ความเป็นมา และ ความสำคัญ

              เพื่อให้การปรับปรุงการให้บริการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Steak holder) ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ มีการกำหนดแผนกลยุทธ์ วางนโยบาย และติดตามผลการให้บริการอย่างต่อเนื่องอันจะเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของหน่วยงานเพื่อความพึงพอใจสูงสุดของผู้รับบริการงานโสตทัศนูปกรณ์ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา

            ดังนั้น ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ในปี 2566 ได้ดำเนินการให้บริการประเมินความพึงพอใจงานโสตทัศนูปกรณ์สำหรับเจ้าหน้าที่ห้องปฏิบัติการศูนย์เครื่อมือวิทยาศาสตร์ ผ่านการใช้งาน LINE OA ด้วย Google Form ซึ่งสามารถรับทราบผลการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้เพื่อนำไปปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น รวมทั้งสร้างความพึงพอใจสูงสุดของผู้รับบริการ  

วัตถุประสงค์

  1. รับทราบผลการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการผ่านช่องทางออนไลน์

2. สร้างภาพลักษณ์ที่ดีของงานโสตทัศนูปกรณ์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา

  3. สร้างทัศนคติที่ดีและความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่องานโสตทัศนูปกรณ์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา    

4. สร้างการรับรู้ต่อผู้ใช้บริการด้วยระบบ LINE OA ผ่าน Google Form

สาระก่อนเข้าเนื้อหา

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ LINE OA

LINE OA คือ บัญชี LINE เพื่อธุรกิจ ใช้เพื่อติดต่อสื่อสารระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ซึ่งมีวิธีการใช้งานเหมือนกับบัญชี LINE ส่วนตัว สามารถใช้ฟีเจอร์พื้นฐานได้ทั้งหมด ทั้งการคุยแชท ส่งรูปภาพหรือวิดีโอไปยังผู้ติดตาม แต่จะมีฟีเจอร์การใช้งานอื่นๆ เพิ่มเติมเข้ามาสำหรับการใช้งานในเชิงพาณิชย์ เช่น คูปอง ริชเมนู ริชเมสเสจ การบรอดแคสต์ข้อความ รูปภาพ วิดีโอ ถึงผู้รับได้หลายคนพร้อมกันในครั้งเดียว และยังรองรับบริการเสริมดีๆ อย่าง Chatbot Line Official ที่จะช่วยดูแลลูกค้าแทนคุณอยู่ตลอดเวลา โดยเราสามารถส่งได้ทั้งข้อมูลทั่วไป กิจกรรมทางการขายและการตลาด หรือโปรโมชั่นพิเศษไปยังลูกค้า และสามารถจัดการข้อความหรือรูปภาพและวิดีโอต่างๆ ได้ด้วยตัวเองผ่านระบบจัดการคอนเทนต์ผ่าน Line Official Account Manager

จุดเด่นของ LINE OA คืออะไร? ก็คือการที่มีฟีเจอร์ต่างๆ เพื่อช่วยให้การทำธุรกิจออนไลน์ง่ายยิ่งขึ้น ทั้งในแง่ของการจัดการไปจนถึงการอำนวยความสะดวกให้กับทั้งลูกค้าและกับผู้ขายด้วย ดังนั้น Line Official Account จึงถือเป็นแพลตฟอร์มที่รองรับตั้งแต่ธุรกิจระดับ SMEs ไปจนถึงแบรนด์ขนาดใหญ่ โดยธุรกิจต่างๆ สามารถทำกิจกรรมทางการขายได้หลากหลายและอิสระ พร้อมลูกเล่นมากมายที่จะทำให้การโปรโมทสินค้าหรือบริการเป็นเรื่องน่าสนใจ รวมทั้งเข้าถึงกลุ่มลูกค้าได้มากยิ่งขึ้นนั่นเองครับ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ Google Form

หลายๆ ท่านอาจจะประสบปัญหา กับการจัดทำแบบสอบถาม ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเรื่องการขนย้ายหรือจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก การคัดลอกหรือจดข้อมูลต่างๆ หรือแม้กระทั่งงบประมาณในการพิมพ์กระดาษที่จำกัด ปัญหาของท่านจะหมดไป เมื่อท่านเลือกใช้งาน Google Form หนึ่งในบริการ Web Application ของกลุ่ม Google Docs ซึ่งช่วยให้เราสามารถสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

