บทนำ

ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหา

การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลัษณ์ โดยผู้รับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคจากผู้ส่งข้อสอบแต่ละสำนักวิชาต่าง ๆ ที่มาส่งในแต่ละวันตามตารางกำหนดวันผลิตและส่งข้อสอบ และข้อสอบนอกตารางที่อาจารย์จัดสอบเอง ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจะดำเนินการจัดทำตารางรับข้อสอบในแต่ละภาคการศึกษาที่มีการสอบในตารางและสอบนอกตาราง เพื่อควบคุมการส่งข้อสอบในแต่ละวันซึ่งมีผลต่อการผลิตสำเนาให้เสร็จตามกำหนด

โดยในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ แต่ละรายวิชาที่มีการสอบทั้งในตารางและนอกตารางนั้น ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจะจัดทำตารางรับข้อสอบในตารางและตารางรับข้อสอบนอกตารางในแต่ละภาคการศึกษา โดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel

ดังนั้นผู้รับต้นฉบับข้อสอบ จึงต้องหาแนวปฏิบัติในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อสามารถตรวจสอบรายวิชาได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยค้นหาในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ อาจารย์เจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ทำให้การทำงานในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

วัตถุประสงค์

1. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค โดยเจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

2. เพื่อลดเวลาในการค้นหารายวิชาที่มีการส่งต้นฉบับมายังงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ในแต่ละวัน

3. เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลรายวิชาที่มีการสอบ

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ

3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น

ขอบเขตของผลงาน

การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบในแต่ละภาคการศึกษาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

คำนิยาม

1. ระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

2. ต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค

3. ตารางรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค

การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)

การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคแต่ละภาคการศึกษาที่มีการสอบในตารางนอกตาราง

2. ผู้รับข้อสอบลงรับต้นฉบับข้อสอบในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

3. สามารถลดเวลาในการค้นหารายวิชาที่อาจารย์ผู้สอนมีปัญหากับต้นฉบับข้อสอบ

4. การนำระบบผลิตเอกสารและข้อสอบมาใช้ได้สะดวกมากขึ้น

การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย SIPOC Model

 การับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ผู้รับต้นฉบับข้อสอบและอาจารย์เจ้าของรายวิชา สามารถตรวจสอบรายวิชาที่มีการสอบในตารางสอบและนอกตารางได้ว่าส่งมายังงานอกกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์แล้วหรือไม่

ดังนั้น ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจึงต้องหาแนวปฏิบัติในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อสามารถตรวจสอบรายวิชาได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยค้นหาในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ อาจารย์เจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ทำให้การทำงานในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

          SIPOC ประกอบด้วย

S – Supplier                อาจารย์เจ้าของต้นฉบับรายวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

I – Input                     ต้นฉบับข้อสอบที่สมบูรณ์พร้อมผลิตสำเนาและเลขที่รับข้อสอบ

P – Process Folder   ระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

O – Output              ตารางรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค

C – Customer           อาจารย์เจ้าของต้นฉบับรายวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

         ตารางการวิเคราะห์ SIPOC ดังนี้

SupplierInputProcessOutputCustomer
อาจารย์เจ้าของต้นฉบับรายวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ต้นฉบับข้อสอบที่สมบูรณ์พร้อมผลิตสำเนาและเลขที่รับข้อสอบระบบผลิตเอกสารและข้อสอบตารางรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคอาจารย์เจ้าของต้นฉบับรายวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

แผนปฏิบัติการปรับปรุงกระบวนการ

การเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค

การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ (DO – D)

การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลัษณ์ โดยผู้รับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคจากผู้ส่งข้อสอบแต่ละสำนักวิชาต่าง ๆ ที่มาส่งในแต่ละวันตามตารางกำหนดวันผลิตและส่งข้อสอบ และข้อสอบนอกตารางที่อาจารย์จัดสอบเอง ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจะดำเนินการจัดทำตารางรับข้อสอบในแต่ละภาคการศึกษาที่มีการสอบในตารางและสอบนอกตาราง เพื่อควบคุมการส่งข้อสอบในแต่ละวันซึ่งมีผลต่อการผลิตสำเนาให้เสร็จตามกำหนด

ดังนั้นผู้รับต้นฉบับข้อสอบ จึงต้องหาแนวปฏิบัติในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อสามารถตรวจสอบรายวิชาได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยค้นหาในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ อาจารย์เจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ทำให้การทำงานในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

การกำหนดวัตถุประสงค์/เป้าหมายของกระบวนการ

1. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค โดยเจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

2. เพื่อลดเวลาในการค้นหารายวิชาที่มีการส่งต้นฉบับมายังงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ในแต่ละวัน

3. เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลรายวิชาที่มีการสอบ

การกำหนดผลลัพธ์และตัวชี้วัดของกระบวนการ

1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ

3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น

การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ

ผู้รับต้นฉบับข้อสอบจึงต้องหาแนวปฏิบัติในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อสามารถตรวจสอบรายวิชาได้อย่างรวดเร็วขึ้น โดยค้นหาในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ อาจารย์เจ้าของรายวิชาสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ทำให้การทำงานในขั้นตอนการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

เครื่องมือในการวิเคราะห์ พัฒนาหรือปรับปรุงกระบวนการ

เครื่องมือที่ใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค คือ การลงรับในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ และจัดทำตารางรับต้นฉบับข้อสอบในตารางและสอบนอกตารางโปรแกรม Microsoft Excel  

กระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงใหม่

การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค คือ การลงรับในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ และจัดทำตารางรับต้นฉบับข้อสอบในตารางและสอบนอกตารางโปรแกรม Microsoft Excel ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสามารถค้นหาต้นฉบับข้อสอบจากเลขที่ลงรับในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบหรือค้นหาในแฟ้มตารางรับต้นฉบับข้อสอบ ซึ่งต้นฉบับข้อสอบจะมีชื่อผู้รับผิดชอบรายวิชาทุกซอง

Flowchart การเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค

   

เปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนการใหม่

การรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค (แบบเดิม)

กระบวนการใหม่ของการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคมีข้อดีกว่ากระบวนการเดิม คือ

1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ

3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น

การนำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติ

การเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค จะนำไปใช้กับกระบวนการผลิตสำเนาข้อสอบในแต่ละภาคการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ โดยส่วนของต้นฉบับข้อสอบที่มีการสอบในตารางและสอบนอกตาราง อาจารย์เจ้าของรายวิชาจะต้องส่งต้นฉบับข้อสอบมายังงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check –C)

1. การตรวจสอบผลการปรับปรุงกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดทำตารางกำหนดวันผลิตข้อสอบและส่งข้อสอบ สรุปได้ดังนี้

ลำดับที่กิจกรรมผลการปรับปรุงกระบวนการ
ก่อนหลัง
1การกรอกรายละเอียดแบบสำรวจข้อสอบเจ้าของรายวิชากรอกด้วยลายมือตัวเอง ทำให้ใช้เวลามากในการกรอกรายละเอียดเจ้าของรายวิชากรอกในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ เมื่อได้เลขที่รับข้อสอบ สามารถปริ้นแบบสำรวจได้เลย
2การรับต้นฉบับข้อสอบใช้เวลาในการรับต้นฉบับข้อสอบในการติดเลขที่รับและเขียนเลขที่รับในแบบสำรวจ  ประมาณ 3 นาที / 1 รายวิชาใช้เวลาในการรับต้นฉบับข้อสอบในระบบและลงลายมือในแบบสำรวจเจ้าหน้าที่มาส่ง ประมาณ 1 นาที / 3 รายวิชา
3การค้นหารายวิชาที่ส่งต้นฉบับข้อสอบมาแล้วใช้เวลาในการค้นหารายวิชา 5 นาที / 1 รายวิชาใช้เวลาในการค้นหารายวิชา 1 นาที / 2  รายวิชา

ผู้จัดทำได้ทำ Google Forms แบบประเมินความพึงพอใจกระบวนการเพิ่มประสิทธิการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค เพื่อให้ผู้รับต้นฉบับข้อสอบ/อาจารย์ผู้สอนประเมินความพึงพอใจและใช้เป็นแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคต่อไป

การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action-A)

        5.1 การปรับปรุงแก้ไข

        จากผลปรับปรุงแก้ไขแนวทางปฏิบัติในการับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค แต่ละภาคการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ทำให้การทำงานในขั้นตอนการจัดทำมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง โดยได้ทำการวิเคราะห์ผลการประเมินความพึงพอใจของผู้รับข้อสอบและอาจารย์ผู้สอนทำในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบนั้น ผลปรากฎว่ากระบวนการใหม่ของการรับต้นฉบับข้อสอบมีข้อดีกว่ากระบวนการเดิมคือ

               1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

               2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ

               3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น

ดังนั้นกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาคที่ปรับปรุงใหม่มีความเหมาะสมสำหรับการดำเนินการในปีต่อไป

การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน

การจัดทำมาตรฐานกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค (Flowchart ในข้อ 3.3.2) เป็นการนำแนวทางใหม่ที่ดีกว่าเดิมมาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อให้บริการการรับต้นฉบับข้อสอบมีการทำงานอย่างเป็นระบบ มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาในการจัดทำน้อยลง

สรุปและข้อเสนอแนะ

สรุปผลการดำเนินงาน

สรุปผลการการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค โดยการนำไปทดลองปฏิบัติในการจัดการรับข้อสอบในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ แต่ละภาคการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการรับต้นฉบับข้อสอบกลางภาคและปลายภาค ได้ดังนี้

           1. อาจารย์ผู้สอนสามารถตรวจสอบรายวิชาของตนเองได้ในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบ

           2. เพิ่มความสะดวกในการค้นหาต้นฉบับข้อสอบในกรณีมีปัญหาในรายวิชานั้น ๆ

           3. ผู้รับต้นฉบับข้อสอบสะดวกในการลงรับต้นฉบับข้อสอบมากขึ้น

ข้อเสนอแนะ

        1. ในการจัดสอบแต่ละภาคการศึกษาอาจารย์ผู้สอนต้องกรอกรายละเอียดในแบบสำรวจข้อสอบให้ชัดเจน

        2. การรับต้นฉบับข้อสอบต้องดูเลขที่รับข้อสอบให้ถูกต้อง

        3. การกรอกในระบบผลิตเอกสารและข้อสอบเพื่อลดความยุ่งยากขั้นตอนลดเวลาแก้ไขในการผลิตข้อสอบรายวิชานั้น ๆ

Visits: 13

Comments

comments