1.  ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหา

เนื่องจากการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุภายในศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา จะต้องมีการจัดทำเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุวงเงินจัดซื้อจัดจ้างครั้งหนึ่งต่อรายการไม่เกิน 100,000 บาท (กรณีเกินอำนาจหัวหน้าหน่วยงาน(ตามคำสั่งการมอบอำนาจฯ)) และ เอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุวงเงินจัดซื้อจัดจ้างครั้งหนึ่งต่อรายการไม่เกิน 100,000 บาท (ไม่เกินอำนาจหัวหน้าหน่วยงาน) ไม่เป็นไปตามระเบียบพัสดุ เนื่องจากผู้ขอซื้อขอจ้างใส่ข้อมูลรายละเอียดไม่ครบถ้วนถูกต้อง ดังนั้นเพื่อให้เกิดความถูกต้องตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ในการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง จะต้องกำหนดให้รายงานการขอซื้อขอจ้าง ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นตามรายการดังต่อไปนี้

การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้าง ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อ
จัดจ้างฯ มาตรา 100 วรรคสาม ในกรณีที่การจัดซื้อจัดจ้างมีวงเงินเล็กน้อยตามที่กำหนดในกฎกระทรวง
(ไม่เกิน 100,000 บาท) จะแต่งตั้งบุคคลหนึ่งบุคคลใดเป็นผู้ตรวจรับพัสดุนั้น โดยให้ปฏิบัติหน้าที่เช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุก็ได้
คำว่า “คนหนึ่งคนใด” หมายถึง คนหนึ่งหรือหลายคนก็ได้
คำว่า “คนใดคนหนึ่ง” หมายถึง คนหนึ่งคนเดียว

ดังนั้นในการแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ กรณีที่แต่งตั้งในรูปของคณะกรรมการ จะต้องดำเนินการตามระเบียบฯ ข้อ 26 ประกอบด้วย ประธานกรรมการ 1 คน และกรรมการอย่างน้อย 2 คน สรุปการจัดซื้อจัดจ้างวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท สามารถแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุได้ 3 กรณี ดังนี้
1) แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ 1 คน โดยระบุชื่อในช่อง “กรรมการ”
2) แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ 2 คน โดยระบุชื่อในช่อง “กรรมการ”
3) แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ โดยระบุชื่อในช่อง “ประธานกรรมการ” 1 คนและระบุชื่อในช่อง “กรรมการ” อย่างน้อย 2 คน

วัตถุประสงค์

  1. เพื่อให้ผู้จัดทำเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง สามารถบันทึกข้อมูลได้อย่างถูกต้องครบถ้วน เป็นไปตามระเบียบพัสดุฯ
  2. เพื่อลดความผิดพลาด ในการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง
    3. เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน มีความถูกต้องตามระเบียบพัสดุฯ และมีประสิทธิภาพ

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1.รายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ มีความถูกต้องตามระเบียบพัสดุ เป็นไปในทิศทางเดียวกันทั้งหน่วยงาน

  1. เพิ่มประสิทธิภาพในการอนุมัติรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ เพราะผ่านการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่จัดซื้อประจำหน่วยงาน
  2. ผู้ขอซื้อ/ขอจ้าง สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตามแบบควบคุมความถูกต้อง (Check List)
  3. กระบวนการทำงานที่ชัดเจน สามารถตรวจสอบได้จากระบบ DOMS

ขอบเขตของงาน

การควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุครอบคลุมเฉพาะการจัดซื้อ/จัดจ้าง
พัสดุทุกรายการ ภายในศูนย์บรรรณสารและสื่อการศึกษา เท่านั้น

คำนิยาม

1) แบบควบคุม (Check List) คือ แบบฟอร์มที่ใช้ในการตรวจสอบครบถ้วนของเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560
2) รายงานขอซื้อ/ขอจ้าง คือ แบบฟอร์มมาตรฐานที่ส่วนพัสดุได้จัดทำขึ้นในระบบ DOMS เพื่อให้ผู้ขอซื้อ/ขอจ้างบันทึกขอมูลการซื้อให้ครบถ้วน ถูกต้อง

2. การวางแผนและทบทวนสภาพปัจจุบัน (Plan – P)