ซึ่งในบทความนี้จะอธิบายถึงประโยชน์ไปจนถึงขั้นตอนการใช้งาน Google Form อย่างละเอียด ชนิดที่ว่า… อ่านจนจบแล้วสามารถนำไปใช้งานจริงได้เลยทันที

ข้อดีของการทำแบบสอบถามออนไลน์ (เมื่อเทียบกับแบบสอบถามทั่วไป)

  • กระจายข้อมูลได้ทั่วถึง และสามารถเข้าถึงได้เร็วกว่า: การที่เราทำแบบสอบถามออนไลน์จะช่วยให้มีโอกาสได้ผู้เข้าร่วมแบบสอบถามที่ทั่วถึงกว่า ไม่ใช่แค่เพียงในพื้นที่ที่เราสามารถเดินแจกแบบสอบถามเท่านั้น อีกทั้งเรายังส่งแบบสอบถามให้ผู้ที่อยู่ภูมิภาคอื่นไปจนถึงผู้ที่อาศัยอยู่ต่างประเทศสามารถทำแบบสอบถามให้เราได้ในเวลาอันรวดเร็วอีกด้วย
  • ประหยัดงบประมาณ: การพิมพ์แบบสอบถามในรูปแบบกระดาษย่อมมีค่าใช้จ่าย และแน่นอนว่า…ยิ่งเยอะยิ่งเห็นความแตกต่าง เพราะฉนั้นการทำแบบสอบถามในรูปแบบออนไลน์จะประหยัดงบประมาณได้เป็นจำนวนมาก
  • สามารถยกตัวอย่างให้เห็นรูปธรรมมากขึ้น: หากเราต้องการให้ผู้ตอบแบบสอบถามได้เห็นสิ่งที่เราต้องการจะสื่อมากขึ้น เช่น หากทำแบบประเมิณผลงานบางอย่างที่เป็นสิ่งของ ก็สามารถใส่ภาพหรือวิดีโอของสิ่งของนั้นๆ ลงไปในแบบสอบถามออนไลน์ได้เลย
  • ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ: หากข้อมูลมีความสำคัญ การจัดเก็บเอกสารก็ยิ่งมีสำคัญตามไปด้วย การที่เอกสารข้อมูลถูกจัดอย่างเป็นระเบียบในบัญชี Google จะยิ่งง่ายต่อการค้นหา
  • สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้สะดวก: เราสามารถนำผลลัพธ์จากการทำแบบสอบถามออนไลน์ไปใช้ต่อได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เพราะเราสามารถ Export ข้อมูลผลลัพธ์ออกมาเป็นไฟล์เพื่อนำไปใช้ต่อได้เลย
  • นอกจากเป็นแบบสอบถามยังใช้ทำการสอบย่อยแบบออนไลน์ได้อีกด้วย: เราสามารถใช้ Google Form เพื่อสร้างข้อสอบสำหรับการสอบย่อยได้ โดยที่ผู้ทำข้อสอบสามารถตรวจคำตอบได้ทันทีอีกด้วย

ข้อควรระวังในการใช้งาน

  • ระวังการลืมลงชื่อออก(Logout) เมื่อทำการลงชื่อเข้าใช้(Login) ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สาธารณะ: เนื่องจาก Google Form ค่อนข้างสะดวกในการเช็คข้อมูล ซึ่งอาจทำให้บางครั้งเราต้องการเข้าไปดูความคืบหน้าว่าแบบสอบถามของเรามีคนตอบมากน้อยแค่ไหน ซึ่งเราอาจจะใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สาธารณะแล้วอาจลืมลงชื่อออก(Log-out)ได้ แล้วถ้าหากท่านใดที่ใช้อีเมลหลักเป็นบัญชีเดียวกันแล้วด้วยนั้น ให้พึงระวังไว้เสมอว่าบัญชีที่ใช้ควรเก็บรักษาให้ดี เพราะหากมีใครเข้าถึงบัญชีจากการที่เราเปิดดูฟอร์มทิ้งไว้ก็เท่ากับเค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลอีเมลของเราได้เช่นกัน

