างต่อเนื่องดังนั้นอยากให้เราฝึกคิดด้วยเทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ที่นำเสนอในหนังสือเล่มนี้ นิกกี้สำคัญที่สุดคือการลงมือทำ อยากให้เราเตรียมกระดาษและปากกาลงมือเขียนได้เลย ถ้าไม่มีสมุดอยู่ใกล้ตัวคุณจะเขียนลงบนด้านหลังของกระดาษ ถ่ายเอกสารหรือกระดาษอะไรก็ได้ขอแค่ให้ได้เขียนลงไปก่อน
การส่งสารที่แท้จริงเหมือนกับการปีนเขา