2.1 การคัดเลือกกระบวนการเพื่อปรับปรุง

จากการตรวจสอบความถูกต้องรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ จะเห็นได้ว่ามีความผิดพลาดบ่อย เนื่องจากผู้จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ใส่รายละเอียดการขอซื้อ/ขอจ้าง ไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 ทำให้เกิดความล่าช้าในขั้นตอนการปฏิบัติงาน จากการปรับปรุงกระบวนการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ทำให้มีความผิดพลาดน้อยลง ปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน มีมาตรฐานการทำงานที่ถูกต้อง มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตารางคัดเลือกกระบวนการการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ

ชื่อกระบวนการเกณฑ์การคัดเลือกและน้ำหนัก
นโยบายของผู้บริหาร ( 20 % )มีความสูญเสียมาก ( 50 % )มีข้อร้องเรียนบ่อย ( 20 % )มีหลายขั้นตอน ( 20 % )ผู้รับบริการไม่ พึงพอใจ ( 10 % )
กระบวนการการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุผู้บริหารต้องการให้เอกสารมีความถูกต้องครบถ้วนไม่มีความผิดพลาดเสียเวลาในการต้องดึงเอกสารกลับมาแก้ไขต้องตอบคำถามบ่อยครั้งมีขั้นตอนในการกรอกข้อมูล หลายขั้นตอนระเบียบพัสดุเปลี่ยนแปลงบ่อย ทำให้เกิดความสับสน

2.2 การวิเคราะห์กระบวนการ ด้วย SIPOC Model

กระบวนการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ นำมาเป็นตารางการวิเคราะห์ SIPOC ดังนี้

 SupplierInputProcessOutputCustomer
1. เจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารฯที่รับผิดชอบการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ตามความต้องการการใช้งาน 2. หัวหน้าฝ่าย 3. ผู้อำนวยการ      1. รายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ 2. ใบเสนอราคา 3 บริษัท 3. ใบราคากลาง (ราคาต่ำสุด) 4. รายชื่อคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ 5. แหล่งงบประมาณที่จะซื้อ/จ้าง 6. กำหนดระยะเวลาการจัดซื้อ  (รายละเอียดเขียนเป็น Flowchart ตามข้อ 3.3.2)รายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ที่มีความถูกต้องครบถ้วน พร้อมส่งให้หัวหน้าฝ่ายที่รับผิดชอบอนุมัติ1. เจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารฯที่รับผิดชอบการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ 2. หัวหน้าฝ่ายที่รับผิดชอบการอนุมัติจัดซื้อ
      ระยะเวลาในการตรวจสอบเอกสารลดลง ร้อยละ 50  

2.3 การวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข

 2.3.1 การวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรค

จากการตรวจสอบความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ปรากฏว่ามีความผิดพลาดบ่อย ใส่ข้อมูลรายละเอียดไม่ครบถ้วน เนื่องจากไม่มีความรู้ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 เพราะไม่ได้มีการอบรมผู้จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ จะเห็นได้ว่าเกิดความผิดพลาดบ่อย ซึ่งมาจากหลายสาเหตุ ดังนี้

1. ผู้จัดทำรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ มีหลายคนในศูนย์บรรณสารฯ ทำให้ยากต่อการสื่อสารทำความเข้าใจ ให้จัดทำตามแบบที่ถูกต้องครบถ้วนตามระเบียบพัสดุ

          2. ไม่ได้สร้างเส้นทางในระบบDOMSให้ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องจากเจ้าหน้าที่พัสดุประจำหน่วยงาน     

          3. ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 มีเงื่อนไขการระบุการแต่งตั้งกรรมการตรวจรับที่สื่อสารให้ผู้จัดทำไม่เข้าใจ จึงแต่งตั้งกรรมการตรวจรับไม่ถูกต้อง

          4. การทำรายงานขอซื้อขอจ้างไม่เป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ คือระบุรายละเอียดไม่ครบ ทั้ง 7 ข้อ