สิ่งที่ควรรู้อื่นๆ

  • Google ได้แจ้งไว้ใน ข้อกำหนดในการให้บริการ ว่า Google สามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวตามนโยบายส่วนบุคคล: โดยถือว่าเราได้อนุญาตให้ Google (และผู้ที่เราทำงานด้วย) มีสิทธิ์ในเนื้อหาของเรา ไม่ว่าที่ใดในโลก ในการใช้ โฮสต์ จัดเก็บ ทำซ้ำ แก้ไข สร้างงานต่อยอดเนื้อหาของเรา (เช่น งานการแปลภาษา การปรับเปลี่ยน หรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่ทาง Google ทำเพื่อให้เนื้อหาของเราสามารถใช้งานได้ดีขึ้นร่วมกับบริการของ Google) สรุปคือ ข้อมูลใดๆของเราก็ตามที่อาจเป็นประโยชน์ต่อ Google นั้น ทาง Google สามารถนำข้อมูลของเราไปไปใช้ต่อยอดได้ในระดับนึง โดยถือว่าเราสมัครใจในการแบ่งปันไปแล้วตั้งแต่เราเริ่มใช้งาน Google Form แต่ทาง Google จะยังคงเก็บความลับให้เรา เพราะสิทธิ์ความเป็นเจ้าของข้อมูลยังอยู่ที่เรา

หลักการทำงาน

การรายงานผลการใช้งานโสตทัศนูปกรณ์สำหรับเจ้าที่ห้องปฏิบัติการศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์ผ่าน Line OA ผ่าน Google Form

จากการตรวจสอบผลการปรับปรุงโดยใช้แบบประเมินประสิทธิภาพของระบบติดต่อสื่อสารการใช้งานโสตทัศนูปกรณ์สำหรับเจ้าหน้าที่ห้องปฏิบัติการศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์ผ่าน LINE OA ด้วย Google Form ผู้ใช้งานระบบมีความคิดเห็นทั้ง 4 ด้านดังนี้

1. ด้านการออกแบบและพัฒนาระบบ ผู้ใช้เกิดความสับสนในการเลือกการ์ดเมสเสจเนื่องจากภาพที่

นำมาใช้เป็นภาพเดียวกันต่างกันแค่ข้อความกำกับภาพ ผู้ใช้ส่วนมากใช้เวลาในการอ่านข้อความบนการ์ดเมสเสจ

ก่อนจะตัดสินใจเลือกส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการบวนการขอใช้บริการ

2. ด้านการให้บริการโดยเจ้าหน้าที่งานโสตทัศนูปกรณ์ ผู้ใช้มีข้อเสนอแนะเรื่องสติกเกอร์เพิ่มเพื่อนที่

ติดในทุกห้องปฏิบัติการนั้นหลุด ลอกได้ง่าย

3. ด้านการให้บริการโดยผู้ดูแลระบบ ผู้ใช้ประทับใจในการให้บริการด้วยความรวดเร็วในการตอบ

คำถามและช่วยแก้ปัญหาเบื้องต้นก่อนที่เจ้าหน้าที่จะเข้าแก้ไขยังจุดที่แจ้งขอใช้บริการ

4. ด้านการประเมินและสรุปผลการให้บริการ ผู้ใช้มีความพึงพอใจในการให้บริการเป็นอย่างมาก ด้วย

การตอบแบบประเมินความพึงพอใจสามารถเข้าถึงได้ง่าย คำถามและตัวเลือกตอบไม่มากเกินไป

ขั้นตอนการใช้งาน

 เมื่อทำการเพิ่มเพื่อนเข้าร่วมในกลุ่ม Line OA เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการกดเลือกบริการของท่านดังรูปแบบ 3 รายการต่อไปนี้

หมายเลข 1.บริการงานโสตทัศนูปกรณ์

เมื่อทำการเลือกรายการ บริการงานโสตฯ แล้ว ระบบจะส่งตัวเลือกอัตโนมัติ ให้ท่านเลือก อาคาร ชั้น ห้องที่ท่านต้องการแจ้งตามลำดับ ตัวอย่างดังภาพด้านล่าง

