การปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบงบประมาณ

ก่อนเสนอรายงานขอซื้อขอจ้างเข้าแฟ้มผู้อำนวยการ

ในทุกหน่วยงานโดยเฉพาะหน่วยงานราชการ มักจะมีฝ่ายบริหาร หรือบางที่อาจเรียกว่าฝ่ายธุรการ จะมีบทบาทหน้าที่ในภารกิจสนับสนุนการให้บริการของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาในหลายๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็น การจัดซื้อจัดจ้างพัสดุการจัดทำและบริหารงบประมาณ การเงิน งานบุคคล การจัดประชุม งานประสานงานต่างๆ เป็นต้น หนึ่งในภารกิจที่สำคัญและให้น้ำหนักมากในอันดับแรกๆของการปฏิบัติงานก็คือกระบวนการขอจัดซื้อจัดจ้างนั่นเอง ซึ่งในขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างจะมีกระบวนปลีกย่อยมากมายซึ่งจะไม่ขอกล่าวถึงในที่นี้ แต่จะขอกล่าวถึงเฉพาะขั้นตอนหนึ่งที่ผู้เขียนมองว่าหากไม่ปรับปรุงกระบวนการจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการตัดสินใจอนุมัติหรือไม่อนุมัติการจัดซื้อนั่นก็คือ การเพิ่มขั้นตอนตรวจสอบงบประมาณก่อนเสนอรายงานขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งก่อนหน้าที่จะมีการตรวจสอบงบประมาณนั้น ปัญหาที่มักจะพบบ่อยก็คือ ผู้บริหารไม่ทราบว่างบประมาณในกิจกรรมนั้นมีเหลืออยู่เท่าไหร่ หรืออาจจะทราบแต่ไม่ทราบตัวเลขที่แน่นอน ทำให้ต้องส่งเรื่องกลับมาที่งานงบประมาณเพื่อตรวจสอบงบฯ คงเหลืออยู่บ่อยครั้งทำให้เสียเวลาไปโดยไม่จำเป็นหรืออาจจะทำให้ล่าช้าเกินไปหรือในบางครั้งถ้าไม่ส่งเรื่องกลับมาก็อาจจะอนุมัติทันทีโดยไม่ทราบว่างบประมาณมีเพียงพอหรือไม่ หากเป็นช่วงต้นปีงบประมาณปัญหานี้จะไม่เกิดขึ้น แต่หากเป็นช่วงกลางถึงปลายปีงบประมาณ ตั้งแต่เดือนมิถุนายนเป็นต้นไป ก็มักจะต้องเกิดกรณีที่อนุมัติแล้วแต่งบฯ มีไม่เพียงพอ หรือเกิดปัญหาการขอจัดซื้อจัดจ้างไม่ตรงกับกิจกรรมที่ตั้งไว้เนื่องจากไม่ได้วางแผนกิจกรรมไว้ล่วงหน้า เป็นต้น

ดังนั้น ฝ่ายบริหารทั่วไปและธุรการจึงได้ปรับปรุงกระบวนการทำงานโดยใช้กระบวนการของ PDCA (Plan-Do-Check-Act) มาช่วยในการวิเคราะห์ เปรียบเทียบระหว่างกระบวนการเสนอรายงานขอซื้อขอจ้างแบบเดิม กับกระบวนการที่ปรับปรุงใหม่โดยให้มาผ่านการวิเคราะห์-ตรวจสอบงบประมาณคงเหลือ และบันทึกความเห็นก่อนเสนอเข้าแฟ้มผู้บริหาร ว่าช่วยให้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้ ดังตารางเปรียบเทียบ ต่อไปนี้

วัตถุประสงค์

ลดระยะเวลาในการพิจารณาอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างของผู้บริหาร
สามารถช่วยกลั่นกรอง บันทึกความเห็นที่ถูกต้องของการใช้งบประมาณแก่ผู้บริหารได้
ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารกลับต้นเรื่อง กรณีผู้บริหารอนุมัติการขอซื้อแล้วแต่งบประมาณไม่มีหรือไม่เพียงพอ
เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการงบประมาณให้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น
ผู้ขอซื้อขอจ้างสามารถติดตามการใช้งบประมาณในกิจกรรมที่ตนรับผิดชอบได้สะดวกยิ่งขึ้นจากระบบ DOMs

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจในการอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้า
ช่วยลดความผิดพลาดจากการส่งคืนเอกสารกลับไปแก้ไข
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้จ่ายงบประมาณ
มีกระบวนการกลั่นกรอง บันทึกความเห็นก่อนการเสนอขออนุมัติ ช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดได้

	กระบวนการเดิม	กระบวนการที่ปรับปรุงใหม่
ระยะเวลา	ผู้ขอซื้อส่งแบบรายงานขอซื้อขอจ้าง ผ่านหัวหน้าฝ่ายไปถึงผู้อำนวยการ	ผู้ขอซื้อส่งแบบรายงานขอซื้อขอจ้างผ่านหัวหน้าฝ่ายàและผ่านงานงบประมาณเพื่อตรวจสอบว่ามีงบ ประมาณหรือไม่, ถ้ามีเหลือจำนวนเท่าไหร่ เพียงพอสำหรับการจัดซื้อหรือไม่ (บันทึกความเห็นส่งถึงผู้อำนวยการ)
ประสิทธิภาพ	ผู้อำนวยการพิจารณารายงานขอซื้อ โดยไม่ทราบข้อมูลว่ามีงบประมาณหรือไม่, มีเท่าไหร่-สามารถอนุมัติได้หรือไม่ อาจจะรอพิจารณาไม่ตัดสินใจในทันที หรืออาจจะส่งเรื่องกลับเพื่อขอข้อมูล เพิ่มเติม	ผู้อำนวยการสามารถพิจารณาอนุมัติ/ไม่อนุมัติได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากมีข้อมูลของงบประมาณมาประกอบการตัดสินใจ
เพิ่มความพึงพอใจ	ผู้ขอซื้อไม่ทราบวงเงินงบประมาณที่ สามารถจัดซื้อได้ หรืออาจจะต้องสอบถามเพิ่มเติมจาก เจ้าหน้าที่ๆ ดูแลงบประมาณ	ผู้ขอซื้อ/หัวหน้าฝ่าย สามารถตรวจสอบจากระบบ Doms ได้ว่างบประมาณในกิจกรรมที่ขออนุมัติซื้อ มีเหลือเท่าไหร่ หรือถูกต้องตรงกันหรือไม่

สรุปผล

ผลการปรับปรุงขั้นตอนการตรวจสอบงบประมาณก่อนเสนอรายงานขอซื้อขอจ้าง ก่อนเสนอเข้าแฟ้มผู้บริหารมีส่วนช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าก่อนที่จะมีการปรับปรุงกระบสนการ สามารถช่วยให้ผู้บริหารทราบข้อมูลการใช้งบประมาณของแต่ละกิจกรรมได้โดยไม่ต้องส่งเอกสารกล้บไปขอข้อมูลเพิ่มเติม นอกจากนั้นยังช่วยกลั่นกรองเอกสารก่อนเสนอ ลดความเสี่ยงต่อความผิดพลาดในการจัดซื้อจัดจ้างและผู้ขอซื้อยังสามารถตรวจสอบงบประมาณคงเหลือในกิจกรรมที่รับผิดชอบได้อย่างถูกต้องจากการบันทึกความเห็นของเจ้าหน้าที่งบประมาณและยังช่วยติดตามการใช้งบประมาณให้เป็นไปตามแผนการใช้จ่ายได้อีกทางหนึ่ง