2.3.2 แนวทางแก้ไขปัญหาและอุปสรรค

ลำดับที่ปัญหา อุปสรรคแนวทางแก้ไข
1ผู้จัดทำรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ไม่มีความเข้าใจระเบียบพัสดุ การจัดซื้อจัดจ้างเจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงาน นัดประชุมเพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22
2ไม่มีการตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนนำเสนอผู้อำนวยการ  ให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงาน ตรวจสอบทุกครั้ง ผ่านระบบ DOMS ก่อนนำเสนอผู้อำนวยการ
3แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุไม่ถูกต้อง  ในการแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ กรณีที่แต่งตั้งในรูปของคณะกรรมการ ดำเนินการตามระเบียบฯ ข้อ 26 ประกอบด้วย ประธานกรรมการ 1 คน และกรรมการอย่างน้อย 2 คน     สรุปการจัดซื้อจัดจ้างวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท สามารถแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุได้ 3 กรณี ดังนี้
1) แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ 1 คน โดยระบุชื่อในช่อง “กรรมการ”
2) แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ 2 คน โดยระบุชื่อในช่อง “กรรมการ”
3) แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ   โดยระบุชื่อในช่อง “ประธานกรรมการ” 1 คนและระบุชื่อในช่อง “กรรมการ” อย่างน้อย 2 คน
4กำหนดรายละเอียดตามฟอร์มรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ไม่ครบตามระเบียบพัสดุ ทั้ง 7 ข้อจัดทำแบบควบคุมความถูกต้องของเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ  Check List ส่งให้กับผู้จัดทำแต่ละฝ่าย

2.4 การจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan)

แผนปฏิบัติการปรับปรุงกระบวนการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ

ลำดับที่กิจกรรมผู้รับผิดชอบปี 2566
มี.ค.เม.ยพ.ค.มิ.ย.ก.ค.ส.ค.ก.ย
1กำหนดเรื่องและวัตถุประสงค์ของกระบวนการธันฐภัทร์/ / /    
2กำหนดผลลัพธ์/ตัวชี้วัดของกระบวนการธันฐภัทร์  /    
3ออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการธันฐภัทร์   /   
4จัดทำแบบควบคุมความถูกต้องของเอกสารรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุธันฐภัทร์   /   
5เผยแพร่แนวปฏิบัติในการบันทึกข้อมูลให้ครบถ้วนตามระเบียบพัสดุธันฐภัทร์    / / 
6ทำแบบประเมินธันฐภัทร์     / 
7สรุปผลการประเมินธันฐภัทร์     / 

3. การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการและลงมือปฏิบัติ (Do – D)

3.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ของกระบวนการ

  • เพื่อลดการผิดพลาดการปฏิบัติงาน ทำให้มีความคล่องตัวมากขึ้น
  • เพื่อการทำงานที่ดีกว่า ใช้เวลาน้อยกว่า แต่ได้ผลงานมากกว่า
  • เป็นการปรับปรุงแก้ไขวิธีปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับระเบียบพัสดุฯ
  • สร้างความพึงพอใจให้ผู้ปฏิบัติงาน เมื่อมีการตรวจสอบความถูกต้อง

3.2 การกำหนดผลลัพธ์/ตัวชี้วัดของกระบวนการ

  • ได้แนวทางปฏิบัติงานที่ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหน่วยงาน
  •  รายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ มีความผิดพลาดน้อยลง

3.3  การออกแบบ/ปรับปรุงกระบวนการ

วิธีการออกแบบหรือปรับปรุงกระบวนการ อาจจะทำได้ดังนี้

  • เพื่อให้ถูกต้องตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ในการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างรายการพัสดุ
  • มีรายละเอียดครบทุกขั้นตอน
  • มีผู้รับผิดชอบในการจัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างของแต่ละฝ่าย
  • มีแบบควบคุมความถูกต้องของเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ
  • มีแบบฟอร์มมาตรฐานที่สามารถบันทึกข้อมูลการซื้อได้อย่างถูกต้อง
  • เมื่อมีการปฏิบัติตามกระบวนการที่ได้ออกแบบไว้ ทำให้มีความถูกต้องมากขึ้น
  • มีการตรวจสอบ ปรับปรุง แก้ไขกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
  • เป็นแบบเอกสารมาตรฐานที่ผู้จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง สามารถปฏิบัติตามได้

3.3.1 เครื่องมือในวิเคราะห์ พัฒนาหรือปรับปรุงกระบวนการ

การควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ เพื่อให้ผู้ทำหน้าที่ขอซื้อขอจ้างของแต่ละฝ่าย สามารถปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และช่วยลดเวลาในการให้ได้มาซึ่งพัสดุที่ได้ทำการจัดซื้อ และตอบสนองความต้องการของทุกคนในหน่วยงาน