สมมุติที่ อาคารเครื่องมือ 8 ชั้น 1 ห้องกายภาพบำบัด ห้องที่ 1

เมื่อเลือกห้องที่ต้องการแจ้งเรียบร้อยระบบจะแจ้งตอบอัตโนมัติ กำลังประสานงานช่างเพื่อดำเนินการหรือติดต่อกลับกรณีนายช่างเทคนิค ประจำอาคารต้องการข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับอาการเสีย พร้อมกันนี้ระบบจะส่ง Link ประเมินเมื่อช่างดำเนินการแก้ไขเสร็จเรียบร้อยแล้วในรูปแบบ Link Google Form หากท่านได้รับบริการจบสิ้นแล้ว นายช่างเทคนิค ที่บริการจะแนะนำให้ท่านกรุณาประเมินความพึงพอใจในการปฏิบัติงานตาม Link ดังรูป

หัวข้อการประเมินและตังอย่างการประเมิน

เมื่อการประเมินถูกดำเนินเรียบร้อย ผู้ประเมินอาจส่งข้อความตอบกลับใน LINE OA หรืออาจจะไม่ได้แจ้งก็ได้ แต่ด้วย ระบบการประเมินความพึงพอใจในการให้บริการใน LINE OA ผ่าน Google Form มีผู้ดูแลระบบก็จะสามารถเข้าไปตรวจสอบได้เช่นกันว่าผู้ขอใช้บริการประเมินหรือยัง หากยังไม่ได้ทำการประเมิน จะได้แจ้งผู้เกี่ยวข้องเพื่อจะติดตามให้ประเมินต่อไป เมื่อเสร็จสิ้นการประเมินแล้ว ระบบแจ้งซ่อมบริการงานโสตทัศนูปกรณ์ ถือว่าจบกระบวนการใน รายการแจ้งนั้นแล้ว

หมายเลข 2. แจ้งซ่อมเกี่ยวกับเครื่องปรับอากาศ บริการนี้ระบบจะส่งข้อความอัตโนมัติให้ท่านโทรติดตามและแจ้งปัญหาแก่ผู้ดูแลระบบเครื่องปรับอากาศในอาคารโดยตรง

หมายเลข 3. แจ้งซ่อมเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ บริการนี้ระบบจะส่งข้อความอัตโนมัติให้ท่านโทรติดตามและแจ้งปัญหาแก่ผู้ดูแลระบบคอมพิวเตอร์ในอาคารโดยตรง

การจัดเก็บข้อมูลการรายงานผลการใช้งานโสตทัศนูปกรณ์สำหรับเจ้าที่ห้องปฏิบัติการศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์ผ่าน Line OA ผ่าน Google Form และการสรุปรายงานประจำเดือน

การจัดเก็บข้อมูลการรายงานผลการประเมินผลความพึงพอใจในการให้บริการเป็นสิ่งที่มีความจำเป็น ที่มีอิทธิพลต่อผลการปฏิบัติงาน การให้บริการของเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอน ทำให้เกิดการพัฒนาให้มีคุณภาพได้ยาก หากไม่มีการประเมินผลการปฏิบัติงานและการประเมิน จะต้องกำหนดหลักเกณฑ์ที่เหมาะสมเพื่อประโยชน์ในการนำไปใช้ และเพื่อเป็นผลงานและเกิดการยอมรับของผู้ที่ถูกประเมิน การรายงานผลการใช้งานจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการมองเห็นภาพว่าการทำงาน บรรลุผลสำเร็จมากน้อยพียงใด ระบบการรายงานผลการใช้งานโสตทัศนูปกรณ์สำหรับเจ้าที่ห้องปฏิบัติการศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์ผ่าน Line OA ด้วย Google Form จัดทำขึ้นเพื่อหาคุณค่าของบุคคลในแง่ของการปฏิบัติงานของการให้บริการนั่นเองและผู้ดูแลได้มีการบันทึกข้อมูลในรูปแบบตารางโดยใช้ Microsoft Excel ดังรายละเอียดต่อไปนี้

รายงานผลการใช้งานโสตทัศนูปกรณ์สำหรับเจ้าที่ห้องปฏิบัติการศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์ผ่าน Line OA ผ่าน Google Form ประจำเดือนกรกฎาคม 2566

