การออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ผู้ขอใช้บริการจะติดต่อประสานงานกับงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งสิ่งพิมพ์เพื่อให้ออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลสำหรับใช้เผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
โดยในขั้นตอนการรับไฟล์เนื้อหาและภาพประกอบทั้งหมดของสิ่งพิมพ์ดิจิทัล ผู้ขอใช้บริการจะส่งเนื้อหาและภาพประกอบทั้งหมดใน Folder เดียว ซึ่งในขั้นตอนการออกแบบถ้าหากผู้ออกแบบดำเนินการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลโดยใช้ข้อมูลและภาพประกอบดังกล่าว จะทำให้เสียเวลามากในการค้นหาภาพประกอบที่ตรงกับเนื้อหา ดังนั้นผู้ออกแบบจะต้องนำเนื้อหาและภาพประกอบทั้งหมดมาจัดเรียงใหม่ให้สอดคล้องกับ Contents ของสิ่งพิมพ์ดิจิทัลนั้นๆ ผู้ออกแบบจะต้องแยกโฟลเดอร์ภาพประกอบตาม Contents และนำไฟล์ภาพประกอบมาใส่ให้ตรงตาม Contents ซึ่งในขั้นตอนนี้ผู้ออกแบบจะพบว่าในเนื้อหาบางส่วนจะมีภาพประกอบไม่ครบ ผู้ออกแบบก็จะต้องติดต่อผู้ขอใช้บริการให้ส่งไฟล์ภาพประกอบที่ยังขาดมาใหม่อีกครั้ง ทำให้เสียเวลาในการออกแบบเพิ่มขึ้น
ดังนั้นผู้ออกแบบจึงต้องหาแนวทางปฏิบัติในการรับไฟล์สำหรับออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล เพื่อให้ผู้ขอใช้บริการสามารถจัดส่งไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนตาม Contents ทำให้การทำงานในขั้นตอนการออกแบบมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

วัตถุประสงค์
1. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการส่งไฟล์ภาพประกอบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล โดยผู้ขอใช้บริการ สามารถตรวจสอบไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนตรงตามเนื้อหาก่อนส่งมาออกแบบ
2. เพื่อลดเวลาในการค้นหาภาพสำหรับนำมาออกแบบ
3. เพื่อเพิ่มความสะดวกในการนำไฟล์ภาพประกอบมาใช้ในงานอื่นๆ

ผลที่คาดว่าจะได้รับ
1. ผู้ขอใช้บริการสามารถตรวจสอบไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนตรงตามเนื้อหาก่อน ส่งมาออกแบบ
2. ลดเวลาในการค้นหาภาพสำหรับนำมาออกแบบ
3. มีความสะดวกในการนำไฟล์ภาพประกอบมาใช้ในงานอื่นๆ

ขอบเขตของผลงาน
การส่งไฟล์เนื้อหาและภาพประกอบสำหรับออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)

การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง
1. เพิ่มประสิทธิภาพในการส่งไฟล์ภาพประกอบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล
2. ผู้ขอใช้บริการสามารถตรวจสอบไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนตรงตามเนื้อหาก่อนส่งมาออกแบบ
3. สามารถลดเวลาในการค้นหาภาพสำหรับนำมาออกแบบ
4. ทำให้การนำไฟล์ภาพประกอบมาใช้ในงานอื่นๆ ได้สะดวกมากขึ้น

การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย SIPOC Model
การออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ผู้ขอใช้บริการจะติดต่อประสานงานกับงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งสิ่งพิมพ์เพื่อให้ออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลสำหรับใช้เผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย โดยผู้ขอใช้บริการจะส่งเนื้อหาและภาพประกอบทั้งหมดใน Folder เดียว ซึ่งในขั้นตอนการออกแบบถ้าหากผู้ออกแบบดำเนินการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลโดยใช้ข้อมูลและภาพประกอบดังกล่าว จะทำให้เสียเวลามากในการค้นหาภาพประกอบที่ตรงกับเนื้อหา ดังนั้นผู้ออกแบบจะต้องนำเนื้อหาและภาพประกอบทั้งหมดมาจัดเรียงใหม่ให้สอดคล้องกับ Contents ของสิ่งพิมพ์ดิจิทัลนั้นๆ ผู้ออกแบบจะต้องแยกโฟลเดอร์ภาพประกอบตาม Contents และนำไฟล์ภาพประกอบมาใส่ให้ตรงตาม Contents ซึ่งในขั้นตอนนี้ผู้ออกแบบจะพบว่าในเนื้อหาบางส่วนจะมีภาพประกอบไม่ครบ ผู้ออกแบบก็จะต้องติดต่อผู้ขอใช้บริการให้ส่งไฟล์ภาพประกอบที่ยังขาดมาใหม่อีกครั้ง ทำให้เสียเวลาในการออกแบบเพิ่มขึ้น
ดังนั้นผู้ออกแบบจึงต้องหาแนวทางปฏิบัติในการรับไฟล์สำหรับออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล เพื่อให้ผู้ขอใช้บริการสามารถจัดส่งไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนตาม Contents ทำให้การทำงานในขั้นตอนการออกแบบมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

    SIPOC ประกอบด้วย
    S – Supplier    ผู้ขอใช้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล (หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย)
    I – Input       ไฟล์เนื้อหา และไฟล์ภาพประกอบ
    P – Process     Folder สำหรับวางไฟล์ตาม Contents
    O – Output      สิ่งพิมพ์ดิจิทัล
    C – Customer    ผู้ขอใช้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล (หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย)

แผนปฏิบัติการปรับปรุงกระบวนการ (Action Plan)
การเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล

การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการและลงมือปฏิบัติ (Do – D)
การออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ผู้ขอใช้บริการจะส่งเนื้อหาและภาพประกอบทั้งหมดใน Folder เดียว ซึ่งในขั้นตอนการออกแบบถ้าหากผู้ออกแบบดำเนินการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลโดยใช้ข้อมูลและภาพประกอบดังกล่าว จะทำให้เสียเวลามากในการค้นหาภาพประกอบที่ตรงกับเนื้อหา ดังนั้นผู้ออกแบบจะต้องนำเนื้อหาและภาพประกอบทั้งหมดมาจัดเรียงใหม่ให้สอดคล้องกับ Contents ของสิ่งพิมพ์ดิจิทัลนั้นๆ ผู้ออกแบบจะต้องแยกโฟลเดอร์ภาพประกอบตาม Contents และนำไฟล์ภาพประกอบมาใส่ให้ตรงตาม Contents ซึ่งในขั้นตอนนี้ผู้ออกแบบจะพบว่าในเนื้อหาบางส่วนจะมีภาพประกอบไม่ครบ ผู้ออกแบบก็จะต้องติดต่อผู้ขอใช้บริการให้ส่งไฟล์ภาพประกอบที่ยังขาดมาใหม่อีกครั้ง ทำให้เสียเวลาในการออกแบบเพิ่มขึ้น
ดังนั้นผู้ออกแบบจึงต้องหาแนวทางปฏิบัติในการรับไฟล์สำหรับออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล เพื่อให้ผู้ขอใช้บริการสามารถจัดส่งไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนตาม Contents ทำให้การทำงานในขั้นตอนการออกแบบมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ
การเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล ทำได้โดยการจัดทำโฟลเดอร์สำหรับให้ผู้ขอใช้บริการนำไฟล์ภาพประกอบมาวาง โดยการตั้งชื่อโฟลเดอร์ให้ตรงตาม Contents ของสิ่งพิมพ์ดิจิทัลและใช้หมายเลขนำหน้าชื่อโฟลเดอร์ดังกล่าว โดยเรียงตามลำดับ ก่อน-หลัง ของ Contents นั้นๆ ทำให้การนำภาพประกอบมาใช้ในขั้นตอนการออกแบบจะสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น และผู้ขอใช้บริการสามารถตรวจสอบว่าภาพประกอบครบถ้วนหรือไม่ ถ้าภาพประกอบใน Contents ใดยังไม่ครบก็สามารถหามาเพิ่มเติมได้ทันที

Flowchart

การเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล

เปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนการใหม่

การรับไฟล์ภาพประกอบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล (แบบเดิม)

การรับไฟล์ภาพประกอบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล (แบบใหม่)

การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check –C)
1. การตรวจสอบผลการปรับปรุงกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบ
สิ่งพิมพ์ดิจิทัล สรุปได้ ดังนี้

2. ผู้ออกแบบได้จัดทำ Google Forms แบบประเมินความพึงพอใจการเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล เพื่อให้ผู้ขอใช้บริการประเมินความพึงพอใจและใช้เป็นแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลต่อไป

ผลการประเมินความพึงพอใจการเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล

การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)

การปรับปรุงแก้ไข
จากผลการปรับปรุงแก้ไขแนวทางปฏิบัติในการรับไฟล์สำหรับออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล เพื่อให้ผู้ขอใช้บริการสามารถจัดส่งไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนตาม Contents ทำให้การทำงานในขั้นตอนการออกแบบมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง โดยได้ทำการวิเคราะห์ผลการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลนั้น ผลปรากฏว่ากระบวนการใหม่ของการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลมีข้อดีกว่ากระบวนการเดิม คือ

  1. ผู้ขอใช้บริการสามารถตรวจสอบไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนก่อนส่งมาออกแบบ
  2. ผู้ออกแบบสามารถลดเวลาในการค้นหาภาพสำหรับนำมาออกแบบ
  3. มีความสะดวกในการนำไฟล์ภาพประกอบมาใช้ในงานอื่นๆ
    ดังนั้นกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลที่ปรับปรุงใหม่มีความเหมาะสมสำหรับการดำเนินการในปีต่อไป

การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน
การจัดทำมาตรฐานกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล(FlowChart ในข้อ 3.3.2) เป็นการนำแนวทางใหม่ที่ดีกว่าเดิมมาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัลมีการทำงานอย่างเป็นระบบ มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาในการออกแบบน้อยลง

สรุปและข้อเสนอแนะ

สรุปผลการดำเนินงาน
สรุปผลการออกแบบกระบวนการแนวทางปฏิบัติในการรับไฟล์สำหรับออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล โดยการนำไปทดลองปฏิบัติ ในการออกแบบรายงานประจำปี ปีงบประมาณ 2565 มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการออกแบบสิ่งพิมพ์ดิจิทัล ได้ดังนี้
1. ผู้ขอใช้บริการสามารถตรวจสอบไฟล์ภาพประกอบให้ครบถ้วนก่อนส่งมาออกแบบ
2. ผู้ออกแบบสามารถลดเวลาในการค้นหาภาพสำหรับนำมาออกแบบ
3. มีความสะดวกในการนำไฟล์ภาพประกอบมาใช้ในงานอื่นๆ

ข้อเสนอแนะ
1. ควรมีข้อกำหนดเกี่ยวกับขนาดไฟล์ภาพประกอบที่ใช้ในการออกแบบสิ่งพิมพ์
2. ไม่ปรับเปลี่ยน Contents ในขั้นตอนการออกแบบ

Visits: 51

Comments

comments