3.3.2 กระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงใหม่

3.3.3  เปรียบเทียบกระบวนการเดิมกับกระบวนงานใหม่

กระบวนการเดิมกระบวนการใหม่
1. จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างโดยใส่ข้อมูลไม่ครบถ้วน1. มีแบบ Check List สามารถใส่ข้อมูลรายละเอียดได้ครบถ้วนตามระเบียบพัสดุ
2. ระบุกรรมการตรวจรับไม่ถูกต้อง2. ระบุกรรมการตรวจรับถูกต้องตามระเบียบพัสดุ
3. ไม่มีเจ้าหน้าที่จัดซื้อตรวจสอบความถูกต้อง3. มีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของรายงาน ขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ
4. มีความล่าช้าในการดำเนินการจัดซื้อแต่ละครั้ง4. มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น และรายละเอียดถูกต้อง ครบถ้วน

3.4 การนำกระบวนการที่ออกแบบ/ปรับปรุงไปทดลองปฏิบัติ

จากการควบคุมความถูกต้องรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ทำให้เป็นแนวปฏิบัติสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุของแต่ละฝ่าย ได้อย่างถูกต้องเป็นมาตรฐานเดียวกัน มีความผิดพลาดน้อยลง มีความรวดเร็วในการให้ได้มาซึ่งพัสดุ ที่ได้ทำการจัดซื้อทันต่อการใช้งาน

4. การตรวจสอบผลการปรับปรุง (Check – C)    

มาตรฐานในการปฏิบัติงานควบคุมความถูกต้องรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ

  • เหตุผลและความจำเป็นที่ขอซื้อขอจ้าง
  • ขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุหรือแบบรูปรายการงานก่อสร้างที่จะซื้อหรือจ้างแล้วแต่กรณี
  • ราคากลาง
  • วงเงินที่จะซื้อหรือจ้าง โดยให้ระบุวงเงินงบประมาณ ถ้าไม่มีวงเงินดังกล่าวให้ระบุวงเงินที่ประมาณว่าจะซื้อหรือจ้างในการครั้งนั้น
  • กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นหรือให้งานนั้นแล้วเสร็จ
  • วิธีที่จะซื้อหรือจ้างและเหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้างโดยวิธีนั้น
  • การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้างตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างฯ มาตรา 100 วรรคสาม ในกรณีที่การจัดซื้อจัดจ้างมีวงเงินเล็กน้อยตามที่กำหนดในกฎกระทรวง (ไม่เกิน 100,000 บาท) จะแต่งตั้งบุคคลหนึ่งบุคคลใดเป็นผู้ตรวจรับพัสดุนั้น โดยให้ปฏิบัติหน้าที่เช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุก็ได้
  • เอกสารขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ฉบับจริง ครบถ้วน สมบูรณ์ ถูกต้อง

เงื่อนไขการคัดเลือกเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง

  • ใช้วิธีสุ่มเลือกจากเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ประจำปี 2566

วิธีการประเมินตามเกณฑ์

  • ประเมินเอกสารตามเกณฑ์ทั้ง 8 ข้อ
  • สรุปผลการประเมินเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง

สรุปผลการประเมินเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง

มักจะพบข้อผิดพลาดจากการใส่ข้อมูลรายละเอียดไม่ครบดังนี้

           1. เหตุผลและความจำเป็น (ไม่ระบุ)

           2. ราคากลางในการจัดซื้อจัดจ้าง

           3. วงเงินในการจัดซื้อจัดจ้าง

           4. กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นให้แล้วเสร็จไม่ทันตามกำหนดระยะเวลา  

           5. ระบุคณะกรรมการตรวจรับพัสดุไม่ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ

           6. เอกสารแนบไม่ครบถ้วน

ปัญหาที่พบในขั้นตอนการปฏิบัติงาน

  1. เอกสารไม่ครบถ้วนตามข้อกำหนดใน Check List
  2. เอกสารครบ แต่ระบุชื่อกรรมการตรวจรับไม่ถูกต้อง เช่น กรณีที่มีประธานตรวจรับพัสดุ จะต้องมีกรรมการ 2 คน ถ้าไม่มีประธานตรวจรับ กรรมการจะต้องมีอย่างน้อย 1 คน

เมื่อจบกระบวนการประเมินเอกสาร ได้กำหนดมาตราฐานการควบคุมรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง ดังนี้

มาตรฐานในการปฏิบัติงานควบคุมความถูกต้องรายงานขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ

  • เหตุผลและความจำเป็นที่ขอซื้อขอจ้าง
  • ขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุหรือแบบรูปรายการงานก่อสร้างที่จะ

       ซื้อหรือจ้างแล้วแต่กรณี

  • ราคากลาง
  • วงเงินที่จะซื้อหรือจ้าง โดยให้ระบุวงเงินงบประมาณ ถ้าไม่มีวงเงินดังกล่าวให้ระบุวงเงินที่ประมาณ