สรุปรายงานผลการประเมินความพึงพอใจประจำเดือนกรกฎาคม 2566

*จำนวนผู้ทำแบบประเมิน 13 คน จากผู้แจ้งขอใช้บริการงานโสตฯ 13 คน คิดเป็น 100 % (ผู้แจ้งซ่อมทำแบบประเมินหลังเสร็จงานทุกคน) ผู้ดูแลระบบประเมินสามารถตรวจเช็คได้ตามรูปด้านล่าง

ประเด็นวัดความพึงพอใจระดับ 1-5 แต่ละหัวข้อประเมิน แบ่งระดับดังนี้

ดีมาก (5) , ดี (4) , ปานกลาง (3) , พอใช้ (2) , ปรับปรุง (1)

1.เจ้าหน้าที่สามารถดำเนินงานได้อย่างเรียบร้อย

สรุป จำนวนผู้ทำแบบประเมิน 13 คน (ให้ระดับ 5) ทั้งหมด 13 คน คิดเป็น 100 % (ผู้แจ้งขอใช้บริการงานโสตฯประเมินระดับดีมากทุกคน)

2.การดำเนินการเป็นไปตามกำหนดเวลาที่เหมาะสม

สรุป จำนวนผู้ทำแบบประเมิน 13 คน (ให้ระดับ 5) ทั้งหมด 13 คน คิดเป็น 100 % (ผู้แจ้งขอใช้บริการงานโสตฯประเมินระดับดีมากทุกคน)

3.Service Mind ของผู้ให้บริการ

สรุป จำนวนผู้ทำแบบประเมิน 13 คน (ให้ระดับ 5) ทั้งหมด 13 คน คิดเป็น 100 % (ผู้แจ้งขอใช้บริการงานโสตฯประเมินระดับดีมากทุกคน)

4.ข้อเสนอแนะ/ความคิดเห็นเพิ่มเติม

สรุป จำนวนผู้ทำแบบประเมิน 13 คน (ให้ความเห็น) ทั้งหมด 4 คน คิดเป็น 30.76 % (จากผู้แจ้งขอใช้บริการงานโสตฯทั้งหมด 13 คน) ประกอบด้วยดังนี้ ดำเนินการเรียบร้อย บริการดีเยี่ยม , ซ่อมไม่นานมีสอนตลอดครับ , รวดเร็วมากประทับใจมากค่ะ , มาแก้ไขให้บริการรวดเร็วมากครับ แม้จะมีจำกัดด้านอุปกรณ์สำรอง แต่ยังสามารถแก้ไขให้ใช้งานชั่วคราวได้ในเบื้องต้น

หมายเหตุ จากรายงานผลประจำเดือน ก.ค.2566 จะเห็นได้ว่าผู้ประเมินช่างบริการโสตฯอยู่ในระดับดีมากทุกหัวข้อประเมินและหัวข้อเสนอแนะ/ความคิดเห็นเพิ่มเติม มีแต่คำชื่นชม

สรุป

  Line Official Account เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การติดต่อผ่านออนไลน์ของคุณง่ายขึ้น และรวดเร็วเพราะการติดต่อสื่อสารกับผู้ขอใช้บริการแจ้งซ่อมกับนายช่างเทคนิค ฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอน นั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากในปัจจุบัน ยิ่งคุณมีผู้ดูแลระบบในบัญชี Line Official Account เป็น Admin คอยดูแลระบบ ก็ยิ่งมีโอกาสในการสร้างผลงานในด้านการบริการได้ดีและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้วย เนื่องจากเมื่อนายช่างเทคนิคบริการงานเสร็จสิ้นแล้วจะมี Link ประเมินในรูปแบบ Google Form เป็นตัวชี้วัดการให้บริการของนายช่างเทคนิค ฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอน เป็นรายบุคคลด้วย จะเห็นได้ว่าเราสามารถนำเทคโนโลยีในรูปแบบ Application กับ Web Application มาผสมผสานปรับใช้ในงานที่เราปฏิบัติอยู่ ได้อย่างเหมาะสม และได้แนวทางไปปรับใช้กับหน่วยงานของท่านต่อไป

Visits: 76

Comments

comments