PDCA การจองห้องฉายหนัง Mini theater

(P=Plan วางแผน) ด้วยศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาไม่ได้รวมห้องจัดฉายภาพยนตร์ Mini theater 72 ที่นั่ง ในพื้นที่บริการศูนย์บรรรณสารและสื่อการศึกษา ชั้น 1 ให้จองห้องประชุมและการใช้งานผ่านระบบ Online Ebooking ของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ดังเช่น ห้องประชุมทางไกลระเบียงบรรณ 1 ห้องประชุมระเบียงบรรณ 2-3 ในพื้นที่เดียวกัน เนื่องจากจำเป็นต้องกลั่นกรองการใช้งานตามนโยบายของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา บริหารจัดการใช้งานเฉพาะหน่วยงาน ดังเช่น ห้องประชุมระเบียงบรรณ 4 สงวนสิทธิ์รองรับภารกิจของหน่วยงาน จัดกิจกรรม ประชุม สัมนา ต้อนรับคณะเยี่ยมชม ใช้ห้องเพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน ก่อนเป็นอันดับแรก การให้บริการห้องจึงยังเป็นระบบบริหารจัดการเฉพาะภายในหน่วยงาน และต้องมีเจ้าหน้าที่ควบคุมดูแลเมื่อมีการใช้ห้องทุกครั้ง เจ้าหน้าที่จะเป็นผู้รับคำขอใช้ห้อง โดยใช้เครื่องมือปฏิทิน Google calendar ที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้กันในเฉพาะฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้และให้บริการการศึกษา ตรวจสอบห้องว่างตามวันเวลาที่กำหนดเงื่อนไขในการให้บริการ และได้สร้าง Google form เพื่อบันทึกรับจอง รายงานสถิติการใช้งาน ให้เกิดการใช้ประโยชน์สูงสุด

ต่อมาเมื่อมีการเปิดให้บริการกลุ่มนักศึกษาตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปจองใช้บริการ เพื่อเพิ่มทักษะภาษาต่างประเทศ และเรียนรู้วัฒนธรรมนานาชาติจากการชมภาพยนตร์ จึงมีการขอใช้บริการห้องจัดฉายภาพยนตร์ Mini theater เพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมาก เกิดคำถามซ้ำบ่อยๆ ว่าห้องว่างหรือมีการใช้งาน สามารถเปิดให้บริการตามวันเวลาที่ต้องการใช้ หรือไม่ มีเจ้าหน้าที่ปฏิบัติประจำให้คำตอบได้คนเดียว ฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้และให้บริการการศึกษาได้พัฒนากระบวนการจองห้องจัดฉายภาพยนตร์ Mini theater room ขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้บริการตรวจสอบห้องว่างตามวันเวลาที่ต้องการจองโดยดูผ่านระบบปฏิทิน Google calendar ที่เปิดแชร์สาธารณะ ผ่าน Website ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ก่อนเลือกเมนูจองห้องว่าง ผ่าน Google form ที่พัฒนาขึ้นใหม่แยกจากแบบประเมินการขอใช้บริการ


จากการปฏิบัติงานแบบเดิมคือผู้ใช้บริการติดต่อสอบถามเจ้าหน้าที่ด้วยวิธี Walk in เข้ามาสอบถามที่จุดบริการโดยตรง หรือโทรศัพท์ ทักแชทเพจ Walailak University Library ศูนย์บรรณสารฯ ม.วลัยลักษณ์ เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานเปิดปฏิทินรับจองที่เปิดใช้เฉพาะภายในหน่วยงาน ก่อนแจ้งผู้ใช้บริการว่าวันเวลาที่ต้องการใช้ว่างหรือไม่ว่าง ถ้าหากว่างก็จะส่ง Link Google form ให้จองผ่านช่องทาง E-mail หรือ Social Media หลังจากนั้นจึงนำข้อมูลการจองจากแบบตอบรับ Google Spread Sheet ลงจองห้องในระบบ Google calendar อีกทีหนึ่ง ใช้ระยะเวลาประมาณ 55 นาที ถึง 1 ชั่วโมง เพื่อควบคุมการใช้ห้องตามเงื่อนไข ป้องกันการจองซ้ำซ้อน และประสานเจ้าหน้าที่จัดเตรียมเปิดระบบล่วงหน้าต่อไป

ตารางแผนผังระบบจองห้องจัดฉายภาพยนตร์เมื่อปรับปรุงพัฒนาขั้นตอนใหม่

(D=Do ทำ) สำหรับระบบที่พัฒนาใหม่ได้ออกแบบเขียน Script ด้วยส่วนขยาย App Script จาก Spread sheet รับคำตอบจาก Google form เชื่อมโยงให้ 2 ระบบทำงานร่วมกัน โดยรวบรวมข้อมูลการจองห้องประชุมศูนย์บรรณสารฯที่ยกเลิกการใช้งานพร้อมศึกษาข้อมูลระบบการจองห้องประชุมด้วย Google Calendar เจ้าหน้าที่ได้ลดขั้นตอนการนำข้อมูลการจองไปบันทึกในปฏิทินด้วยตนเอง นั้นคือจองห้องจัดฉายภาพยนตร์ผ่านระบบ Google form แล้วแสดงผลที่ Google calendar ได้ทันที ได้อำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้บริการ วางแผนการขอใช้บริการได้เร็วขึ้นประมาณ 30 นาที จากระบบเดิมใช้เวลาประมาณ 55 นาที-1 ชั่วโมง แต่อย่างไรก็ตามเจ้าหน้าที่ก็ยังพิจารณากลั่นกรองการใช้ห้องตามนโยบายการให้บริการของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา โดยจะแจ้งยืนยันกลับกับผู้ใช้บริการทางที่อยู่ติดต่อที่กรอกใน Google form

การเขียน Script ให้ 2 ระบบเชื่อมโยงกันด้วยส่วนขยาย Apps Script

(C=Check ทดสอบ ตรวจสอบ)

หลังจากวางแผนแก้ไขปัญหา ปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานให้ลดเวลา ลดคน ได้ทดสอบระบบใหม่และสร้างแบบสอบถามประเมินระบบเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขต่อไป

แบบสอบถามเรื่อง ความพึงพอใจต่อการปรับปรุงกระบวนการจัดฉายภาพยนตร์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา   

(A=Action ปฏิบัติ) หลังจากพัฒนาระบบการทำงาน สามารถใช้ระบบจองห้องจัดฉายภาพยนตร์เป็นเครื่องมือตรวจสอบการใช้ห้อง ป้องกันการจองห้องซ้ำซ้อน จองห้องนอกวันเวลาบริการ ใช้บันทึกสถิติการใช้ห้อง ผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบห้องว่าง และจองล่วงหน้าผ่าน Website ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา หรือ Scan QR Code ที่เผยแพร่ตามสื่อประชาสัมพันธ์เข้ากรอกฟอร์มขอจองห้องได้ล่วงหน้า เพิ่มความรวดเร็วในการขอใช้บริการ ลดความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงาน และผู้ใช้บริการได้รับความพึงพอใจมากขึ้น ลดขัั้นตอนการปฏิบัติงาน ทำให้บริหารจัดการทรัพยากรศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ภาพ QR Code ที่สร้างขึ้นให้ผู้ใช้บริการ Scan เข้าระบบจองห้องจัดฉายภาพยนตร์แทน Link ระบบ Google form

ปฏิทินแสดงผลการจองห้องจัดฉายภาพยนตร์ Mini theater

หน้าจอปฏิทินแสดงผลการจองห้องจัดฉายภาพยนตร์

Views: 33

Comments

comments

You May Also Like