       ว่าจะซื้อหรือจ้างในการครั้งนั้น

  • กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นหรือให้งานนั้นแล้วเสร็จ
  • วิธีที่จะซื้อหรือจ้างและเหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้างโดยวิธีนั้น
  • การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้าง ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างฯ มาตรา 100 วรรคสาม ในกรณีที่การจัดซื้อจัดจ้างมีวงเงินเล็กน้อยตามที่กำหนดในกฎกระทรวง (ไม่เกิน 100,000 บาท) จะแต่งตั้งบุคคลหนึ่งบุคคลใดเป็นผู้ตรวจรับพัสดุนั้น โดยให้ปฏิบัติหน้าที่เช่นเดียวกับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุก็ได้
  • เอกสารขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ ฉบับจริง ครบถ้วน สมบูรณ์ ถูกต้อง

5. การปรับปรุงแก้ไขและจัดทำมาตรฐาน (Action – A)

5.1 การปรับปรุงแก้ไข

การปรับปรุงแก้ไข เป็นกิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหลังจากได้ทำการควบคุมความถูกต้องของรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดซ้ำอีก ในการบันทึกข้อมูลให้ครบถ้วนตามรายละเอียดของการขอซื้อ/ขอจ้าง ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ข้อ 22

           ขั้นตอนนี้เป็นการพิจารณานำผลที่ได้จากการตรวจสอบหรือผลการประเมินมาวิเคราะห์ว่ามีขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควรปรับปรุง หรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีก และสังเคราะห์รูปแบบการดำเนินการใหม่ที่เหมาะสม สำหรับการดำเนินการ ในปีต่อไป

5.2 การจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงาน

การจัดทำมาตรฐานกระบวนการทำงานเพื่อป้องกันความผิดพลาด เรื่องการควบคุมความถูกต้องของรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ เพื่อเป็นแนวทางที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหน่วยงานในการปฏิบัติงานเพื่อให้มีการปฏิบัติงานมีความสมบูรณ์ และมีคุณภาพ และการทำงานอย่างเป็นระบบในการบันทึกข้อมูลให้ครบถ้วนตามรายละเอียดของการขอซื้อ/ขอจ้าง ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ข้อ 22

6.  สรุปและข้อเสนอแนะ

  • สรุปผลการดำเนินงาน

          จากการออกแบบกระบวนการ เรื่องการควบคุมความถูกต้องรายงานการขอซื้อ/ขอจ้างพัสดุ จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวปฏิบัติในการจัดซื้อจัดจ้างรายการพัสดุของหน่วยงานให้มีความถูกต้อง เป็นมาตรฐานเดียวกัน ตามรายละเอียดของการขอซื้อ/ขอจ้าง ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ข้อ 22 เมื่อได้นำไปทดลองการปฏิบัติงาน จะเห็นได้ว่าผู้ขอซื้อขอจ้างแต่ละฝ่ายมีความเข้าใจในกระบวนการทำงานมากขึ้น และระบุรายละเอียดการขอซื้อขอจ้างได้ครบถ้วน ถูกต้อง ทำให้ไม่เกิดความล่าช้าในการจัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายมีความพึงพอใจ   

ลำดับกระบวนการก่อนการปรับปรุงกระบวนการหลังการปรับปรุงกระบวนการ
1เวลา1 ชม./ชุด30 นาที
2ขั้นตอนมีกระบวนการทำงานหลายขั้นตอน เนื่องจากต้องตีกลับเอกสารไปแก้ไขให้ถูกต้อง รวม 5 ขั้นตอนขั้นตอนทำงานลดลง เหลือ 3 ขั้นตอน เพราะได้มีการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่พัสดุ
3ประสิทธิภาพมีความผิดพลาด มีความล่าช้า ทำให้ไม่มีประสิทธิภาพมีความถูกต้องรวดเร็ว มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

   

6.2 ข้อเสนอแนะ

เนื่องจากผู้ทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง บันทึกข้อมูลรายละเอียดของการขอซื้อ/ขอจ้าง ไม่ ถูกต้อง ครบถ้วน ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ข้อ 22 จึงมีการจัดทำแบบควบคุมความถูกต้องของเอกสารรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ เพื่อเป็นข้อเสนอแนะ ในการปฏิบัติได้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหน่วยงาน

Visits: 127

Comments

comments